Аналітика від Дт-Кт: оформлення наказу про прийняття на роботу

Приводом для написання цієї статті став лист органу Держпраці щодо необхідності приділяти увагу правильному оформленню наказів про прийняття працівників на роботу. Докладніше тут >>>

Окремий коментар до відповідної позиції Держпраці ми навели в статті тут. У цій статті поговоримо про те, як правильно оформити наказ про прийняття на роботу.

Наказ — оформлення трудового договору

Відповідно до ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Із цього випливає, що трудовий договір оформлюється саме наказом чи розпорядженням роботодавця.

Отже, трудовий договір у вигляді окремого документа складати не обов'язково. Це можна зробити, проте при цьому наказ все одно слід буде скласти. Саме без оформленого наказом трудового договору працівник не може бути допущений до роботи. Нагадаємо, що у повідомленні про прийняття на роботу, яке надсилається органу ДФС, зазначають дату і номер саме наказу (розпорядження), а не номер та дату трудового договору (контракту).

Коли договір є неукладеним

Проте в трудовому праві немає положень, які б говорили про випадки, коли трудовий договір можна було б уважати неукладеним — коли сторони не дійшли згоди щодо всіх необхідних істотних умов. У багатьох випадках істотні умови договору в наказі не передбачаються, а нібито «маються на увазі» — передбачені законодавством або актом роботодавця (посадовою інструкцією, положенням про оплату праці тощо).

«Істотні умови» трудового договору

Законодавче визначення трудового договору наведене в ч. 1 ст. 21 КЗпП. Це угода між працівником і роботодавцем, у якій є два основні обов'язки працівника і два основні обов'язки роботодавця.

Обов'язки працівника:

— виконувати роботу, передбачену трудовим договором;

— підпорядковуватись правилам внутрішнього трудового розпорядку.

Обов'язки роботодавця:

— забезпечити належні умови праці, передбачені законодавством, колективним договором і самим трудовим договором;

— виплачувати обумовлену трудовим договором заробітну плату.

Тому говорити про те, що в разі коли в трудовому договорі (наказі) не зазначено якоїсь істотної умови чи умов (приміром, зарплати чи виконуваної роботи), він може вважатися неукладеним, — неправильно.

Проте зафіксувати в наказі основні умови договору — може бути в інтересах як самого працівника, так і роботодавця. Для цього в наказі слід навести найменування посади, розмір заробітної плати та основні умови праці. Працівник повинен ознайомитися з відповідними умовами та погодитися з ними.

У таких випадках працівник не зможе аргументовано стверджувати, що він влаштовувався на роботу на інших умовах праці (оплати праці, виконуваної роботи тощо).

У попередній статті ми зазначили, що законодавство не передбачає можливості вважати наказ на прийняття на роботу недійсним. Звичайно, це може зробити суд, але для цього потрібне звернення особи, чиє право порушене, до суду, і визнанням трудового договору недійсним має забезпечуватися захист цього права (а це, по суті, майже неможливо).

Зосередимося на тому, як правильно оформити наказ про прийняття на роботу.

Ознайомлення працівника з документами

Крім самого оформлення наказу про призначення на посаду, трудове законодавство вимагає від роботодавця виконати низку організаційно-правових дій до моменту допуску до роботи (початку роботи за укладеним трудовим договором).

Серед них — ознайомлення з документами (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку) і роз'яснення прав та обов'язків, яке якраз полягає в роз'ясненні працівникові того, що він буде зобов'язаний робити відповідно до укладеного трудового договору. Як правило, це передбачає посадова інструкція, за потреби — інші нормативні документи: наприклад, регламенти (інструкції) щодо роботи з інструментами, машинами і механізмами, щодо виготовлення продукції окремих видів. Ознайомлення працівника з відповідними документами і роз'ясненнями є важливим для роботодавця. У разі якщо такого ознайомлення не було, роботодавець не зможе притягнути працівника до відповідальності за порушення вимог відповідних документів.

Наприклад, ухвалою від 20.05.2015 р. ВССУ скасував рішення апеляційного суду тому, що суди не перевірили факту ознайомлення працівника з посадовою інструкцією (за систематичне порушення якої його було звільнено) та його навчання, що законом покладено на роботодавця.

Чи потрібна заява

Заява про прийняття на роботу не є обов'язковим елементом процесу оформлення на роботу, але традиційно використовується у вітчизняній практиці. Ця заява, як правило, повторює умови трудового договору, які фіксуються в наказі (крім зарплати). Тому її можна не оформлювати, обмежуючись вказівкою про ознайомлення працівника з наказом.

Ознайомлення працівника з наказом

Варто ознайомлювати працівника з наказом про прийняття на роботу. Цього вимагає типова форма П-1, а також правозастосовна практика. Якщо одним наказом приймають на роботу кількох працівників, варто ознайомлювати працівника із витягом (випискою) з наказу.

Є підприємства, які не практикують ознайомлення з наказом, зазначаючи, що законом цього прямо не передбачено (що справді так і є), також, що є заява про прийняття на роботу, аналогічна до наказу за змістом. Проте можна заперечити, зауваживши, що сама наявність заяви не означає оформлення трудового договору і, отже, працівник повинен знати, що його прийнято саме на цих умовах (у т. ч. знати дату початку трудових відносин).

Ознайомлення з наказом є особливо необхідним тоді, коли для працівника встановлюється випробування. Згідно з ч. 1 ст. 26 КЗпП, умова про випробування має бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу.

Деякі роботодавці використовують бланки заяв із позначками про ознайомлення з необхідними документами (про що йшлося вище), але позначки про ознайомлення також можна було б зробити в наказі про прийняття на роботу або в окремих документах — наприклад, у журналах інструктажів. Річ у тім, що в ст. 29 КЗпП ідеться про ознайомлення з документами до початку роботи за укладеним договором. Тобто за логікою наказ може бути видано до ознайомлення з інструкціями.

Якщо підприємство застосовує типову форму П-1, то заяву використовувати доцільно, і в ній обов'язково слід прописувати те, щодо чого в цій типовій формі проставляються лише хрестики (про це нижче), — наприклад, щодо випробування та строкового характеру трудового договору.

Чи застосовувати типову форму?

Є типова форма наказу П-1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Із чого Держкомстат узяв, що наказ — це взагалі облікова документація, поряд із такими обліковими документами, як, наприклад, особова картка П-2 або розрахунково-платіжна відомість (форми П-6 та П-7), — сказати важко. Але зазначеним наказом затверджено і типові форми наказів про надання відпусток (П-3) і про припинення трудового договору (П-4), які також, на нашу думку, обліковими документами не є.

Усі ці документи є лише типовими формами. Вони не зареєстровані в Мін'юсті, не встановлюють правових норм і не є обов'язковими до виконання.

Якщо ж піти за логікою Держкомстату і визнати, що наказ — це обліковий документ, то в цьому разі слід було б керуватися ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік, згідно з якою форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку підприємство розробляє самостійно.

Чи є в законі вимоги до наказу?

КЗпП або інші акти трудового законодавства взагалі не передбачають вимог до обов'язкової форми або змісту наказу про прийняття на роботу. Жоден орган держави не був уповноважений законом на визначення таких умов або затвердження обов'язкової чи типової форми.

Отже, обов'язкової для застосування форми наказу про прийняття на роботу немає. І роботодавці використовують зручну для них форму.

Недоліки форми П-1

Крім того, на нашу думку, форма П-1 розроблена таким чином, що створює умови для порушення прав працівника. Так, інформацію про умови роботи до неї можна внести шляхом проставлення певних хрестиків. А проставлення прочерків для рядків, де не проставлені хрестики, форма не передбачає. Тому роботодавець може на власний розсуд проставити хрестик, наприклад, про строковий характер договору або про встановлення випробування на певний строк уже після ознайомлення працівника з наказом.

Водночас у разі виникнення спору з працівником роботодавець не завжди зможе аргументовано довести, що відповідні хрестики (умови про випробування, про строковий характер договору) були справді узгоджені з працівником.

За нашими приблизними оцінками, форму П-1 використовують не більш ніж 30% підприємств. Причому деякі з них застосовують автоматизовані системи, які формують друковану форму заповненого наказу про прийняття на роботу за формою П-1 із проставленими хрестиками — це частково знімає проблему їх довільного проставлення однією зі сторін трудових відносин.

Як адаптувати форму

Ще раз наголосимо: цю форму можна застосовувати, але це не обов'язково, проте доцільно уважно її переглянути і наводити в наказі всі дані, які є в типовій формі П-1. Або розробити власну форму наказу (розпорядження) та користуватися вже нею.

Наведемо заповнений наказ про прийняття на роботу за формою П-1 (зразок 1) та в довільній формі (зразок 2, пункт 1).

Зразок 1

Зарплата в наказі

Ми вже неодноразово зазначали в «ДК», що в наказі про прийняття на роботу не варто обмежуватися вказівкою на штатний розпис чи положення про оплату праці в частині розміру заробітної плати. Треба чітко прописувати цей розмір у наказі про прийняття на роботу.

Це обумовлюється тим, що:

1) це одна з небагатьох істотних умов трудового договору, що визначені законом (ст. 21 КЗпП);

2) зазначення в наказі конкретного розміру зарплати передбачено в типовій формі П-1;

3) непередбачення в наказі розміру зарплати може зіграти не на користь підприємства у разі виникнення спору з працівником.

Кілька працівників в одному наказі

Багатьом великим підприємствам може бути зручно видавати наказ про прийняття на роботу одночасно щодо кількох працівників (іноді навіть одночасно на досить значну їх кількість). Закон цього не забороняє. Хоча, звичайно, формою П-1 цього зробити буде неможливо.

У разі прийняття на роботу кількох працівників одним наказом у ньому слід прописувати умови трудового договору для кожного працівника окремо (див. зразок 2).

Зразок 2

Ноу-хау «Графік прийняття на роботу»

Деякі великі підприємства з розгалуженими структурними підрозділами запровадили в себе певні правила завчасної організації прийняття на роботу. На зразок графіка документообігу, вони передбачили, що прийняття на роботу відбувається лише в окремі дні (наприклад, 1 і 16 числа кожного місяця). Причому відповідальні особи, які приймають рішення, повинні подати всі документи до відділу кадрів завчасу (наприклад, до 25 і до 10 числа), для того щоб наказ і повідомлення ДПІ можна було зробити заздалегідь.

Звичайно, в такому разі підприємству буде зручніше оформити один наказ про прийняття на роботу на всіх працівників, яких планується прийняти в цей період.

Наголосимо, що наказ про прийняття на роботу можна робити на майбутнє: наприклад, у наказі від 16 серпня передбачити прийняття особи на роботу з 25 серпня. А от навпаки не можна: наказ від 16 серпня не може передбачати прийняття на роботу, наприклад, з 15 серпня.

Позначка про допуск

Після внесення з початку 2015 р. до трудового законодавства змін, що передбачають завчасне видання наказу про прийняття на роботу і завчасне повідомлення ДПІ про прийняття працівника, трапляються випадки, коли треба зафіксувати дату і час допуску до роботи. Як правило, це дата початку трудових відносин, зазначена в наказі про прийняття на роботу, але цього дня у працівника необов'язково буде робоча зміна. По-перше, працівник досить тривалий час може проходити інструктажі та навчання. По-друге, коли йдеться про змінну роботу, оформленням наказу і складанням графіка займаються, як правило, різні особи.

Ну і, по-третє, іноді трапляються випадки, коли завчасно подати повідомлення до ДПІ не вдалося, але допустити до роботи працівника вкрай необхідно. Тоді, на нашу думку, може бути доречним додаткове зазначення в наказі дати і часу допуску до роботи. Наприклад: «до роботи допустити о 14-00 16 серпня 2016 р.». До речі, така позначка може бути і не в самому наказі, а у вигляді резолюції керівника на заяві, перепустці чи іншому документі.

Принагідно зазначимо, що територіальні органи Держпраці на практиці вже вдаються до спроб застосувати штраф в разі, коли повідомлення про прийняття на роботу було зроблено в день допуску до роботи. Суд першої інстанції став на бік підприємства, яке довело, що працівники цього дня проходили інструктаж і до роботи були допущені лише після обіду*. Проте Держпраці наразі оскаржує рішення в апеляційному порядку.

* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/57955242.

Якщо працівник не вийшов на роботу

Неврегульованою в законодавстві залишається ситуація, коли працівник, що уклав трудовий договір, не стає до роботи у визначений час. Якщо раніше (до 2015 р.) підприємство могло просто «викинути» наказ на призначення і вдати, що його й не було, то тепер завчасу повідомляє податкову і в разі невиходу працівника на практиці мусить скасовувати наказ та анульовувати подане повідомлення.

Причому відсутність законних підстав для скасування наказу в такому разі може провокувати спірні ситуації, адже ніде не визначено, скільки часу роботодавець мусить чекати на появу працівника і чи мусить чекати взагалі (наприклад, для випадку, коли працівник мав поважні причини для невиходу) для того, щоб скасувати наказ. Не визначено і порядку подання скасувальної форми повідомлення про прийняття на роботу, хоча відповідна форма є і практика її подання також уже вироблена.

Безперечно, передбачивши обов'язковість завчасного складання наказу і повідомлення ДПІ, законодавець мав визначити, що робити у разі, коли працівник не став до роботи. Адже говорити про звільнення за прогул у разі, коли робота так і не була розпочата, на нашу думку, неправильно.

Наказ у підприємця

Оскільки фізособи, зокрема підприємці, не є організаційно відокремленими, не мають керівника й адміністрації (що характерно для юросіб), на думку деяких фахівців, фізособи взагалі не складають кадрових чи інших наказів. Водночас стаття 24 КЗпП, не встановлюючи винятків для випадків укладення письмових трудових договорів або навіть контрактів, передбачає, що укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

Поняття власника або уповноваженого ним органу — це поняття, що замінило поняття адміністрації підприємства по всьому тексту КЗпП, згідно із Законом УРСР від 20.03.91 р. №871-XII «Про внесення змін і доповнень до Кодексу законів про працю Української РСР при переході до ринкової економіки». Незважаючи на те що в окремих випадках законодавець вживає по тексту КЗпП це поняття поряд із поняттям фізособи-роботодавця, ми дотримуємося думки, що в решті випадків у КЗпП під власником або уповноваженим ним органом розуміються не лише юридичні, а й фізичні особи — роботодавці, якщо інше не випливає зі суті відносин (адже норми КЗпП, що регулюють переважну частину трудових відносин, містять лише поняття власника або уповноваженого органу).

Тож, на нашу думку, фізособи-роботодавці при зарахуванні працівників на роботу, як і юрособи, зобов'язані складати наказ про зарахування.

Натомість обов'язкового трудового договору як окремого документа на сьогодні складати не треба — достатньо наказу. Навіть у випадках, коли окремий трудовий договір складено, підприємцям, на нашу думку, все одно слід оформлювати наказ про прийняття на роботу.