Одразу зазначимо, що обов'язковості ведення особових карток як форм первинного обліку чинним законодавством не передбачено. Форма №п-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Цей наказ, яким затверджено типову форму, в Міністерстві юстиції не зареєстрований (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже, не є обов'язковим до виконання.
Свого часу Держкомстат у листі від 24.06.2005 р. №14/1-2-25/58 зазначав, що згідно з п. 5 Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженого постановою КМУ від 28.12.92 р. №731, чинна на той момент форма №п-2 не підлягала державній реєстрації у Мін'юсті. Однак, на думку Держкомстату, ця форма була обов'язковою для застосування. Ми не підтримуємо цей погляд, адже не зареєстровані в Мін'юсті документи не можуть встановлювати обов'язкових правил поведінки.
Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік (1), розробка систем і форм внутрішньогосподарського обліку (2) належить до компетенції підприємства і здійснюється підприємством самостійно. Тож підприємство для ведення первинного кадрового обліку може використовувати, зокрема, форму №п-2 — загалом, в окремих частинах або з доповненнями чи взагалі не використовувати цієї форми.
Ну і, звичайно, чинне законодавство не передбачає обов'язковості заведення на кожну людину нової особової картки щоразу, коли її знову приймають на роботу на це ж підприємство (облік щодо неї можна вести як у новій, так і в старій обліковій картці, або з допомогою інших форм обліку).
Щоправда, форма №п-2 не пристосована для неодноразового прийняття та звільнення, адже її графа «Дата і причина звільнення (підстава)» є завершальною і розміщена наприкінці форми. Оскільки ж ця форма є типовою, підприємство може доопрацювати її, наприклад, доповнивши розділ IV «Призначення і переведення» додатковою графою (графами) «Дата і причина звільнення», «Номер наказу про звільнення».
На підприємствах, які мають справу з неодноразовим прийняттям-звільненням одних і тих самих осіб (найчастіше так трапляється із сумісниками, яких часто приймають за строковими трудовими договорами на час виконання певної роботи), нерідко використовують ті самі особові картки, а в разі формування особових справ із кадровими документами (копії документів про освіту, професійний рівень, оригінали заяв, копії наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток тощо), після повторного прийняття того ж самого працівника на роботу, зручніше використовувати ту саму особову справу.
Якщо зазначена ситуація є характерною для підприємства, йому можна рекомендувати передбачити особливості застосування первинної облікової документації у таких випадках у наказі про організацію документообігу чи іншому внутрішньому нормативному документі.
--1--
Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
--2--
Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік, внутрішньогосподарський (управлінський) облік — система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.
Олексій КРАВЧУК