Як повідомити ПФУ про нового працівника, щоб швидко оформити бронюваня? Маємо новий лист ПФУ

1. Коли і як подати відомості до ПФУ через вебпортал електронних послуг?
2. Що буде, якщо оперативні відомості не подали?
3. Покроковий алгоритм подання таких відомостей через сайт ПФУ
4. Яка послідовність дій кандидата і роботодавця під час прийняття на роботу?
5. Практичний приклад

Коли і як подати відомості до ПФУ через вебпортал електронних послуг?

Нагадаємо, що Постановою №1332 встановлено обов’язок подання критично важливим підприємствами відомостей через вебпортал електронних послуг ПФУ щодо кадрового руху працівників. Ми про це писали тут. 

Згідно цієї Постанови, органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору подають ПФУ відповідні відомості через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Важливо!

Для подання відомостей через кабінет страхувальника вебпорталу використовується пункт меню “Комунікації з ПФУ” – “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)” / “Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)”.

Ці відомості, через швидкість їх подання, отримали назву «оперативні відомості». І коментований лист ПФУ від 12.12.2025 №2800-060202-8/85882 роз’яснює, як їх подавати.

Що буде, якщо оперативні відомості не подали?

Якщо оперативне повідомлення не було подано до ПФУ вчасно, але одразу ж після прийняття на роботу на такого працівника були подані документи на оформлення броні – рішення про бронювання працівника не буде прийнято! 

Адже у Державному реєстрі загальнообов’язкового соціального страхування про працівників, які включені до списків на бронювання, будуть вказані неактуальні дані (ще не буде зазначено, що ця особа працює в того, хто подає документи на бронь). 

Про це ми писали тут.

Покроковий алгоритм подання таких відомостей через сайт ПФУ

Крок 1. На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України натисніть кнопку “Вхід”, ідентифікуйте себе як юридичну особу, підтвердьте вхід за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та пароля до нього, натисніть кнопку “Увійти”.

Крок 2. В особистому кабінеті страхувальника (меню зліва) зайдіть у розділ “Комунікації з ПФУ” та оберіть опцію “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)”.

Крок 3. У спливаючому вікні “Відомості про трудові відносини (оперативне подання)” із запропонованого переліку оберіть опцію “Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)”.

Крок 4. У полі повідомлення внесіть необхідні дані про особу (обов’язкові поля позначені “зірочкою” – *) та натисніть “Додати запис”.

Крок 5. У вікні “Запис про трудову діяльність” заповніть тип події, атрибут події, дату події та внесіть реквізити документа-підстави. При цьому порядковий номер місця трудових відносин можна визначити на підставі трудової книжки працівника (у паперовій чи електронній формі), порахувавши всіх його попередніх роботодавців.

Крок 6. Натисніть “Зберегти” та надішліть до Пенсійного фонду України!

Читайте також:

• Як роботодавцю подати відомості про трудові відносини онлайн: роз’яснення від ПФУ
• Алгоритм дій для критично важливих роботодавців щодо інформування ПФУ про зміни в трудових відносинах
• Як подати відомості про працівників до ПФУ при бронюванні: покроковий алгоритм від ПФУ

Далі розберемо приклад подання відомостей під час прийняття працівника на роботу. Розглянемо, коли і на якому етапі такі відомості слід подавати і чому не треба плутати оперативні відомості до ПФУ з Повідомленням про прийняття на роботу, яке подається до ДПС. 

Яка послідовність дій кандидата і роботодавця під час прийняття на роботу?

1. Відповідно до ст. 24 КЗпП, кандидат на працевлаштування має надати роботодавцю:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (за наявності) або відомості з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• документи про освіту (спеціальність, кваліфікацію) та, за потреби, довідку про стан здоров’я;
• військово-обліковий документ (паперовий або електронний); 
• інші документи, передбачені законодавством.

2. Алгоритм дій роботодавця при прийнятті на роботу військовозобов’язаного, призовника або резервіста: 

1.  під час співбесіди кандидата на роботу запитуємо військово-облікові документи (ст. 24 КЗпП).
2.  під час оформлення прийняття на роботу надаємо працівнику під підпис Правила військового обліку.
3. після прийняття на роботу (у п’ятиденний строк) вносимо інформацію до Списків персонального військового обліку та до Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Але це ще не все! Адже в досить короткий термін потрібно повідомити про прийняття на роботу працівника ДПС, ПФУ і ТЦК. 

3. Повідомлення ДПСУ, ПФУ, ТЦК 

Прийняття працівника на роботу потребує повідомлення до таких установ:

• ДПСУ. Повідомлення про прийняття подається до початку роботи працівника (ст. 24 КЗпП). Ця вимога стосується прийняття на роботу будь-якого працівника, тобто це стосується не лише військовозобов’язаних! 
• ПФУ. Інформація про прийняття подається не пізніше наступного дня після видання наказу про прийняття на роботу. Це стосується військовозобов’язаних працівників і допомагає швидше забронювати такого працівника. 
• ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника. Повідомлення про зміну облікових даних надсилається у 7-денний строк з дати видання наказу про прийняття на роботу (абзац 4 пункту 34 Порядку №1487). Форма повідомлення – додаток 4 до Порядку №1487. Це стосується військовозобов’язаних, призовників та резервістів. 

Практичний приклад

Укладаємо з працівником трудовий договір. Дата прийняття на роботу – 23.01.2026 (п’ятниці). Наказ про прийняття датовано 22.01.2026 (четвер).

Строки подання документів до ДПС, ПФУ та ТЦК 

1) Повідомлення до ДПС (про прийняття працівника)

- Подати ДО фактичного допуску до роботи, тобто до 23.01.2026.

- Можна подати: 22.01.2026 або 23.01.2026 (до початку роботи).

2) Оперативні відомості до ПФУ (вебпортал ПФУ)

- Подати не пізніше наступного дня після прийняття на роботу:
крайній строк – 24.01.2026 (субота).

На нашу думку, краще подати в день прийняття – 23.01.2026 (п’ятниця).
Не відкладати на 26.01.2026 (понеділок) – це вже ризик порушення строку “наступного дня”. 

3) Повідомлення до ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника

- Останнім днем направлення Повідомлення про зміну облікових даних при прийнятті на роботу буде 29.01.2025.

Зверніть увагу! 

Внесення змін, скасування або видалення поданих страхувальником засобами вебпорталу Пенсійного фонду повідомлень про зміни у трудових відносинах нормами чинного законодавства не передбачено. Отже, подати оперативні відомості треба з першого разу і без помилок! 

Про це ПФУ зазначав тут.