Чи може бухгалтер вести кадровий та військовий облік та як це оформити?

Військовий облік на підприємстві у 2025 році: все, що потрібно знати бухгалтеру і кадровику

Щоб ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, ми підготували надзвичайно корисну добірку найкращих і найпопулярніших матеріалів на цю тему. 

Це – ваш надійний путівник по понад 20 новин і статей на сайті «Дебету-Кредиту».

Нагадаємо, що кількість відповідальних осіб за ведення військового обліку визначають залежно від чисельності призовників, військовозобов’язаних і резервістів:

• 501–2000 осіб – 1 відповідальний;
• 2001–4000 осіб – 2 відповідальні;
• 4001–7000 осіб – 3 відповідальні;
• понад 7000 – по 1 особі додатково на кожні наступні 1–3000 осіб.

У статті розглянемо ситуацію, коли на підприємстві до 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Зверніть увагу: якщо на підприємстві до 500 осіб, які підлягають військовому обліку, мати окремого працівника для цієї роботи не обов’язково. Обов’язок з ведення військового обліку в такому випадку можна покласти на вже наявного працівника за доплату. Але на якого саме працівника?

Типові помилки роботодавців під час призначення відповідальних за військовий облік

Почнемо з найпоширеніших порушень, які трапляються на підприємствах щодо організації роботи відповідальних осіб за ведення військового обліку.

Як показує практика перевірок, найчастіше фіксуються такі порушення:

1. відсутній наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку;
2. наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку не зареєстрований у службі діловодства;
3. у наказі не встановлено доплату (до 50 відсотків посадового окладу) за ведення військового обліку;
4. наказом керівника відповідальним призначено директора, а фактично військовий облік веде бухгалтер або інспектор з кадрів;
5. у наказі не визначено особу, яка виконує обов’язки відповідального під час його відсутності;
6. відсутня інструкція (посадова інструкція або окремий документ) відповідального за ведення військового обліку;
7. наказом керівника відповідальним визначено начальника відділу охорони праці та техніки безпеки, який не є працівником служби персоналу.

Як свідчить практика перевірок, жодного разу не зафіксовано порушення у випадку, коли відповідальним за ведення військового обліку призначено бухгалтера.

Тобто, відразу кажемо, що бухгалтер може бути відповідальною особою за ведення військового обліку, але потрібно все правильно оформити та знати деякі нюанси.

Відповідальна особа за ведення військового обліку: хто це?

Докладно про це ми писали в статті: «Військовий облік: призначення відповідальної особи та встановлення доплат».

Керівник підприємства відповідальний за організацію військового обліку на підприємстві, як зазначається в п. 8 Порядку №1487. Тобто, якщо не призначено іншого працівника, вести військовий облік має директор. Найчастіше керівники цього уникають і покладають такий обов’язок на іншого працівника.

А тепер уважно слідкуйте за деталями.

В п. 10 Порядку №1487 зазначається, що за наявності на військовому обліку менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50 відсотків посадового окладу.

Важливо! Кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають станом на 1 січня поточного року з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу, обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві.

Враховуючи викладене, можна зробити висновок: бухгалтер може бути призначений відповідальною особою за ведення військового обліку, але лише за умови одночасного дотримання таких вимог:

1. на підприємстві відсутня служба персоналу;
2. у штатному розписі немає посади працівника служби персоналу (кадровика);
3. бухгалтер фактично веде облік працівників, тобто виконує функції кадровика;
4. станом на 1 січня поточного року на військовому обліку підприємства перебуває менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Під час перевірки підприємств контролюється наявність структурного підрозділу або посадових осіб, на яких покладено функції з ведення військового обліку.

Перевірці підлягають:

• положення про структурний підрозділ;
• посадові інструкції відповідальних осіб;
• наказ керівника про призначення відповідальних за ведення військового обліку;
• штатний розпис підприємства.

(п. 4 Додатка 31 до Порядку №1487) 

Як оформити покладення обов’язків на бухгалтера?

Алгоритм призначення бухгалтера відповідальною особою за ведення військового обліку наступний:

1. роботодавець подає письмову пропозицію щодо покладання на бухгалтера обов’язків із ведення військового обліку (див. зразок 1);
2. бухгалтер на документі ставить відмітку про згоду або подає письмову заяву про згоду;
3. керівник видає наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку (див. зразок 2);
4. розробляється інструкція відповідальної особи за ведення військового обліку (див. зразок 3);
5. у семиденний строк із дня видання наказу до ТЦК та СП подається повідомлення про призначення відповідальної особи (див. зразок 4).

Зразок 1 (Завантажити >>)

Зразок 2 (Завантажити >>)

Зразок 3 (Завантажити >>)

Зразок 4 (Завантажити >>)

Доплата за ведення військового обліку

Відповідно до п. 10 Порядку №1487, відповідальній особі за ведення військового обліку встановлюється доплата у розмірі до 50 відсотків посадового окладу.

Тобто верхня межа – до 50%, а нижня межа не визначена. Розмір доплати доцільно встановлювати залежно від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на обліку на підприємстві.

Зверніть увагу! Не встановлювати доплату взагалі – не можна, адже це вважатиметься порушенням вимог законодавства. 

Ведення військового обліку за сумісництвом

Якщо на підприємстві працює бухгалтер і є вакантна посада інспектора відділу кадрів, тоді можливо оформити внутрішнє сумісництво. Про сумісників докладно читайте у нашій статті "Сумісник на підприємстві-2025: оформлення, звітність, лікарняні, відпустки, відрядження, бронювання".

У такому разі вже не йтиметься про покладання обов’язків із ведення військового обліку на бухгалтера. Адже сумісництво – це виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час – на тому самому або іншому підприємстві.

Отже, внутрішнє сумісництво оформлюється саме на посаду інспектора відділу кадрів. У такому випадку ведення військового обліку покладається не на бухгалтера, а на інспектора відділу кадрів, яким бухгалтер працюватиме за сумісництвом.

А якщо бухгалтер не погоджується вести військовий облік?

Як ми зазначили вище, існує два варіанти ведення бухгалтером ще і військового обліку працівників:

1. розширення його посадових обов’язків (за доплату)
2. або внутрішнє сумісництво (коли одна особа займає дві посади, бухгалтера і інспектора відділу кадрів, і отримує дві зарплати, пропорційно до відпрацьованого часу).

Але обидва варіанти можливі тільки за згоди працівника.

Про внутрішнє сумісництво годі й говорити – без волевиявлення (заяви) працівника таке призначення неможливе.

Призначити бухгалтера особою, відповідальною за ведення військового обліку, керівник може за власною ініціативою – він може пропустити етап із пропозицією (який ми навели вище) і одразу скласти наказ. Але це зміна істотних умов праці, про що, згідно із ст. 32 КЗпП, в мирний час працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. А під час воєнного стану, згідно із ст. 3 Закону №2136, таке повідомлення здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.

Ось для чого, перш ніж складати наказ, треба переконатися у згоді на нові обов’язки з боку бухгалтера. Якщо бухгалтер на них не погоджується, а наказ вже є, то бухгалтер може звільнитися на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП та отримати вихідну допомогу в розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП). Така гарантія зберігається і під час воєнного стану!

Висновки:

1. Бухгалтер може бути призначений відповідальною особою за ведення військового обліку, якщо на підприємстві відсутня служба персоналу або кадровик, а бухгалтер фактично веде облік працівників;

2. Таке призначення можливе лише за умови, що станом на 1 січня на військовому обліку підприємства перебуває менше ніж 500 осіб (призовників, військовозобов’язаних і резервістів);

3. Призначення має бути документально оформлене: письмова пропозиція, згода бухгалтера, наказ, інструкція відповідальної особи та повідомлення до ТЦК та СП;

4. Відповідальній особі обов’язково встановлюється доплата – до 50% посадового окладу (менше можна, але відмовитись від доплати не можна);

5. Якщо на підприємстві є інспектор з кадрів або інший працівник служби персоналу, то саме на нього, а не на бухгалтера, покладаються обов’язки з ведення військового обліку.