Працівник їде у відрядження власним авто: які податки виникають при компенсації пального — нова позиція ДПС

1. Відрядження та компенсації: що гарантує КЗпП, а що каже ПКУ?
2. ПДФО та ВЗ із суми компенсації за пальне, витрачене на не службовому авто
3. Чи нараховується єдиний соціальний внесок на суму компенсації за пальне?
4. Підсумки та практичні рекомендації

Коментар до ІПК ДПС від 27.08.2026 р. №5108/ІПК/99-00-24-03-03

Підприємство звернулося до ДПС із практичним запитанням: працівника направляють у відрядження, і він їде на власному авто. Якщо підприємство повністю відшкодовує йому вартість використаного пального, чи потрібно з цих коштів утримувати податки та нараховувати ЄСВ?

ДПС надала чітку, хоч і невтішну для роботодавців відповідь. 

Відрядження та компенсації: що гарантує КЗпП, а що каже ПКУ?

З одного боку, ст. 121 КЗпП прямо гарантує працівникам право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

З іншого боку, ПКУ звільняє від оподаткування витрати на проїзд (як до місця відрядження, так і за ним) за умови наявності підтвердних документів — квитків, розрахункових документів тощо (пп. 170.9.1 ПКУ). 

ДПС зараз вважає, що норма про неоподатковуваний проїзд стосується проїзду загальним транспортом або службовим транспортом підприємства. Щоб стати службовим, автомобіль має належати роботодавцю або взятим ним в оренду. 

Коли йдеться про власну автівку працівника, яка не надана в користування роботодавцю, звичайна купівля пального на АЗС і навіть підрахунок фактично витраченого пального за маршрутом відрядження не звільняє компенсацію за це пальне від податків.

ПДФО та ВЗ із суми компенсації за пальне, витрачене на не службовому авто

Оскільки компенсація за пальне для приватного авто не підпадає під прямий перелік пільг, податківці трактують її як дохід, отриманий у вигляді додаткового блага (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Це грошове або майнове відшкодування будь-яких витрат працівника, яке підлягає оподаткуванню на загальних підставах.

Сума компенсації за паливно-мастильні матеріали (ПММ) включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку за базових ставок -  18% ПДФО та 5% ВЗ відповідно.  

Підприємство як податковий агент зобов'язане самостійно утримати ПДФО та ВЗ із цієї суми та перерахувати їх до бюджету. Аналогічна консультація міститься і в «ЗІР».  

Загалом ДПСУ не дуже привітно ставиться до компенсацій під час відрядження: 

• сума компенсації, яка виплачується юридичною особою найманому працівнику за використання власного автомобіля, який не перебуває в оренді у юридичної особи, при виконанні службових обов’язків, є додатковим благом такого працівника та оподатковується  (див. тут);
• штраф за перевищення швидкості – особиста відповідальність водія за порушення правил дорожнього руху і не відноситься до господарської діяльності підприємства. Тому  cума штрафу, яка компенсована водію юридичною особою, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника як додаткове благо та оподатковується на загальних підставах (див. тут);    
• у разі якщо юридичною особою (роботодавцем) здійснюється відшкодування суми туристичного збору, сплаченого фізичною особою (працівником) під час відрядження у межах України за найм житлового приміщення, то сума такої компенсації включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується на загальних підставах (див. тут).  

Чи нараховується єдиний соціальний внесок на суму компенсації за пальне?

ДПС вимагає сплати ЄСВ, тому що об’єктом нарахування ЄСВ є виплати, визначені зарплатними за Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5. І це не вигадка податківців, а пряма норма пп. 2 п. 2 розд. IV Інструкції №449.  

Суми компенсації вартості виданого працівникам палива у випадках, не передбачених чинним законодавством, належать до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат (пп. 2.3.4 Інструкції №5).

Висновок ДПС:

оскільки відшкодування вартості пального для особистого авто є індивідуальною виплатою працівникові і належить до фонду оплати праці, вона включається до бази нарахування ЄСВ. На цю суму підприємство зобов'язане нарахувати ЄСВ за ставкою 22%.

Хоча ще відносно недавно, з посиланням на діючий Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ (постанова КМУ від 22.12.2010 р. №1170), ДПС заявляла, що  не є базою нарахування ЄСВ сума компенсації працівникам вартості ПММ, витрачених в межах господарської діяльності роботодавця, у разі використання такими працівниками власних транспортних засобів. Докладно про це ДПС писала тут і тут. 

Саме тому ЄСВ традиційно не нараховувалося на суму компенсації вартості пального. На цьому редакція наголошувала  тут і тут.  

Підсумки та практичні рекомендації

Роз'яснення ДПС однозначне: просте відшкодування вартості чеків на пальне за результатами поїздки працівника на власному авто тягне за собою повний комплект податкового навантаження (18% ПДФО + 5% ВЗ + 22% ЄСВ).

Як діяти підприємству, щоб уникнути зайвих податкових ризиків або оптимізувати процес? 

Пропонуємо такі два варіанти: 

1. Оформлюйте договір оренди транспортного засобу. Замість виплати «компенсації за пальне» укладіть із працівником договір оренди його автомобіля (врахуйте, що договір оренди авто з фізичною особою підлягає нотаріальному посвідченню згідно зі ст. 799 ЦКУ). У такому разі орендна плата оподатковується ПДФО (18%) та ВЗ (5%), але не є базою для нарахування ЄСВ (оскільки це не виплата за трудовим договором). При цьому вартість пального для орендованого авто списується на витрати підприємства і не буде оподатковуватися як додаткове благо. 
2. Оформлюйте договір позички (безоплатного користування) транспортного засобу. Можна укласти договір позички авто (ст. 827 ЦКУ). Це дозволить підприємству законно купувати або відшкодовувати пальне. Проте слід врахувати податкові нюанси щодо безоплатно отриманих послуг для самого підприємства.

Докладно про ці варіанти читайте у наших консультаціях тут, тут та тут.