Стажисти на підприємстві: правила оформлення та оплати праці

Стажисти та стажування

У ст. 29 Закону про зайнятість наведені умови стажування для студентів ВНЗ та учнів ПТНЗ. Вони можуть стажуватися на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності за таких одночасних умов:

• здобуто професію (кваліфікацію) за одним із наступних освітньо-кваліфікаційних рівнів - «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст»;
• продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні;
• студент, учень стажується за професією (спеціальністю), за якою здобувається освіта;
• умови стажування визначенні договором про стажування, але строк стажування за таким договором не може перевищувати 6 місяців;
• стажування відбувається у вільний від навчання час.

Зверніть увагу: законом не передбачена можливість проходження стажування у фізичних осіб - підприємців (лист Мінсоцполітики від 13.07.2016 р. № 451/021/106-16).

Укладення договору між підприємством та стажистом

Який договір укладати зі стажистом? Питання це непросте, адже під час стажування він може виконувати певні роботи, а отже, має право на оплату своєї праці.

У листі Мінсоцполітики від 07.03.2014 р. №300/039/97-14 зазначено наступне (зверніть увагу, що лист має лише рекомендаційний характер).

У разі якщо стажування студента (учня) проводиться з метою набуття ним досвіду практичної роботи, а програма стажування передбачає тільки виконання ним професійних завдань та обов’язків на посаді, що відповідає здобутій професії (кваліфікації), студент (учень) може проходити стажування на підставі строкового трудового договору, укладеного з роботодавцем. При укладанні трудового договору працівник знаходиться із підприємством, на якому проводиться стажування, у трудових відносинах, у цьому випадку йому виплачується заробітна плата та інші виплати, надаються відпустки в порядку і на умовах, визначених законодавством.

З іншого боку, відповідно до ст. 29 Закону про зайнятість та Постанови №20  студенти (учні) можуть проходити стажування на підприємствах, організаціях, установах на підставі договорів про стажування, які передбачають можливість виконання професійних робіт. Роботодавець забезпечує оплату виконаних робіт на підставі акта здавання-приймання робіт. У такому випадку заробітна плата та інші виплати не виплачуються, а також не надаються щорічні відпустки.

Як бачимо, Мінсоцполітики дозволяє стажисту і підприємству, де проводитиметься стажування, самостійно обрати форму відносин, що виникнуть між ними. І від того, який саме договір буде укладено, залежить те, які гарантії матиме стажист.

Відносини за строковим трудовим договором досить поширені, ми про них писали неодноразово. Як, зокрема, і про те, що трудовий договір у формі контракту укладається лише у випадках, коли це прямо передбачено чинним законодавством. Тож, якщо інших вимог немає (а стажування цього не вимагає), для укладання строкового трудового договору із стажистом достатньо наказу про його прийняття на роботу. Про складання такого наказу ми докладно писали тут.

Ще про строкові трудові договори ми розповідали  тут та тут.

Далі розглянемо докладно саме відносини за договором про стажування.

Студенти ВНЗ та учні ПТНЗ подають відповідно до п. 8 Постанови №20 керівникові підприємства:

• заяву за формою, яку наведено у додатку до Постанови № 20
• копію паспорта
• копію документа про освіту (за наявності);
• копію реєстраційного номера облікової картки працівника за наявності. Якщо майбутній стажист відмовився від такого номеру через релігійні переконання, про це має свідчити відповідна відмітка у паспорті.

Також додатково можуть подаватися й інші документи, які є обов’язковими для виконання стажистом певних робіт. Наприклад, особи, які проходитимуть стажування згідно з переліком професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, затвердженим постановою КМУ від 23.05.2001 р. № 559, додатково подають медичну книжку.

Після надання вищезгаданого переліку документів, укладається договір між підприємством та стажистом у двох примірниках. Типова форма договору наводиться в додатку до Постанови № 20.

Зверніть увагу! Мінімальний строк стажування не регламентується, а от максимальний - не може перевищувати шести місяців. Тривалість роботи під час стажування не повинна перевищувати тривалості робочого часу, встановленого законодавством для відповідної категорії працівників.

Разом з договором про стажування керівник підприємства затверджує індивідуальну програму стажування та видає наказ про проходження стажування.

В наказі має міститися наступна інформація:

• строки і місце його проходження (структурний підрозділ),
• спеціальність (кваліфікація) або професія (кваліфікаційний рівень) стажиста,
• режим стажування (тобто розподіл часу стажування, тривалість стажування і відпочинку),
• керівник стажиста – це відповідальний за проведення стажування працівник підприємства, який має досвід та стаж роботи за відповідною спеціальністю (кваліфікацією) або професією (кваліфікаційним рівнем) не менш як три роки. До речі, за керівником стажування може бути закріплено не більше двох стажистів.

Якщо буде укладено договір про стажування, то  стажист отримуватиме оплату за виконані роботи на підставі акту здавання-приймання таких робіт (що передбачено п. 7 Типової форми договору про стажування).  

Чи треба повідомляти про стажування ДФС?

Повідомляти про укладання договору про стажування податківців окремо не треба (лист Мінсоцполітики від 08.08.2016 р. №1102/13/84-16). Але, навіть про укладання договору ЦПХ, яким вважається договір про стажування, зазначити у звітності треба.

В таблиці 5 Звіту про ЄСВ треба буде зазначити у місяці початку дії договору про стажування дату цієї події. Те саме треба зробити і в місяці закінчення дії такого договору. При цьому стажиста слід відображати із кодом категорії «3» – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру.

Також, якщо податковим агентом  протягом звітного податкового кварталу укладалися цивільно-правові договори з фізичними особами та здійснювались виплати винагороди, то кількість таких фізичних осіб відображається в графі «Працювало за цивільно-правовими договорами» податкового розрахунку за формою №1ДФ. Але у графах 6 та 7 розділу І цього звіту інформація про таких фізосіб не зазначається. Отже, наводити у формі №1ДФ інформацію про дату початку і закінчення дії договору зі стажистом треба лише в тому випадку, якщо із ним укладається строковий трудовий договір. Інформація щодо договору про стажування у цих графах не наводиться. 

Винагорода за виконану стажистом роботу

Як ми вже зазначали, нараховується винагорода за виконані роботи на підставі акту здавання-приймання робіт. Якщо відсутній факт виконання стажистом професійних робіт акт здавання приймання робіт не складають й робота не оплачується.

Якщо діяти за логікою Мінсоцполітики, наведеною у листі від 07.03.2014 р. №300/039/97-1, якщо укладається саме договір про стажування, це цивільно-правовий договір, а отже на стажиста не поширюються гарантії, встановлені КЗпП (зокрема, і щодо мінімального розміру оплати праці).

Та слід мати на увазі, що ч. 4 ст. 29 Закону про зайнятість говорить дещо інше. За нею, у разі коли в період стажування стажист виконує професійні роботи, підприємство, організація, установа за всі роботи, виконані відповідно до наданих завдань, здійснює виплату йому заробітної плати згідно з установленими системами оплати праці за нормами, розцінками, ставками (окладами) з урахуванням коефіцієнтів, доплат і надбавок.

Тож радимо встановлювати розмір винагороди у розмірі, не нижчому від зарплати, яку такий стажист отримував би в тому випадку, якщо виконував би такі роботи за трудовим договором.

Винагорода оподатковується ПДФО 18% (без застосування податкової соціальної пільги), ВЗ 1,5% та на неї нараховується ЄСВ 22%.

У звіті з ЄСВ  в таблиці 6 в графі 9 (код категорії застрахованих осіб) винагороду слід відображати з кодом «26».

У формі №1ДФ в І розділі винагорода, нарахована та  виплачена стажисту, зазначається з ознакою «102».

Трудова книжка

Те, який договір було укладено зі стажистом, впливатиме і на те, який запис слід внести до його трудової книжки.

Якщо зі стажистом було укладено строковий трудовий договір, то його трудова книжка ведеться, як звичайному працівнику (а записи в ній робляться на підставі наказу про прийняття на роботу, звільнення тощо). Обов'язок внесення такого запису, встановлений ч. 5 ст. 29 Закону про зайнятість, передбачено саме для роботодавця.

Якщо ж було укладено договір про стажування, то слід враховувати, що п. 1.1 Інструкції № 58 передбачено ведення трудових книжок і на стажистів (без уточнення, є вони під час стажування найманими працівниками чи ні). Отже, незважаючи на те, що договір про стажування Мінсоцполітики вважає різновидом цивільно-правового договору, вести трудову книжку на стажистів треба. 

Підставою для запису до трудової книжки у випадку, коли укладається договір про стажування,  є наказ  про  проходження  стажування (п. 2.17 Інструкції № 58). В такому записі зазначається посада,  період  та  місце  проходження (структурний підрозділ)  стажування,  спеціальність (кваліфікація) або професія (кваліфікаційний  рівень)  стажиста (див. зразок).

Керівник стажування

Оскільки стажування, по суті, це форма навчання студента чи учня, то під час стажування кожному стажисту призначається керівник з числа працівників підприємства, установи чи організації, де проходить стажування.

Згідно з п. 10 Постанови №20, за керівником стажування закріплюється не більше двох стажистів.

За ч. 4 ст. 29 Закону про зайнятість, робота керівників стажування  може оплачуватися підприємством, організацією, установою за рахунок коштів, передбачених на підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації кадрів, додатково на строк стажування щомісяця у розмірах не менше 5% суми основної заробітної плати, яку вони отримують за основним місцем роботи.