Как гласит народная мудрость: "Не ошибается тот, кто ничего не делает". Это правило применимо и к трудовым правоотношениям. Мы поделимся нашим опытом относительно спорных и проблемных вопросов, которые могут возникнуть у любого руководителя, кадровика или частного предпринимателя при заключении трудовых договоров с наемными работниками.
Самый простой способ заключить трудовой договор – оформить его в устной форме. Устную форму договора признает КЗоТ в том случае, когда состоялся фактический допуск к работе (ч. 4 ст. 24). Но мы не являемся сторонниками такого подхода, поскольку лишь безупречное кадровое делопроизводство обеспечивает определенный уровень защищенности интересов компании. Итак, мы рекомендуем заключать письменный трудовой договор во всех случаях, а не только в обязательных случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 24 КЗоТ.
Нам приходилось наблюдать ситуацию, когда для заключения трудового договора использовался шаблон из Интернета, без надлежащей редакционной проверки и адаптации к конкретным условиям труда. Такой подход обеспечивает быстроту, но не качество.
Мы рекомендуем оценить пригодность используемого текста договора путем проверки следующих вопросов:
1. Какая должность у работника и соответствует ли она тем названиям, которые закреплены в Классификаторе профессий ДК 003:2010?
Правильное указание работы, должности или профессии требуется согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.
2. Какой размер заработной платы и указано ли удержание с этой суммы обязательных налогов и сборов (gross/net)? Какой порядок и периодичность выплаты заработной платы? Данная конкретизация будет важна для работника; законом предусмотрена периодичность выплаты заработной платы 2 раза в месяц.
Стороны могут предусмотреть достаточно многоплановый круг функциональной нагрузки на конкретного работника, который не будет считаться совмещением должностей и не будет требовать доплаты. Поэтому такое условие будет выгодным для работодателя с финансовой точки зрения.
3. Какие трудовые обязанности у работника? Насколько детально урегулирована трудовая функция в договоре (или в приложении)? Иногда стороны могут предусмотреть достаточно многоплановый круг функциональной нагрузки на конкретного работника, который не будет считаться совмещением должностей и не будет требовать доплаты. Поэтому такое условие будет выгодным для работодателя с финансовой точки зрения. В то же время именно конкретика поможет избежать ситуаций, когда работник уклоняется от исполнения той или иной задачи, считая, что она не входит в круг его обязанностей. Абстрактные формулировки могут затруднить увольнение такого работника за систематическое неисполнение своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 40 КЗоТ). На практике может предусматриваться подписание трудового договора и ознакомление с должностной инструкцией под расписку.
4. Предусмотрен ли испытательный срок? Работодатель вправе установить испытательный строк максимум 1 месяц для рабочих профессий и 3 месяца для остальных (ст. 27 КЗоТ). Нарушением трудового законодательства будет установление испытательного срока для лиц младше 18 лет, молодых работников и специалистов после окончания профессионально-технического или высшего учебного заведения, лиц, уволенных в запас с воинской службы, инвалидов, направленных на работу по рекомендации МСЭК; а также при принятии на работу в другую местность, при переводе на другое предприятие.
5. Какой рабочий график у работника (начало и окончание рабочего дня, перерыв)? Если установлен ненормированный рабочий график, то какая длительность дополнительного отпуска полагается работнику? Конкретизация в трудовом договоре вопроса относительно рабочего графика позволяет определить необходимость доплат за сверхурочные работы (ст. 106 КЗоТ), за работу в праздничные и нерабочие дни (ст. 107 КЗоТ), за работу в ночное время (ст. 108 КЗоТ). В нашей судебной практике имели место случаи, когда работники были приняты на работу водителями дальних перевозок на условиях ненормированного рабочего дня или специально в качестве водителей для развозки утренней и ночной смены персонала, при этом почасовой учет времени не производился. В судебном порядке было доказано, что таким категориям водителей не полагается доплата за ночное время, сверхурочное время и в выходные/нерабочие дни, поскольку они были приняты на условиях ненормированного рабочего дня и получали в качестве компенсации дополнительный отпуск (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона Украины "Об отпусках").
Повторное перезаключение срочных трудовых договоров в большинстве случаев дает основания признать такой договор бессрочным.
6. Какой срок договора? Как правило, срочный характер договора наиболее часто применяется к трудовым контрактам с руководителем компании. Некоторые компании заключают срочный трудовой договор без наличия для этого законных оснований. Срочный трудовой договор можно заключить в случаях, когда имеет место специфика работы, ее исполнения или есть определенные интересы работника либо специальные законодательные правила (ч. 2 ст. 23 КЗоТ). Работодатель, желающий ограничить срок трудовых отношений, должен основательно мотивировать такой подход и отобразить его во внутренних документах. Некоторые компании практикуют заключение срочных договоров с персоналом в связи с непрогнозированностью длительных перспектив бизнеса или в связи с кратковременной потребностью в дополнительном персонале. Повторное перезаключение срочных трудовых договоров в большинстве случаев дает основания признать такой договор бессрочным (ч. 2 ст. 391 КЗоТ).
Поэтому практика неоднократного перезаключения срочных договоров должна быть сведена к минимуму и обязательно обоснована в локальных актах компании, а также однозначно согласована с наемным персоналом. В нашей судебной практике имел место случай, когда суд принял доводы работодателя о том, что применение срочных трудовых договоров было оправдано для планирования количества привлекаемых торговых представителей в зависимости от объема продаж, а работник осознанно заключил именно срочный договор, что отвечало его интересам. В данном случае суд применил п. 2 ст. 23 КЗоТ – согласие сторон на установление срочных трудовых правоотношений.
Проверка шаблона договора позволяет согласовать все условия сторон и избежать подписания договора с наиболее явными ошибками или противоречиями. В процессе заключения договора мы также рекомендуем:
1. Проверить наличие специального образования или других документов, если таковые являются обязательными (например, санитарная книжка, водительские права).
2. Провести ознакомление работника с должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка под расписку. Если в компании нет должностных инструкций и правил внутреннего трудового распорядка и/или других политик, то здесь вероятны проблемы в будущем, когда недобросовестный работник исполняет свои задачи некачественно или иным способом препятствует/вредит нормальной работе компании.
3. Предложить работнику под расписку указать об отстутствии/наличии каких-либо льгот или особого статуса, которые могут влиять на условия труда, преференции при сокращении штата или прочие гарантии от увольнения. Например, матери с детьми до трех лет, одинокие матери с детьми до 14 лет пользуются гарантиями от увольнения по инициативе работодателя (ст. 184 КЗоТ). Прием на работу инвалида предоставляет работодателю отдельные преференции по законодательству о занятости населения (квоты инвалидов).
4. Желательно получение согласия на обработку персональных данных. Особенно, если предполагается сбор информации, выходящей за рамки минимально необходимой, и планируется передача данных заграницу (например, на сервер материнской компании для глобальных кадровых вопросов).
В некоторых компаниях внутренние политики хранятся в локальной сети (интранет) в электронном виде. Здесь важно обеспечить фиксацию факта ознакомления работника с такими документами путем технических или программных средств.
5. Многие компании практикуют процесс заключения трудового договора одновременно с ознакомлением работника со многими внутренними документами, процедурами и политиками. Здесь важно помнить, что такая скрупулезность должна оставаться при принятии новых политик и ознакомлении с ними всех принятых раннее сотрудников. В некоторых компаниях внутренние политики хранятся в локальной сети (интранет) в электронном виде. При этом важно обеспечить фиксацию факта ознакомления работника с такими документами путем технических или программных средств. Это имеет большое значение в связи с моральным устареванием трудового законодательства, в котором практически ничего не указано об электронной почте, онлайн-доступе к кадровым документам и прочих современных способах коммуникации.
6. Некоторые компании практикуют заключение договора о полной материальной ответственности работников при отсутствии законных оснований. Заключить такой договор можно лишь с совершеннолетним работником, который занимает должности или исполняет работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в ходе производства переданных ему ценностей (ст. 1351 КЗоТ). Следует руководствоваться постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. №447/24.
7. Физические лица – предприниматели, принимающие на работу сотрудников, обязаны заключать с ними договора в письменной форме и регистрировать такие договоры в районном центре занятости (ст. 241 КЗоТ).
Владислав Подоляк