Звільнення працівника: які підстави та як документально оформити?

Підстави та причини звільнення

Норми КЗпП дають можливість припиняти трудові відносини за різними причинами та підставами. Підстави припинення трудових відносин умовно можна розділити на декілька груп, а саме:

1. з ініціативи працівника (ст. 38 та ст. 39 КЗпП; ст. 4 Закону №2136);
2. з ініціативи роботодавця (ст. 40 та ст. 41 КЗпП);
3. за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
4. за іншими підставами (п. 2-9 ст. 36 КЗпП).

Зверніть увагу, що з 2022 року у КЗпП з’явилися нові підстави для припинення трудових відносин, а саме:

1. смерть роботодавця – фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою (п. 8-1 ст. 36 КЗпП) (докладно про це ми писали тут);
2. смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим (п. 8-2 ст. 36 КЗпП);
3. відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП);
4. розірвання трудового договору за власною ініціативою у строк, зазначений у заяві працівника (крім випадків примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури), у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, установа, організація, та існування загрози для життя і здоров’я (ст. 4 Закону №2136).

Як звільнити за власним бажанням або за угодою сторін

Нагадаємо, що, як правило, звільнення за власним бажанням проводиться згідно зі ст. 38 КЗпП.

Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні.

Та є випадки, коли можна не дотримуватися двотижневого строку попередження, а саме:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до навчального закладу;
• неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом;
• інші поважні причини (ст. 38 КЗпП);
• підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону 2136).

А звільнення за угодою сторін проводиться згідно з нормами, зазначеними у п. 1 частини 1 ст. 36 КЗпП. Обмежень на звільнення за цією підставою не існує. Можна звільнити:

1. під час відпустки;
2. під час тимчасової непрацездатності;
3. під час призупинення дії трудового договору. 

Алгоритм звільнення: документальне оформлення

Унаочнимо алгоритм дій у разі звільнення працівника у зручній таблиці.

 Таблиця. Алгоритм звільнення: документальне оформлення

* Про трудові книжки писали:

1. Сканування паперових трудових книжок: залишилося трохи більше року!
2. Електронна трудова книжка: відповіді ПФУ на найпоширеніші запитання
3. Чи зобов’язаний роботодавець зберігати трудові книжки своїх працівників?

Більшість зазначених дій у таблиці зрозумілі, але є ті, що потребують докладніших пояснень.

Заява на звільнення

Типової форми заяви на звільнення немає. Втім, у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів є пояснення щодо «заяви».

Нагадаємо, що незабаром з’явиться новий збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.

Заява – це письмове офіційне повідомлення і (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника юридичної особи. Заяву найчастіше оформлюють рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. Також можна мати заздалегідь виготовлені трафаретні бланки окремих видів заяв, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації. 

Під час оформлення заяви слід мати на увазі, що: 

• заяву адресують на ім’я роботодавця. Якщо роботодавець – юрособа, то заяву пишуть на ім’я керівника юридичної особи. Зокрема, в реквізиті «Адресат» зазначають: найменування посади (із зазначенням повного або скороченого найменування юридичної особи), прізвище та ініціал(и) посадової особи (у давальному відмінку);
• під адресатом автор заяви оформлює відомості про себе (у родовому відмінку). Працівники у заяві зазначають: найменування посади та структурного підрозділу, в якому працюють, прізвище, ім’я та по батькові;
• у тексті заяви стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного у заяві, без додаткових уточнень і з’ясувань; 
• під текстом або під відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить свій особистий підпис. Розшифрування підпису не вимагається, оскільки його прізвище, повне ім’я та по батькові обов’язково мають бути зазначені у відомостях про автора.

Пропонуємо два зразки заяви на звільнення. 

Зразок 1. Заява на звільнення за власним бажанням

Директору ТОВ «Альтернатива»

Михайлу ГЕРАСИМЕНКУ 

бухгалтера відділу бухгалтерії

Алевтини ПРОСКУРИ

 

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене за власним бажанням 6 травня 2025 року.

 

22.04.2025                                                                                    Проскура

Зразок 2. Заява на звільнення за угодою сторін

Директору ТОВ «Альтернатива»

Михайлу ГЕРАСИМЕНКУ

бухгалтера відділу бухгалтерії

Олени СТЕПАНЕНКО

 

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене за угодою сторін 23 квітня 2025 року.

 

22.04.2025                                                                                 Степаненко

Наказ на звільнення

Наказ про звільнення (припинення трудового договору) можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, або за формою, відмінною від типової.

У наказі про звільнення за формою, відмінною від типової, мають бути такі реквізити:

1. Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юридичної особи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ)
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про звільнення…», «Про припинення трудового договору…»).
9. Текст:

• розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ЗВІЛЬНИТИ);
• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• назва професії (посади);
• назва структурного підрозділу;
• підстава звільнення (з посиланням на відповідну статтю КЗпП);
• дата звільнення;
• відомості про виплату вихідної допомоги (у випадках, передбачених законодавством);
• відомості про кількість днів невикористаної щорічної відпустки, а також відпустки працівникам, які мають дітей, що підлягають компенсації при звільненні.

10. Підстава для видання наказу (заява працівника; повідомлення про заплановане вивільнення тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.

Пропонуємо два зразки. 

Зразок 3. Наказ на звільнення за власним бажанням

Про звільнення

за власним бажанням Алевтини ПРОСКУРИ

 

НАКАЗУЮ:

1. Звільнити ПРОСКУРУ Алевтину Геннадіївну, бухгалтера відділу бухгалтерії 06 травня 2025 р. за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.
2. Бухгалтерії виплатити грошову компенсацію у зв’язку зі звільненням:
• За 25 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 р.;
• за 12 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло з 01 січня 2024 р. до дати звільнення (06 травня 2025 р.).

 

Підстава: заява Алевтини Проскури від 22.04.2025, зареєстрована за №28.

Зразок 4. Наказ на звільнення за угодою сторін

Про звільнення за угодою сторін 

Олени СТЕПАНЕНКО

 

НАКАЗУЮ:

1. Звільнити СТЕПАНЕНКО Олену Максимівну, бухгалтера відділу бухгалтерії 23 квітня 2025 р. за угодою сторін, пункт 1 статті 36 КЗпП України.
2. Бухгалтерії виплатити:

2.1 Грошову компенсацію у зв’язку зі звільненням:

• за 28 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 р.;

• за 12 календарні днів щорічної основної відпустки, право на які виникло з 01 січня 2024 р. до дати звільнення (23 квітня 2025 р.).

 

Підстава: заява Олени Степаненко від 22.04.2025, зареєстрована за №39.

Копія наказу про звільнення

У ст. 47 КЗпП зазначено, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення. 

Копія наказу – це не дублікат і не витяг! 

Згідно з Правилами №1000/5, копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.

Згідно з п. 8 Глави 11 Правил №1000/5, копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається:

1. зі слів «Згідно з оригіналом»;
2. найменування посади;
3. особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
4. дати засвідчення копії;
5. проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Приклад: 

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу організації діловодства

Олена МОЗГОВА  Підпис 

22.04.2025

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

А що буде, якщо копію наказу про звільнення не видати або замість копії видати дублікат? У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).

Обхідний лист або передача справ при звільненні

У чинному законодавстві немає норм, які б вимагали надання працівником заповненого обхідного листа при звільненні.

Передача справ – вимога, яку часто доводиться чути у зв'язку зі звільненням відповідальних осіб. Вона певною мірою пов'язана з обхідним листком і зі строком попередження про звільнення. Питання про передачу справ можуть порушуватися працедавцями також незалежно від причини. Проте найчастіше про них ідеться саме у випадках звільнення за власним бажанням.

Обхідний лист не передбачений чинним трудовим законодавством і не має затвердженої форми. 

Цей документ потрібен для підтвердження відсутності будь-яких заборгованостей у працівника, який звільняється, перед структурними підрозділами підприємства.

Типової форми обхідного листа немає, і його форму розробляють на кожному підприємстві. 

Найчастіше він містить такі пункти:

• прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника, що звільняється; 
• дату звільнення; перелік посадових осіб (структурних підрозділів) підприємства, які мають засвідчити про відсутність заборгованості; 
• дату складання документа; 
• підпис працівника.

Але незважаючи на те, що для деяких категорій працівників законодавством або контрактом може бути передбачено передачу справ, це не повинно обмежувати їхні права на звільнення. Пряма заборона на це міститься у ст. 9 КЗпП. 

Організувати прийняття справ, узгодити питання щодо заборгованостей, а у випадках, визначених законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб), – призначити і провести інвентаризацію – обов'язок роботодавця. Обов'язок провести ці процедури вчасно, до звільнення працівника, покладається на роботодавця. 

Про необхідність підписання обхідного листа при звільненні слід зазначати у правилах внутрішнього трудового розпорядку. 

Проте якщо працівник не оформив такий лист, не звільнити його не можна. Не розрахуватися у разі звільнення із працівником у зв’язку з ненаданням обхідного листа теж не можна, оскільки це є порушенням прямих норм трудового законодавства, а саме – ст. 47 КЗпП та ст. 116 КЗпП.