- Дії роботодавця після оцифрування
- Дії працівника після оцифрування
- Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
- Нагородження та заохочення
- Висновок
- Від редакції:
Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради на своїй сторінці у Facebook розповідає, що з червня 2021 року в Україні офіційно запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі через Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Це передбачено Законом України №1217-ІХ.
Паперова трудова книжка поступово втрачає статус основного документа, а дані мають відображатися в електронному реєстрі.
Нормативна база:
- Закон України №1217-ІХ
- КЗпП України (ст. 48)
- Закон України №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»
- Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників №58 (для правил внесення записів)
Дії роботодавця після оцифрування
1. Перевірити повноту відомостей
Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.
Особливо важливо:
періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.
2. Повернути паперову трудову книжку працівнику
Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).
Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом №1217-ІХ та оновлених норм КЗпП.
3. Вести кадрові документи як і раніше
Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:
- прийняття
- переведення
- присвоєння рангу
- нагородження
- звільнення
Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.
Дії працівника після оцифрування
1. Перевірити свою електронну трудову
Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.
Якщо інформація відсутня або помилкова – потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.
2. Зберігати паперову трудову книжку
Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.
Вона може знадобитися для підтвердження:
- спеціального стажу
- нагород
- пільг
- служби в окремих органах
Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
Переведення на вищу посаду
Переведення оформлюється:
- заявою або згодою працівника
- наказом роботодавця
Важливо: назва посади повинна відповідати Класифікатору професій.
Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника.
Призначення чергового рангу
Актуально для:
- держслужбовців
- посадових осіб місцевого самоврядування
- інших категорій, де передбачені ранги
Ранг присвоюється виключно наказом/розпорядженням.
Якщо працівник просить – запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.
Нагородження та заохочення
Згідно з Інструкцією №58, у трудову книжку раніше вносили:
- державні нагороди
- почесні звання
- відомчі відзнаки
- заохочення за успіхи в роботі
Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.
Що важливо пам’ятати після оцифрування?
Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.
Висновок
Оцифрування трудової книжки – це не «закінчення ведення трудової», а перехід на інший формат обліку.
Роботодавець має правильно оформлювати кадрові рішення, а працівник – контролювати, чи потрапили вони до Реєстру.
Від редакції:
Практичні поради для роботодавців після 10.06.2026 р.
Після 10.06.2026 роботодавцю треба:
- видати оцифровані трудові книжки працівникам особисто під підпис;
- вирішити долю не оцифрованих трудових книжок, які ще зберігаються у роботодавця. За домовленістю із працівником можна завершити подання до ПФУ сканкопій таких трудових книжок і видати їх працівникам вже після оцифрування (теж особисто під підпис). Але працівник може привести оцифрування трудової книжки і самостійно – тому роботодавцю треба буде видати йому не оцифровану трудову книжку (особисто під підпис);
- й надалі вносити записи до паперових трудових книжок на вимогу працівника;
- своєчасно подавати повідомлення про прийняття на роботу працівників та єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
- за потреби додати до Реєстру застрахованих осіб додаткову кадрову інформацію – створювати електронні записи через вебпортал ПФУ з додаванням сканкопій документів-підстав.
***
Де почитати більше про трудові книжки у 2026 році?
- Чи може працівник вимагати від роботодавця вести паперову трудову книжку?
- Чи має надати трудову книжку працівник у разі працевлаштування за сумісництвом?
- Звільнений працівник не прийшов за трудовою книжкою: що робити?
- Що робити роботодавцям з трудовими книжками після 10 червня 2026 року?
- Як перевірити трудову книжку перед скануванням?
- Чи зобов’язаний працівник при прийнятті на роботу передати роботодавцю трудову книжку?
- Сканування паперових трудових книжок – 2026: до граничного строку 10 червня 2026 р. залишився місяць!
- Е-трудові книжки: строки, дії та перевірка оцифрування
