Трохи теорії
На сьогодні відомі три випадки, коли відпустка замінюється грошовою компенсацією. Всі вони прописані у ст. 24 Закону про відпустки.
Випадок перший: у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Які відпустки належать до щорічних, наведено у ст. 4 Закону про відпустки:
- основна відпустка (ст. 6 цього Закону);
- додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 цього Закону);
- додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 цього Закону);
- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
А надання додаткових відпусток «на дітей» регулюється ст. 19 Закону про відпустки.
Випадок другий: за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не має бути менша за 24 календарних дні.
Випадок третій: працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом, за їхнім бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Але щоб мобілізований працівник зміг скористатися таким правом, відповідна заява має бути подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу!
За які періоди працівник міг заробити щорічну відпустку?
Які періоди перебування у трудових відносинах включаються до стажу, який дає право на щорічну відпустку, прописано у ст. 9 Закону про відпустки.
Зверніть увагу, що це не лише періоди, коли працівнику нараховувалася зарплата, а і періоди, коли за ним зберігався середній, повний або частковий заробіток (оплачувані відпустки та лікарняні, періоди відрядження тощо).
Входять до стажу і деякі періоди, в яких працівник не отримував виплат від роботодавця, проте за ним зберігалися робоче місце та посада (це неоплачувані відпустки, зазначені у ст. 25 та 26 Закону про відпустки).
З декретними відпустками ситуація така:
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами до стажу входить (адже вона оплачується середнім заробітком).
А от відпустка для догляду за дитиною до 3 років і відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку або старше, за медичним висновком, до такого стажу не входять!
Як обчислюємо середню зарплату для виплати компенсації
Обчислення середньої заробітної плати для виплати працівникам компенсації за невикористані відпустки проводиться відповідно до норм Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).
Рік, за який виплачується компенсація, має значення!
Якщо працівник отримує компенсацію за дні відпусток, на які він набув право до 31.12.2023, розрахунок середньої заробітної плати здійснюється виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
Якщо ж йдеться про пізніші відпустки, наприклад зароблені і не використані у 2024-му та у 2025 році, то розрахунок середньої заробітної плати здійснюється за загальними правилами. Тобто виходячи з виплат, нарахованих за останні 12 місяців, які передують місяцю, в якому працівник набув право на компенсацію.
Як рахуємо суму компенсації за відпустки до 31.12.2023?
У такому разі до розрахунку ми беремо доходи тільки за 2023 рік – з січня по грудень.
Звісно, працівник міг працевлаштуватися не з січня 2023 року, але все одно до кінця 2023 року заробити собі певну кількість календарних днів відпустки. У такому разі до розрахунку ми беремо ті доходи, які маємо – фактично нараховані у 2023 році.
Заробітна плата, нарахована працівнику у 2023 році (за фактично відпрацьований час з 1 січня або з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку), ділиться на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Отримана середньоденна заробітна плата множиться на кількість днів відпустки, що підлягають оплаті компенсацією.
Як рахуємо суму компенсації за відпустки 2024 – 2025 рр.?
У такому разі до розрахунку беремо доходи за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю набуття працівником права на компенсацію відпустки.
Якщо працівник відпрацював менше 12 місяців, то беремо до розрахунку лише ті місяці, в яких він працював. При цьому якщо він був прийнятий на роботу не з 1 числа, місяць прийняття на роботу ми в розрахунок середньої зарплати не беремо – нас цікавлять лише цілі місяці.
Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
А якщо працівник перебував в неоплачуваній відпустці або був мобілізований?
Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це правило діє в обох випадках нарахування компенсації за невикористані відпустки. Як це працює на практиці, ми покажемо у прикладі нижче.
Із розрахункового періоду також виключається час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Що робити, якщо з працівником був призупинений трудовий договір?
Час призупинення дії трудового договору не дає права працівнику на стаж для надання днів щорічної основної відпустки, оскільки це не передбачено ст. 9 Закону про відпустки.
Отже, немає законодавчих підстав для нарахування днів компенсації за невикористану відпустку за цей період.
Втім, у працівника може бути право на відпустки, зароблені, але не використані за періоди до призупинення трудового договору або після відновлення його дії. За них компенсація нараховується в порядку, зазначеному вище.
Що робити, якщо працівник має право на компенсацію за обидва періоди?
У такому разі при звільнені працівника у 2025 році для розрахунку компенсації за невикористані відпустки роботодавець має обчислювати дві середні заробітні плати. Та й саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 та після цієї дати.
Як порахувати кількість днів відпустки, які підлягають компенсації?
Про це ми докладно розповідали тут, у коментарі до листа Мінекономіки від 26.02.2024 №4707-05/14491-09.
Що стосується додаткових відпусток «на дітей», вони надаються не за робочий, а за календарний рік. Причому незалежно від того, скільки місяців або навіть днів працівник пропрацював у роботодавця. Тобто ці дні порахувати за періоди по 2023 рік включно дуже просто, головне – відстежити за наказами, скільки днів таких відпусток працівник вже використав.
А от щодо щорічних відпусток, тут складніше.
Чинним законодавством не встановлено порядку розрахунку кількості днів заробленої відпустки (зокрема, щодо щорічної основної відпустки).
Колись Мінсоцполітики, зокрема в листі від 24.06.2011 №208/13/116-11, запропонувало певну формулу. Мінекономіки теж її використовує.
Виглядає формула таким чином:
Д = (З/(К - С))х(Ф-С),
де Д – кількість днів невикористаної відпустки;
З – загальна кількість днів щорічної відпустки працівника (встановлюються трудовим або колективним договором, але не менше 24 к.дн.);
К – кількість календарних днів у році (365 або 366 (якщо у робочому році є 29 лютого!));
Ф – фактична кількість календарних днів за відпрацьований період;
С – кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період (це може бути як рік, так й інший період, за який розраховується компенсація. У році 11 святкових та неробочих днів).
Але під час дії воєнного стану покажчик С ми не застосовуємо, – тому що тепер ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
Окремі правила розрахунку середньої зарплати для виплати компенсації зумовили окремий розрахунок кількості днів заробленої відпустки.
На цьому наполягає Мінекономіки у листі №4707-05/14491-09. Отже, доведеться рахувати не тільки окремі суми компенсації (до 31.12.2023 та після), а й окрему кількість днів заробленої, але не використаної відпустки (до 31.12.2023 та після).
Приклад 1. Якщо працівник, прийнятий на роботу 01.12.2023, звільнився 30.04.2025, треба рахувати окремо:
Для періоду до 2024 року:
24 / 365 х 31 = 2 дні.
Для 2024 року:
24 / 366 х 366 = 24 дні.
Для 2025 року:
24 / 365 х 120 = 8 днів.
А тепер покажемо, як рахується сама компенсація.
Приклад 2: Працівниця, яка з середини квітня 2024 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, звільняється 01.05.2025. Тобто за останні 12 місяців (травень 2024 р. – квітень 2025 р.) перед звільненням вона не мала доходів.
На день звільнення працівниця має 15 днів невикористаної відпустки, право на які вона набула до 31 грудня 2023 р., а також 7 днів невикористаної відпустки, право на які вона набула протягом січня – квітня 2024 року.
Посадовий оклад працівниці у 2023 році становив (умовно) 14 тис. гривень. З 01.01.2024 посадовий оклад підвищено, і станом на 16.04.2025 він дорівнює (умовно) 17 тис. гривень.
Як розрахувати суму компенсації за невикористані відпустки?
Час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років має бути виключений із розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати.
А якщо у працівниці відсутній розрахунковий період, то середня заробітна плата обчислюється відповідно до абзаців третього – п’ятого п. 4 Порядку №100.
Абзацом третім п. 4 Порядку №100 встановлено, що якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Проте Мінсоцполітики пропонує для цього випадку власну формулу розрахунку середньоденної зарплати, що розрахунковий період (щоправда, умовний) у працівника все ж таки з’являється! Щоправда, це буде умовний розрахунковий період, як і умовний сумарний дохід.
Середньоденну заробітну плату в такому разі слід розраховувати як результат множення суми окладу на 12 (місяців) і ділення отриманого результату на 355 (356) календарних днів за мінусом святкових та неробочих днів. На час дії воєнного стану віднімати святкові та неробочі дні – не потрібно!
Отже, розрахунок середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівниця набула право до 31.12.2023, здійснюватиметься в розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набуде право після 31.12.2023, – у розрахунковому періоді з 01.05.2024 по 30.04.2025.
Причому в обох випадках – виходячи зі встановленого на час розрахунку, у цьому випадку – на дату звільнення посадового окладу (17 000 гривень).
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023 становить 365 днів, в розрахунковому періоді з 01.05.2024 по 30.04.2025 – 365 днів.
Сума компенсації працівниці при звільненні за невикористані відпустки, на які працівниця набула право до 31.12.2023, становитиме:
Розрахунок середньоденної заробітної плати:
17 000 грн х 12 міс. / 365 к.дн. = 558,90 грн.
Розрахунок суми компенсації:
558,90 грн х 15 к.дн. невик.відп. = 8 383,50 грн.
Сума компенсації працівниці при звільненні за невикористані відпустки, на які працівниця набула право після 31.12.2023 (протягом січня – квітня 2024 року), становитиме:
Розрахунок середньоденної заробітної плати:
17 000 грн х 12 міс. / 365 к.дн. = 558,90 грн.
Розрахунок суми компенсації:
558,90 грн х 7 к.дн. невик.відп. = 3 912,30 грн.
Отже, загальна сума розрахованої суми компенсації за невикористані відпустки працівниці при звільненні становитиме:
8 383,50 грн + 3 912,30 грн = 12 295,80 грн.