- Варіант 1. Тимчасова відсутність особи, відповідальної за ведення військового обліку
- Варіант 1. Тимчасова відсутність особи, відповідальної за ведення військового обліку
- Не забудьте про підвищення кваліфікації нової відповідальної особи
Призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку — це завжди серйозний крок і далеко не такий простий, як може здатися на перший погляд.
Про це ми, наприклад, писали тут:
- Військовий облік: призначення відповідальної особи та встановлення доплат
- Чи може бухгалтер вести кадровий та військовий облік та як це оформити?
Але навіть якщо ви вже пройшли «квест» із визначенням відповідального за ведення військового обліку, розслаблятися ще зарано.
На вас може чекати не менш цікавий досвід зміни відповідальної особи за ведення військового обліку. Це можливл, наприклад, у разі якщо призначена особа пішла у відпустку або на лікарняний. Або така особа може звільнитися, і тоді треба буде терміново шукати їй заміну.
Порядок №1487, на жаль, не містить чіткого алгоритму дій роботодавця у випадку тимчасової відсутності особи, відповідальної за ведення військового обліку. Також немає алгоритму дій, коли має відбутися постійна зміна відповідальної особи за ведення військового обліку. Але обов’язок щодо безперервного здійснення заходів персонального військового обліку для підприємства залишається незмінним. Тож зрозуміло, що «поставити на паузу» це питання неможливо. Шукаємо вихід із цієї ситуації разом.
Варіант 1. Тимчасова відсутність особи, відповідальної за ведення військового обліку
Це питання можна вирішити через видання наказу про тимчасове покладання на іншого працівника обов’язків з ведення військового обліку (див. зразок 1).
Зразок 1. Наказ про тимчасове виконання обов’язків з ведення ВО
(Завантажити >>)
Але краще запланувати таку зміну ще на етапі призначення особи, яка відповідає за ведення військового обліку на постійній основі. Це зніме зайві запитання і в роботі, і під час перевірок. Підкреслимо, під час перевірок від ТЦК на цей момент також звертають особливу увагу. Про це ми писали тут.
Чи треба повідомляти ТЦК про особу, яка веде військовий облік тимчасово?
На думку автора, в цій ситуації не потрібно подавати до ТЦК Повідомлення про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку (додаток 1). Адже тут немає тих підстав, що зазначені в п. 13 Порядку №1487, – «призначення або звільнення (увільнення) відповідальних за організацію та ведення військового обліку». Тут лише тимчасова заміна на якийсь нетривалий проміжок часу.
Та і підвищення кваліфікації такій особи проходити не обов’язково, оскільки цього не передбачено Порядком №1487.
Втім, якщо період заміни тривалий, то більшість фахівців радять повідомити про таку зміну ТЦК і ставитись до того, хто буде заміняти, як до того, хто робить це на постійній основі.
Варіант 1. Тимчасова відсутність особи, відповідальної за ведення військового обліку
А тепер розглянемо ситуацію, коли мають відбуватися заміни відповідальної особи постійного характеру чи на тривалий період часу (наприклад, особа, відповідальна за ведення військового обліку, звільняється або буде відсутня протягом тривалого періоду, або йде у відпустку по вагітності і за нею у відпустку для догляду за дитиною).
Із звільненням відповідальної особи все зрозуміло – вона вже не повернеться і свої обов’язки з ведення військового обліку не виконуватиме. Тож заява та наказ про звільнення автоматично означатиме необхідність призначення іншого працівника відповідальним за ведення військового обліку. Зразок наказу про це ми наводили тут.
Якщо ж відповідальна особа не звільняється, однак протягом тривалого часу не працюватиме, то має сенс повідомити про зміну відповідальної особи ТЦК. Адже саме нова відповідальна особа братиме участь у звірках та перевірках, надсилатиме повідомлення до ТЦК тощо. Тож у такому випадку краще оформити не тимчасове заступництво, а повноцінну заміну (хоч і не на завжди, а на певний період).
Пропонуємо такий алгоритм дій:
- Написання та подання особою, відповідальною за ведення військового обліку, заяви керівнику про її увільнення її від виконання обов'язків з ведення військового обліку (зразок 2).
- Видання наказу з про припинення виконання обов'язків з ведення військового обліку на підставі поданої заяви (зразок 3).
- Заява від нової особи, на яку буде покладено зазначені обов'язки, про покладання на неї обов'язків з ведення військового обліку. Порядок №1487 не вимагає складання такої заяви (тому її можна не складати), але її краще мати як доказ того, що працівник погодився на виконання нових обов’язків (зразок 4).
- Видання наказу про покладання обов'язків із ведення військового обліку. Зразок ми наводили тут.
- Направлення повідомлення до ТЦК за додатком 1 про увільнення попередньої відповідальної особи та призначення нової особи. Повідомити потрібно у семиденний строк з дня видання наказу (зразок 5).
Зразок 2. Заява про увільнення від виконання обов’язків з ведення ВО
(Завантажити >>)
Зразок 3. Наказ про припинення виконання обов’язків з ведення ВО
(Завантажити >>)
Зразок 4. Заява про покладання обов’язків з ведення ВО
(Завантажити >>)
Зразок 5. Повідомлення про призначення нової особи, відповідальної за ведення ВО
(Завантажити >>)
Не забудьте про підвищення кваліфікації нової відповідальної особи
Наостанок врахуйте, що відповідальна особа за ведення військового обліку має не рідше ніж раз на 5 років проходити підвищення кваліфікації. Навряд чи заміна триватиме 5 років, проте випадки бувають різними, тому нагадуємо, що ми про таке підвищення кваліфікації писали тут: