До Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці звернувся керівник одного з товариств з обмеженою відповідальністю із запитанням, як повернути трудову книжку, що зберігалась на підприємстві, працівниці, яка з початку збройної агресії рф була вимушена виїхати за кордон та надіслала засобами електронного листування заяву про звільнення.
Інспектор праці повідомив, що у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Також у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
У випадку коли звільнення відбувається дистанційно і працівник не може особисто з’явитися за місцем роботи для отримання трудової книжки, яка зберігається в роботодавця, пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників). Отже, в разі оформлення звільнення онлайн роботодавець має отримати від працівника заяву про пересилання трудової книжки поштою. Таке прохання може включатися окремим пунктом до заяви працівника на звільнення (якщо звільнення відбувається за ініціативою працівника) або ж складається окрема заява. Як і всі інші документи, заяву про трудову книжку слід надіслати роботодавцю узгодженим між сторонами трудового договору способом.
Якщо працівник перебуває за кордоном, то нині він також може отримати трудову книжку поштою. Ще не так давно діяли обмеження на пересилання трудових книжок міжнародною поштою, але з 12.09.2024 набула чинності постанова КМУ від 10.09.2024 №1045, що внесла відповідні зміни до постанов, які містили цю заборону. Зокрема, з Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затвердженого постановою КМУ від 08.09.2023 №958, виключені трудові книжки. Крім того, урядовці визначили, що пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно в реєстрованих міжнародних поштових відправленнях (п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 №270). Таким чином, з 12.09.2024 у роботодавців з’явилася можливість пересилати трудові книжки працівникам, які перебувають за кордоном, у разі отримання попередньої заяви.
Після отримання консультації питання було вирішене, що дозволило сторонам уникнути конфліктної ситуації.