Як вести військовий облік на підприємстві у 2026 році? З чого почати, які документи потрібно складати і хто це має робити? ШІ-консультант від редакції відповість за 60 секунд!
- Чи потрібно кудись подавати списки персонального військового обліку?
- Звіряння списків: внутрішнє та зовнішнє
- За якою формою складаються Списки персонального ВО?
- Чим діюча форма списків персонального ВО відрізняється від попередньої?
- Що змінилось у червні 2026 року?
- Як заповнювати списки за чинними правилами?
- На що треба звернути увагу при складанні Списків персонального ВО?
- Як відображати у списках звільнених працівників та тих, з якими призупинено дію трудового договору?
- Як відбувається реєстрація Списків персонального ВО?
- Де почитати більше про Списки військового обліку?
Чи потрібно кудись подавати списки персонального військового обліку?
Випереджаючи запитання осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємствах, відразу відповідаємо: списки персонального військового обліку (далі – списки) нікуди подавати в оригіналі не потрібно. Адже Списки персонального ВО – це не звіт.
Що говориться про списки персонального ВО у Порядку №1487?
Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій.
Отже, за базовим правилом, списки складаються раз на рік – за даними військового обліку станом на 1 січня і до 25 січня. Такі списки:
- підписує керівник підприємства;
- підписує особа, відповідальна за ведення військового обліку;
- реєструють у встановленому порядку в службі діловодства підприємства.
І кожен з цих пунктів важливий та обов’язковий!
Інша справа, що списки повинні складатися за діючою формою і містити актуальну інформацію. Тим більше, що інформація з таких списків щорічно звіряється з ТЦК, органами СБУ та розвідки за місцем обліку працівників. Звісно, що вони бажатимуть бачити дані військового обліку на момент звіряння, а не на 1 січня.
Тому, щоразу, як змінюються дані військового обліку, до списків слід вносити зміни. А щоразу, як змінюється форма списків – хоч Порядок №1487 цього й не вимагає, краще скласти списки наново – на дату початку дії оновленої форми.
Звіряння списків: внутрішнє та зовнішнє
Порядок №1487 передбачає два варіанти звіряння списків. Назвемо їх внутрішнє та зовнішнє звіряння.
Внутрішнє звіряння проводять не рідше одного разу на рік за графіком, затвердженим керівником підприємства. Дані списків звіряють із відомостями військово-облікових документів працівників або «Порталу Дія» на дату звіряння, або з відомостями паперових військово-облікових документів. При цьому пріоритет має електронний військово-обліковий документ – тобто, якщо у працівника він паперовий, то йому треба сформувати е-ВОД і надати роботодавцю на підтвердження того, що дані в паперовому документі та в списках актуальні.
Зовнішнє звіряння з даними ТЦК, органів СБУ і відповідних підрозділів розвідувальних органів також проводять не рідше одного разу на рік. Але тут графік встановлює орган місцевого самоврядування.
Увага!
Якщо ви не потрапили до такого графіку в 2026 році – тепер ви як роботодавець повинні самі зв’язатися з ТЦК за адресою вашого підприємства і призначити звіряння в цьому ж році.
В базовому ідеальному варіанті з ТЦК звіряння мають проходити із застосуванням засобів «Порталу Дія» у порядку, визначеному новим додатком 28-1 до Порядку №1487 або через кабінет персонального обліку на тому ж Порталі. Проте, і досі ці можливості не реалізовані – чекаємо на них до 1 вересня.
Зараз же звіряємось за планом Б: за відсутності технічної можливості звіряння списків відбувається особисто. Тобто, до ТЦК за адресою підприємства з’являється особа, відповідальна за ведення військового обліку, маючи при собі оригінали списків та копії військово-облікових документів. Вона проходить звіряння і отримує відповідну позначку на списках про це.
З ТЦК, розташованими в інших адміністративно-територіальних одиницях, звіряння проводять у погоджені строки, але не пізніше 1 грудня поточного року. Зараз, за відсутності технічної можливості зараз здійснити звіряння онлайн, роботодавці надсилають поштою два примірники витягів зі списків і копії військово-облікових документів. З органами СБУ та підрозділами розвідувальних органів звіряння здійснюють також за допомогою пошти.
Результати звіряння вносять до журналу обліку результатів перевірок (див таблиці 1 та 2).
Важливо!
Треба памятати про три зміни щодо звіряння списків, які відбулися в 2026 році:
- Зовнішнє звіряння з ТЦК обов’язково проходити щорічно. Відсутність в графіку звірянь – це проблема роботодавця.
- З ТЦК поза адресою підприємства звіряння треба здійснити до 1 грудня.
- З ТЦК за адресою підприємства звіряння треба здійснити після звіряння з ТЦК поза адресою.
Тобто, тепер строки звіряння жорстко обмежені і роботодавці повинні контролювати їх дотримання.
Таблиця 1. Звіряння списків персонального військового обліку: внутрішнє та зовнішнє
| Вид звіряння | Що або з ким звіряють | Періодичність / строк | Як проводять | Норма Порядку №1487 |
| Внутрішнє звіряння | Дані списків персонального військового обліку звіряють із відомостями у військово-облікових документах працівників | Не рідше одного разу на рік, відповідно до графіка, затвердженого керівником підприємства | Використовують відомості військово-облікового документа, сформованого засобами Порталу або Порталу Дія на дату звіряння, або відомості паперового військово-облікового документа | Абз. 12 п. 34, п. 45 Порядку №1487 |
| Зовнішнє звіряння з ТЦК та СП у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці | Дані списків звіряють з обліковими відомостями та документами ТЦК та СП, на території відповідальності якого перебуває підприємство | Не рідше одного разу на рік. Звіряння проводять за графіком, затвердженим розпорядженням голови відповідної держадміністрації, військової адміністрації або міського голови. Якщо підприємство не включене до графіка — у погоджені з ТЦК та СП строки | Засобами Порталу Дія відповідно до додатка 28-1 або через кабінет персонального обліку. За відсутності технічної можливості відповідальна особа особисто подає до ТЦК та СП списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів | Абз. 13 п. 34; абз. 1–2 п. 46; додаток 28-1 до Порядку №1487 |
| Зовнішнє звіряння з ТЦК та СП іншої адміністративно-територіальної одиниці | Дані щодо працівників звіряють з обліковими відомостями та документами ТЦК та СП, розташованого на території іншої адміністративно-територіальної одиниці | У строки, погоджені з відповідним ТЦК та СП, але не пізніше 1 грудня поточного року | Засобами Порталу Дія відповідно до додатка 28-1 або через кабінет персонального обліку. За відсутності технічної можливості надсилають два примірники витягів зі списків персонального військового обліку та копії військово-облікових документів | Абз. 3–4 п. 46; додаток 28-1 до Порядку №1487 |
| Зовнішнє звіряння з органами СБУ та відповідними підрозділами розвідувальних органів | Дані списків звіряють з обліковими відомостями та документами органу СБУ або відповідного підрозділу розвідувального органу | Не рідше одного разу на рік — за затвердженим графіком. Якщо підприємство не включене до графіка — у погоджені строки | Засобами поштового зв’язку надсилають рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення два примірники витягів зі списків і копії військово-облікових документів | Абз. 13 п. 34; абз. 1–2 п. 46 Порядку №1487 |
Таблиця 2. Оформлення результатів звіряння
| Результат | Що має бути зроблено | Норма Порядку №1487 |
| За результатами внутрішнього звіряння виявлено зміни | Зміни до списків персонального військового обліку вносять у п’ятиденний строк із дня проведення звіряння. За наявності змінених облікових даних відповідне повідомлення надсилають щомісяця до 5 числа | Пункт 45 Порядку №1487 |
| Завершено зовнішнє звіряння | На наступний день після завершення звіряння підприємству надсилають один примірник витягу зі списків, засвідчений підписом посадової особи та гербовою печаткою, з відміткою «звірено ___ ________ 20__ року» |
Абз. 6 п. 46 Порядку №1487 |
| Фіксація результатів зовнішнього звіряння | Результати звіряння вносять до журналу обліку результатів перевірок Про журнал звіряння писали у статті: Журнал обліку перевірки стану ВО у 2026 році: правила ведення, зразок заповнення та штрафи до 59500 грн |
Абз. 6 п. 46 Порядку №1487 |
| Результати звіряння з ТЦК та СП інших адміністративно-територіальних одиниць враховують під час звіряння з ТЦК та СП, на території відповідальності якого перебуває підприємство. Норма міститься в абзаці 5 п. 46 Порядку №1487. | ||
За якою формою складаються Списки персонального ВО?
Нагадаємо, що рык назад, 31 липня 2025 року, форма Списків персонального військового обліку зазнала кардинальних змін.
- Бланк Списків персонального військового обліку (додаток 5) дивіться на нашому сайті за посиланням. Інструкцію із заповнення та подання цього бланку від редакції «Дебет-Кредит» читайте ось тут.
- Бланк Відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) дивіться на нашому сайті за посиланням.
- А ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Чим діюча форма списків персонального ВО відрізняється від попередньої?
- зараз не потрібно зазначати реквізити паспорта для виїзду за кордон, а лише реквізити паспорта громадянина України;
- також у новій формі списків лише одна графа для зазначення адреси, а саме: «Адреса задекларованого/зареєстрованого або фактичного місця проживання» (графа 11 Списків). До змін заповнювали окремо і графу 11 («Адреса задекларованого (зареєстрованого) місця проживання») та графу 12 («Адреса місця проживання»);
- графа «Перебування на спеціальному обліку або номер команди/служба у військовому резерві» тепер має назву «Відомості про перебування на спеціальному військовому обліку»;
- графу «Реєстраційний номер облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів/реєстраційний номер облікової картки платника податків» розділили на дві окремі графи «Реєстраційний номер облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (графа 6) та «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» (графа 7);
- графу «Категорія обліку (для офіцерів розряд), військово-обліковий документ (серія, номер)» замінили на графу «Реквізити військово-облікового документа (серія (за наявності), номер, ким та коли видано, час та дата формування)».
Також додали низку граф, а саме:
- «Категорія військового обов’язку» (графа 2). (В цій графі слід зазначати категорію військового обов’язку, а саме – призовник, військовозобов’язаний, резервіст.)
- «Відомості про наявність відстрочки від призову на військову службу (направлення для проходження базової військової служби)» (графа 13). (Зазначаємо строк, на який надано відстрочку військовозобов'язаним та резервістам від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період, призовникам від направлення для проходження базової військової служби (за наявності), та підстави для її надання (пункт, частина, стаття відповідного закону.)
- «Відомості про проходження військової служби» (графа 15). (Для призовників графа не заповнюється. У разі проходження військової служби заповнюємо «так», в іншому випадку – «ні».)
- «Відомості про наявність мобілізаційного розпорядження (дата видачі)». (Графа для призовників не заповнюється. Вказується інформація про наявність мобілізаційного розпорядження «так» або «ні», дата його видачі та номер команди (військової частини для резервістів.)
Також були зміни у примітках до списків.
Що змінилось у червні 2026 року?
Із 27 червня 2026 року правила заповнення списків дещо змінилися. Постановою КМУ №812 оновлено правила заповнення графи 18, змінено пункт 1 приміток та виключено пункт 3 приміток. Однак, сама форма списків змін не зазнала. Тобто, складати їх наново в червні не потрібно.
Про ці зміни в порядку заповнення списків ми розповідали в статті «Зміни у веденні військового обліку роботодавцями з 27 червня 2026 р.: аналіз Постанови №812 від редакції».
Як заповнювати списки за чинними правилами?
Згідно з п. 36 Порядку №1487, списки персонального військового обліку складаються окремо за такими групами:
- перша – список персонального військового обліку військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу;
- друга – список персонального військового обліку військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
- третя – список персонального військового обліку військовозобов'язаних та резервістів з числа жінок;
- четверта – список персонального військового обліку призовників.
Для заповнення списків використовуємо дані з паспорта та військово-облікового документа (див. зразок 1).
Зразок 1. Які дані з військово-облікового документа у Резерв+ зазначати у Списках персонального ВО
На що треба звернути увагу при складанні Списків персонального ВО?
Заповнення графи 8
У графі 8 вказуйте військово-облікову спеціальність. Інформацію беремо безпосередньо з військово-облікового документа працівника.
Для офіцерів зазначається шестизначний код, а для рядового, сержантського та старшинського складу – тризначний.
Щодо призовників графу 8 не заповнюємо.
Заповнення графи 9
У ній вказуйте серію (якщо вона є) та номер військово-облікового документа, а також зазначайте, ким і коли його оформлено. У разі роздруківки з «Резерв+» пам’ятайте, що номер ВОД і VIN-код будуть тотожними.
Вказуйте також дату та конкретний час створення електронного ВОД у «Резерв+» – ця інформація відображається у витягу.
Наприклад:
- ВОД: АБ 112233, виданий Жмеринським РТЦК та СП Вінницької області 01.03.2020;
- е-ВОД: 221281947463303212336, створено 17:31, 17.07.2026.
Заповнення граф 13 та 14
У графі 14 зазначають строк, на який заброньованому військовозобов’язаному надано відстрочку від призову на військову службу під час мобілізації. Для резервістів і призовників графу 14 не заповнюють., тоді як у графі 13 варто відображати всі інші види відстрочок – зокрема для багатодітних батьків, осіб, які навчаються у закладах вищої освіти чи в аспірантурі, а також для призовників, які мають право на відстрочку від проходження базової служби.
При цьому звертаємо увагу:
- у графі 14 достатньо вказати лише період дії відстрочки;
- у графі 13 зазначають строк, на який надано відстрочку військовозобов’язаному або резервісту від призову на військову службу під час мобілізації, а призовнику — від направлення для проходження базової військової служби, а також підставу надання відстрочки: пункт, частину та статтю відповідного закону.
Наприклад:
- графа 13: до 05.11.2026, п. 21 ч. 1 ст. 23 Закону №3543-XII працівники органів військового управління (органів управління), військових частин (підрозділів) Міністерства оборони України, Збройних Сил України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, Служби безпеки України, Служби зовнішньої розвідки України, Національної гвардії України, Державної прикордонної служби України, Управління державної охорони України, апарату Міністерства внутрішніх справ України та експерти установ експертної служби Міністерства внутрішніх справ України;
- графа 14: до 04.04.2026.
Заповнення графи 17
У цій графі вказуємо найменування посади працівника, а також дату і номер наказу про його призначення або звільнення.
Водночас слід врахувати, що тут також відображаються дані про останнє переведення чи переміщення, зокрема реквізити відповідного наказу та посаду, на яку працівника було переведено.
Наприклад:
- Інженер, наказ про прийняття від 26.11.2026 №15/к/тр
Заповнення графи 18
У графі 18 зазначають дату та номер повідомлення, надісланого до ТЦК та СП, органу СБУ або відповідного підрозділу розвідувального органу, про призначення на посаду або звільнення з посади.
Крім того, у графі 18 роблять такі відмітки:
- у разі досягнення військовозобов’язаним або резервістом граничного віку перебування в запасі — «Виключено з військового обліку за віком»;
- у разі звільнення з роботи, завершення навчання або відрахування із закладу освіти — «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)»;
- у разі увільнення від роботи у зв’язку з призовом або прийняттям на військову службу під час дії особливого періоду — «Військовослужбовець з “___” ____________».
Як відображати у списках звільнених працівників та тих, з якими призупинено дію трудового договору?
Відомості про працівників, звільнених з роботи, осіб, які завершили навчання або були відраховані із закладу освіти, а також працівників, увільнених від роботи у зв’язку з призовом або прийняттям на військову службу під час дії особливого періоду, зберігають у списках персонального військового обліку до кінця поточного року.
Отже, працівник, звільнений протягом 2026 року, залишається у списках до 31 грудня 2026 року, але до списків станом на 1 січня 2027 року інформацію про нього вже не включають.
Інформацію про працівників, з якими призупинено дію трудового договору, зі списків не виключають.
Зразок 2. Списки персонального військового обліку
Як відбувається реєстрація Списків персонального ВО?
Часто в актах перевірок ТЦК зазначає як порушення, що Списки персонального ВО не зареєстровані. Проте як їх зареєструвати?
У п. 40 Порядку №1487 зазначено, що така реєстрація здійснюється службою діловодства відповідно до затверджених на підприємстві процедур.
Тому підприємство має орієнтуватися на власні внутрішні правила реєстрації документів.
Документи вважаються внесеними до документаційного фонду з моменту їх реєстрації. Реєстрація передбачає присвоєння реєстраційного індексу та внесення основних відомостей про документ до журналу обліку. Такі підходи визначені у главі 3 розділу III Правил №1000/5, затверджених МЮУ.
У внутрішній інструкції з діловодства підприємство визначає порядок реєстрації списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку, їх реєстраційні індекси, форму реєстраційного журналу або електронної реєстраційної форми та працівника, який здійснює реєстрацію. Водночас відповідно до п. 40 Порядку №1487 ці документи мають бути зареєстровані в установленому порядку в службі діловодства підприємства.
Де почитати більше про Списки військового обліку?
- Докладніше про звіряння списків ВО ми розповідали в статті «Обовʼязкове звіряння Списків військового обліку з ТЦК поза адресою юрособи слід провести до 1 грудня 2026 р.».
- А про правила онлайн-звіряння (які, сподіваємось, почніть діяти на практиці вже у вересні) читайте у статті «Звіряння Списків військового обліку через «Портал Дія» з 27 червня 2026 р.: аналіз змін до Порядку №1487».
Як заповнювати списки після змін від 31.07.2025 року - у статті «Чотири групи, чотири списки, але справа одна: Міноборони та ТЦК роз'яснили, як тепер вести військовий облік».
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату , вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
