Як розрахувати відпусткові, коли дві відпустки йдуть одна за одною: поради бухгалтерам від редакції

1. Чи всі працівники можуть брати дві відпустки поспіль?
2. Перехід з однієї оплачуваної відпустки в наступну: що робити бухгалтеру? 
3. Перехід з декрету в декрет: як порахувати допомогу по вагітності та пологах?
4. З неоплачуваної відпустки в оплачувану: як порахувати відпусткові
5. Висновки

Чи всі працівники можуть брати дві відпустки поспіль?

Перед тим, як почати безпосередньо рахувати відпусткові, згадаємо:

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

Таке право, дійсно, є, воно прямо передбачено ст. 12 Закону №2136. І, звісно, що в таких роботодавців, якщо є нагальна потреба в тому, щоб працівники працювали, не вийде взяти не те що дві відпустки поспіль, а і навіть одну (якщо вона не декретна). Але і роботодавцям зловживати правом не відпускати працівників у відпустку не варто – кожній відмові потрібне обґрунтування. Такої вимоги Закон №2136 не містить, але щоб уникнути трудових спорів, краще таке обґрунтування до відмови на заяву додавати.

У решті випадків, якщо не йдеться про критично важливі підприємства, то роботодавець відпустки має надавати. Звісно, що, як і раніше, є ті відпустки, які надаються обов’язково – декретні відпустки це лише один з таких випадків, і ті, які надаються за згодою роботодавця (зокрема, за графіком, як щорічні).

І ось тут виникає запитання: чи є в працівника право взяти дві відпустки? Поспіль – так, одночасно – ні.

Нагадаємо кілька базових правил, які працюють навіть під час воєнного стану.

Правило №1:

Перебування працівника у двох відпустках в одного роботодавця одночасно чинним законодавством не передбачено!

Це давня істина, але чомусь запитання «чи можна?» ставить собі далеко не кожен роботодавець і працівник – і потрапляє у пастку. Можливо, це тому, що чинне трудове законодавство є досить гнучким і дає працівнику багато виборів.

Тому додамо ще два Правила.

Правило №2:

Використати кілька відпусток одна за одною в одного роботодавця – цілком законно!

Ба більше, Закон про відпустки навіть прописує деякі з таких випадків.

Наприклад, є у вас щорічна відпустка? Ви можете приєднати її, тобто використати одну за іншою із:

• відпусткою на навчання (п. 7 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки);
• відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами (ч. 2 ст. 20 Закону про відпустки).

І це тільки випадки, коли якщо працівник бажає використати дві відпустки поспіль, роботодавець повинен це бажання задовольнити. А скільки випадків, коли таке поєднання відбувається за згодою сторін!

Правило №3:

Одночасні відпустки у двох та більше роботодавців – це також цілком законно!

І цю ситуацію Закон про відпустки теж не залишив поза увагою.

Наприклад, у вас є два роботодавця (так звані основне місце роботи та сумісництво). І на обох місцях роботи ви маєте рівні права на відпустки. І можете скористатися цими правами на ваш розсуд:

• скористатися цими відпустками окремо (їх дати не збігатимуться). Так, у цьому випадку ви відпочиватимете лише наполовину – за одним місцем роботи не працюватимете, але за іншим далі виконуватимете трудові обов’язки;
• скористатися цими відпустками одночасно, щоб відпочити на повну. І це право прописане в п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки.

Таким чином:

Випадки у Правилах №2 (використання кількох відпусток одна за одною в одного роботодавця) та №3 (одночасні відпустки у двох та більше роботодавців) – не заборонені або навіть прописані в Законі про відпустки. Проте поєднання цих випадків – заборонено.

Коли наступного разу ваша працівниця запитає: «А навіщо мені виходити з відпустки для догляду за дитиною або з «воєнної» неоплачуваної відпустки, щоб взяти відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами?», згадайте ці три правила. І ваша відповідь буде: «Тому що збігатися дві відпустки за одним робочим місцем не повинні!».

Тобто тим, хто бажає отримати декретні (без проблем потім у роботодавця під час перевірки ПФУ), спочатку треба буде вийти з тієї відпустки, де вони зараз перебувають, і оформити відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами.

Перехід з однієї оплачуваної відпустки в наступну: що робити бухгалтеру? 

Таке трапляється нечасто, але все ж таки трапляється. Як мінімум два випадки, прямо зазначені в законі, ми навели вище - це приєднання щорічної відпустки до навчальної або використання щоічної відпустки після відпустки по вагітності та пологах, але це остаточний перелік можливих варіантів. 

Головний фактор, на який треба звернути увагу, це те, що працівникові надаються дві різні оплачувані відпустки, хоч між ними і немає жодного дня перерви. Тобто, друга відпустка починається одразу після закінчення першої. Але це не одна відпустка, а дві. Тому відпусткові треба буде нарахувати за кожною з таких відпусток окремо. 

Для того, щоб не заплутатися в розрахунку і щоб не мати суперечок з контролерами, бажано і оформити такі відпустки окремими заявами та наказами. 

Зверніть увагу!

В обох випадках базовим розрахунковим періодом буде 12 місяців до місяця надання відпустки. Проте, цей розрахунковий період може бути для них різним. 

Наприклад, якщо працівниця скористалася 24 днями щорічної основної відпустки з 1 травня, а потім, з 25 травня пішла у додаткову відпустку на дітей, то розрахунковий період буде для обох відпусток однаковим (травень 2025 - квітень 2026). Тож, середня зарплата за 1 день відпустки теж буде однаковою. 

Але у випадку, якщо ця працівниця пішла у першу відпустку в середині травня, а в наступну на початку червня, то для першої відпустки розрахунковим періодом буде травень-квітень, а для другої - червень-травень. Відповідно, відпусткові за 1 день можуть бути різними. 

Докладно про те, як порахувати відпусткні, ми розповіли в статті "Рахуємо середню зарплату для оплати відпустки: приклади від редакції для 2026 року". 

А як бути у випадку, якщо перша відпустка була неоплачувана і тривала? Розглянемо ці випадки докладніше. 

Перехід з декрету в декрет: як порахувати допомогу по вагітності та пологах?

Приклад 1

Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, але оформила лікарняний з діагнозом «Вагітність та пологи». Як рахувати допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами?

Така допомога виплачується у вигляді середньоденної зарплати за кожен день відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

А рахується ця середньоденна зарплата згідно з Порядком №1266.

І тут можливі два варіанти.

Варіант 1. Немає жодного відпрацьованого дня між цими відпустками. Тобто працівниця перервала одну декретну відпустку і одразу ж пішла в іншу

У такому випадку що ми маємо?

12 місяців перебування у трудових відносинах перед місяцям відкриття листка непрацездатності – є.

• припустимо, що ці 12 місяців входять до страхового стажу,
• але в ці 12 місяців працівниця не відпрацювала жодного дня.

Щодо наявності страхового стажу ми зробили припущення не випадково. Справа в тому, що під час відпустки по догляду за дитиною страховий стаж є тільки в тому випадку, якщо за працівника або за працівницю хтось сплачував ЄСВ.

До 2026 року це відбувалося в тому випадку, якщо на такого працівника або працівницю була оформлена допомога при народженні дитини. Тоді вона виплачувалася частками як раз протягом 3 років з народження дитини, тож, період її виплати міг співпасти з періодом відпустки по догляду за дитиною до трьох років (виплата такої допомоги ніяк не була прив'язана із використанням такої відпустки і цілком могло бути, що допомогу отримує, наприклад, батько, а у відпустці перебуває мати дитини). У разі співпадіння в людини, що перебувала у відпустці по догляду зберігався страховий стаж протягом періоду отримання такої допомоги. Адже за таку людину ЄСВ платив орган, який виплачував допомогу. 

З 1 січня 2026 року порядок надання державної допомоги батькам змінився. Допомога при народженні тепер виплачується разово. А ще до досягнення дитиною 1 року виплачується допомога по догляду за нею. А далі - виплата єЯслі виплачується до досягнення дитиною 3 років лише у випадку, якщо батьки працюють. Докладно про це ми писали тут і тут.  

Ті, хто оформив допомогу при народженні дитини до 2026 року, отримуватимуть її по-старому порядку і у старому розмірі до досягнення дитиною трирічного віку. Лише тим, в кого станом на 1 січня 2026 року дитині ще не виповнилося 1 рік, надали право вибору: отримувати виплату по-старому чи переоформити документи. Звісно, допомогу при народженні дитини за новим розміром вони вже отримати не можуть, але можуть отримувати по 7000 грн. до досягнення дитиною 1 року. Про це ми писали тут. 

При цьому право на відпустку по догляду за дитиною до трьох років у працівників в 2026 році залишилось. Про це ми розповідали докладно тут.  

Тобто, і до 2026 року, сам факт перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох років не означає автоматично, що у працівниці є страховий стаж. Стаж в неї є, якщо вона отримує державну допомогу. При цьому роботодавець таку допомогу не виплачує, а отже, наявність у працівниці страхового стажу за останні 12 місяців варто перевірити, зокрема, на порталі електронних послуг ПФУ. 

Адже якщо за останні 12 місяців перед початком відпустки по вагітності та пологах у працівниці немає 6 місяців страхового стажу, застосовується обмеження: допомога по вагітності та пологах надається, виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Не забуваємо, що у допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами є і мінімальний розмір – вона не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (дати відкриття листка непрацездатності). 

Припустимо, що потрібний страховий стаж у працівниці є, а от заробітку за останні 12 місяців немає. 

У такому разі середньоденна зарплата рахується шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу) на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44).

Тому якщо оклад становить 20 000 грн (що більше 8 647 грн МЗП у 2026 році), то середньоденна зарплата, з якої нараховується допомога, буде: 20 000 / 30,44 = 657,03 грн.

Важливо!

Якщо оклад становить 7 000 грн (що менше МЗП), то середньоденна зарплата, з якої нараховується допомога, буде: 8 647 / 30,44 = 284,07 грн. Це мінімальний розмір декретних у розрахунку на 1 день у 2026 році.

Є у такої допомоги (навіть в разі наявності потрібного страхового стажу) і максимальний розмір – вона у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування єдиного внеску (у 2026 році – 172 940 грн).

Тому якщо оклад становить 200 000 грн, то середньоденна зарплата, з якої нараховується допомога, буде: 172 940 / 30,44 = 5 681,34 грн. Це максимальний розмір декретних у розрахунку на 1 день у 2026 році.

Варіант 2. Працівниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною, пропрацювала якийсь час, а потім пішла у відпустку по вагітності та пологах

Часто чуємо запитання від працівниць: чи є їм сенс виходити на роботу і трохи попрацювати? Особливо це цікавить тих, хто, крім окладу, отримує надбавки та доплати.

Сенс є! Адже з розрахункового періоду викреслять дні відпустки по догляду за дитиною (неоплачуваної відпустки). А ті виплати і дні, що залишаться в межах цього розрахункового періоду – з них (а не тільки з окладу) буде нараховано допомогу.

Якщо працівниця відпрацює перед відкриттям лікарняного цілий календарний місяць, то декретні їй порахують з фактичного доходу за цей місяць.

Та навіть якщо цілого календарного місяця відпрацювати не вийде, у такому разі середньоденна зарплата рахуватиметься з фактичного доходу та днів після першої відпустки до місяця настання страхового випадку (дня відкриття лікарняного).

Тому якщо працівниця була у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, перервала її та вийшла на роботу 20 травня, а з 16 червня пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами треба буде нарахувати із середньоденної зарплати, порахованої з фактичного доходу за відпрацьовану частину травня (це останній місяць розрахункового періоду).

Наприклад, за період з 20.05 по 31.05 (12 календарних днів) працівниці нарахували 14 000 грн. Середньоденна зарплата буде: 14 000 / 12= 1 166,67 грн.

Контрольна операція: порівнюємо пораховану середньоденну зарплату із мінімальним розміром декретних за 1 день (284,07 грн). І нараховуємо декретні за вищою з цих середньоденних зарплат!

З неоплачуваної відпустки в оплачувану: як порахувати відпусткові

Приклад 2

Працівниця бажає використати щорічну основну відпустку після відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Як порахувати середньоденну зарплату у такому випадку?

Випадки нібито схожі, але порядок розрахунку середньоденної зарплати інший – відпусткові ми рахуємо згідно з Порядком №100.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду.

І за Варіантом 1 (коли між відпустками немає жодного відпрацьованого дня) ситуація начебто збігається з Прикладом 1. Середньоденну зарплату рахуємо з окладу (тарифної ставки) працівника.

Зверніть увагу!

У цьому випадку формула розрахунку середньоденної зарплати буде зовсім інша! Точніше, цієї формули немає в Порядку №100, і її доводиться брати з листів та роз’яснень контролюючих органів:

оклад х 12 / 365 (366)

Тобто рахуємо річний заробіток працівника, керуючись не розміром окладу протягом попередніх 12 місяців, а тим розміром окладу, яким він є на час розрахунку. І ділимо цей річний дохід на кількість календарних днів у 12 місяцях розрахункового періоду.

Якщо працівниця йде у щорічну основну відпустку у травні 2026 року, тобто розрахунковий період травень 2025 – квітень 2026 (365 днів), оклад становить 20 000 грн, то середньоденна зарплата буде: 20 000 х 12 / 365 = 657,53 грн.

За Варіантом 2 (коли між відпустками є певна кількість відпрацьованих днів) ситуація теж збігається з Прикладом 1.

Є розрахунковий період – 12 місяців перед місяцем початку щорічної відпустки. Наприклад, якщо щорічна відпустка починається в червні 2026 року, то розрахунковий період це червень 2025 р. – травень 2026 р.

Якщо вийти на роботу з 1 травня, то є один повністю відпрацьований між відпустками календарний місяць, і середньоденна зарплата рахується виходячи з фактичного доходу за цей місяць. Беремо зарплату травня (умовно 15 000 грн) і ділимо на кількість календарних днів у травні (31): 20 000 / 31 = 645,16 грн. 

Але якщо повністю відпрацьованого календарного місяця немає (навіть якщо є половина одного календарного місяця і половина наступного) – рахуємо середню зарплату виходячи з фактичного заробітку та днів розрахункового періоду за винятком відпустки по догляду за дитиною.

Якщо вийти на роботу з 20 травня, а з 16 червня піти у щорічну відпустку, у розрахунковому періоді залишиться лише частина травня після виходу на роботу з декрету. І відпусткові треба буде нарахувати із середньоденної зарплати, порахованої так: якщо за період з 20.05 по 31.05 (12 календарних днів) працівниці нарахували, наприклад, 8 000 грн, то середньоденна зарплата буде: 8 000 / 12 = 666,67 грн.

Висновки

• Перебування працівника у двох відпустках в одного роботодавця одночасно чинним законодавством не передбачено (правило 1);
• Також цілком законно як використання кількох відпусток одна за одною в одного роботодавця (правило 2) , так і одночасні відпустки у двох та більше роботодавців (правило 3);
• Поєднання випадків, зазначених у правилах 2 і 3 – заборонено.