Для зручності використання статті та кращого розуміння процесу розпишемо всю процедуру покроково.
КРОК 1. Створення наказу
Керівник підприємства видає наказ про здійснення закупівлі і видачі новорічних подарунків дітям працівників, в якому прописуються усі необхідні вимоги і критерії.
У наказі про видачу подарунків слід зазначити: «вручити працівникам, які мають дітей, дитячі новорічні подарунки». В такому випадку у відомості на видачу подарунків зазначаються прізвища працівників.
Якщо роботодавець у вищезгаданих документах зазначить дані дітей працівників, то одержувачами подарункового доходу стають діти.
Таким чином, підприємство повинне буде зазначити у ф. № 1ДФ ідентифікаційні номери саме дітей працівників, а не працівників. А для того, щоб відобразити такі доходи у звітності, слід буде отримати від працівників ідентифікаційні коди дітей, що суттєво ускладнить роботу бухгалтерії.
КРОК 2. Отримання копій свідоцтв про народження дітей
Зазвичай, подарунки видають неповнолітнім дітям (згідно зі ст. 6 СКУ, це 18 років). Проте підприємство має право самостійно вводити обмеження щодо віку дітей, яким будуть видаватися подарунки.
КРОК 3. Створення переліку працівників, які мають дітей
Відділ кадрів складає перелік працівників, які мають дітей, яким будуть видаватися подарунки. Такий перелік формується на підставі копій свідоцтв про народження дітей.
КРОК 4. Складення кошторису на закупівлю подарунків
На підставі переліку і даних про вартість подарунків складається затверджений керівником кошторис на закупівлю подарунків. При цьому слід врахувати, що у 2019 році не оподатковується ПДФО та військовим збором подарунок у негрошовій формі вартістю до 1043, 25 грн (пп. 165.1.39 ПКУ, пп. 1.7 п. 16-1 підр. 10 розділу ХХ).
КРОК 5. Придбання подарунків
Придбання подарунків оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:
- Безготівково з рахунку підприємства – факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;
- за готівку довіреною особою - така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про відповідні витрати (касовий чек, квитанція тощо). Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, касового або товарного чеку, квитанції тощо.
КРОК 6. Роздача подарунків
Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості.
На підставі оформленого переліку із підписами працівників, які отримали подарунки, як правило, складається ще й акт на списання таких подарунків.
КРОК 7. Оподаткування
Статтею 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема, вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) - у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2019 р. – це 1043, 25 грн.
При цьому, якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.
Відповідно до пп. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:
К = 100 : (100 - Сп),
де:
- К - коефіцієнт;
- Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування (у 2019 р. - 1,2195).
Військовий збір
Якщо подарунок коштував більше, то сума перевищення понад 1043,25 грн підлягає військовим збором.
З метою утримання військового збору вартість подарунку збільшувати на натуральний коефіцієнт не потрібно. Тобто військовий збір буде утримуватися зі суми перевищення без застосування натурального коефіцієнту.
ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, оскільки такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свята – Нового року. Це встановлено п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170.
Саме такий алгоритм оподаткування новорічних подарунків ПДФО, ВЗ та ЄСВ наводили податківці тут.
КРОК 8. Відображення в обліку та звітності
Звіт за ф№ 1ДФ
Перший розділ
Порядок заповнення та подання податковими агентами форми №1ДФ затверджено наказом МФУ від 13.01.2015 р. №4.
Згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку, вартість подарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань), якщо їхня вартість не вища встановленого співвідношення до однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі, відображається у ф. №1ДФ під ознакою доходу «160».
Якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то сума такого перевищення відображається у формі. №1ДФ під ознакою доходу «126».
Другий розділ
У рядку «Військовий збір» загальну суму нарахованого доходу, загальну суму виплаченого доходу, загальну суму нарахованого ВЗ та загальну суму перерахованого до бюджету ВЗ відображають у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). При цьому відомості про фізособу - платника податку, якій нараховано доходи, з яких утримується ВЗ, не зазначають.
Звіт з ЄСВ
Оскільки ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, то й у звіті з ЄСВ їх не відображають.
Бухоблік
У бухгалтерського обліку придбані подарунки слід відображати на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали». При роздачі дитячих подарунків їх вартість та нараховані податкові зобов’язання з ПДВ слід відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Зверніть увагу: згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. При цьому спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено.
А як щодо ПДВ?
Слід зазначити, що продаж роботодавцям «класичних» новорічних подарунків (тобто відносно недорогих наборів солодощів та іграшок) ПДВ не оподатковується. Отже, в разі їх придбання податкового кредиту роботодавець не буде мати.
Оподаткування ПДВ новорічних подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні – щорічно в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року. Відповідно до ст. 2 цього закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. Тож на роботодавця-платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію.
Зверніть увагу: під дитячими святковими подарунками в цьому Законі розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільга з ПДВ в 2019 році передбачена лише для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує 1921 грн х 8% = 153,68 грн.
Звісно, якщо роботодавець вирішить придбати щось дорожче або сформувати новорічні подарунки самостійно, то така операція обкладатиметься ПДВ на загальних підставах і тоді ПК буде. Головне, щоб продавець зареєстрував на роботодавця відповідну податкову накладну.
А ось надання новорічних подарунків дітям працівників є операцією постачання товарів, тобто обкладається ПДВ на загальних підставах (пп. 185.1 ПКУ). Оскільки постачанням товарів є будь-яка передача права на розпорядження товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).
База обкладення ПДВ залежить від того, яким способом було отримано подарунки – придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання. Для продукції власного виробництва цією базою є звичайна ціна такої продукції.
При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» ПЗ) в цій ситуації буде не потрібно. Роз’яснення податківців щодо оподаткування ПДВ операцій з безоплатної роздачі товарів ми наводили тут, аналогічне роз’яснення зараз є в «ЗІР» (підкатегорія 101.06).
Щодо складення ПН при роздачі подарунків
ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення документів, що підтверджують факт передачі подарунків фізособам. Це може бути накладна, відомість тощо. Отже, ПН має бути виписана датою накладної, відомості тощо.
Оскільки в даному випадку договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, підприємству слід оформити дві ПН (Порядок №1307):
- першу – на договірну (тобто нульову) вартість;
- другу (на себе) – на мінімальну базу (тобто на вартість придбання подарунка/звичайної ціни готової продукції) з типом причини «15».
Докладно про складання таких податкових накладних ми писали тут.