Документальне оформлення оперативної оренди приміщень

Укладаємо договір оренди нерухомого майна

Орендні відносини регулюються главами 58 (§1 – §6), 59 ЦКУ та главою 30 ГКУ (§5). Зокрема, ЦКУ визначає загальні положення про оренду  у главі 58, §1, правила оренди будівлі або іншої капітальної споруди у главі 58, §4. Положення §5 глави 30 ГКУ щодо орендних правовідносин слід розглядати як спеціальні норми для суб’єктів господарювання.

Договір оренди вважається укладеним з моменту, коли сторони у належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Сторонами у договорі оренди є орендодавець (наймодавець) та орендар (наймач). За договором оренди орендодавець передає або зобов'язується передати орендареві майно у користування за плату на певний строк. 

Орендодавцем може бути власник речі або особа, якій належать майнові права. Власник майна або особа, якій належать майнові права, може уповноважити на укладення договору оренди іншу особу. 

Орендоване майно можна передати у суборенду (піднайм). Відносини суборенди врегульовані ст. 774 ЦКУ:

• Передання наймачем речі у користування іншій особі (піднайм) можливе лише за згодою наймодавця, якщо інше не встановлено договором або законом. Зокрема, у договорі найму можна прямо прописати можливість наймача передавати майно в піднайм, не питаючи дозволу у наймодавця. Якщо згода наймодавця потрібна, вона може оформлятися у формі додаткової угоди до договору найму або у формі листування між намачем та наймодавцем тощо;
• Строк договору піднайму не може перевищувати строку договору найму. Навіть якщо сторони договору найму зазначать в договорі про інше, ця умова буде нікчемною;
• До договору піднайму застосовуються положення про договір найму, тобто ці договори відрізняються один від одного тільки двома вищезазначеними моментами – згода наймодавця і строк договору.

Суб’єкти господарювання – ФОПи та юрособи на загальній системі оподаткування, ФОПи та юрособи – платники ЄП 4 групи та юрособи – платники ЄП 3 групи можуть укладати договори оренди житлових та нежитлових приміщень незалежно від загальної площі такої нерухомості. Для ФОПів-єдинників є обмеження щодо площі приміщень, що вони можуть надавати в оренду:

• ФОПи – платники ЄП 1 групи взагалі не можуть надавати будь-яке майно в оренду, тому що це не передбачено умовами застосування спрощеної системи для 1 групи платників ЄП (пп. 1 п. 291.4 ПКУ).
• ФОПи – платники ЄП 2 та 3 групи можуть надавати в оренду житлові приміщення та/або їх частини, загальна площа яких не перевищує 400 кв.м, нежитлові приміщення (споруди, будівлі) та/або їх частини, загальна площа яких не перевищує 900 кв.м (п. 291.5.3 ПКУ). Зокрема, приміщення загальною площею 400 кв. м та 900 кв. м ще можна надавати в оренду, а 401 кв. м, 901 кв. м – вже ні.

Фізичні особи можуть надавати майно в оренду і поза рамками підприємницької діяльності, з оподаткуванням доходів від оренди за загальними правилами розділу IV ПКУ, крім ст. 177 ПКУ, яка регулює оподаткування доходів ФОП на загальній системі.

Плата за користування майном – одна з найважливіших умов договору оренди. При визначенні її розміру сторони повинні узгодити також її форму: грошову або натуральну. Сторони можуть встановити умови, за яких розмір орендної плати буде переглядатися. У разі настання таких умов, якщо сторони не досягнуть згоди щодо нового розміру орендної плати, договір може бути розірваний за згодою сторін або у судовому порядку.

Орендар має право вимагати зменшення плати, якщо через обставини, за які він не відповідає, можливість користування майном істотно зменшилася (крім випадку нормального зношення предмета оренди). Такими обставинами, зокрема, можуть бути погіршення стану майна не з вини орендаря, форс-мажорні обставини тощо. 

Як правило, орендна плата за користування майном встановлюється на місяць і вноситься щомісяця. Якщо сторони бажають визначити іншу періодичність оредної плати, то її треба встановити у договорі.

Відповідно до ч. 6 ст. 762 ЦКУ, орендар звільняється від плати за весь час, протягом якого він не міг користуватися майном через обставини, за які він не відповідає. Такими обставинами можуть бути вже згадані форс-мажорні та інші обставини, які виникли не з вини орендаря. Крім того, сюди ж можна віднести, наприклад, випадки, коли орендодавець не виконує своїх обов'язків з передачі майна орендарю, забезпечення доступу орендаря до об'єкта оренди.

Договір оренди може бути укладено як на визначений строк, так і на невизначений (ст. 763 ЦКУ).

При укладенні договору оренди нерухомого майна на невизначений строк кожна зі сторін має право відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це іншу сторону за 3 місяці, якщо інші строки не встановлені законом або договором.

У ст. 764 ЦКУ передбачено можливість автоматичної пролонгації договору оренди при фактичному продовженні орендних відносин після закінчення строку договору, якщо одночасно мають місце такі умови:

• орендар продовжує користуватися майном після закінчення строку договору;
• орендодавець не заперечує проти цього протягом 1 місяця з дня закінчення строку договору.

Договір у зазначених випадках вважається поновленим на строк, раніше встановлений договором.

Схожа норма щодо поновлення строку дії договору оренди міститься й у ч. 4 ст. 284 ГКУ.

Як оформляти факт передання майна в оренду та з оренди

Сам договір оренди найчастіше укладається у письмовій формі у вигляді окремого документа, у якому зазначаються всі суттєві умови, права і обов’язки сторін. Спрощена форма договору для орендних відносин не дуже підходить, тому вона практично не використовується. Про спрощену форму договору ми докладно писали ще у 2013 році.

Як документувати сам факт передання майна в оренду, не регламентує ані ЦКУ, ані ГКУ. Натомість ЦКУ та ГКУ оперують такою категорією, як строк договору оренди:

• договір найму укладається на строк, встановлений договором (ст. 763 ЦКУ, ст. 284 ГКУ);
• наймодавець зобов'язаний передати наймачеві майно у користування негайно або у строк, встановлений договором найму (ст. 765 ЦКУ);
• кожна із сторін договору найму нерухомого майна, укладеного на невизначений строк, може відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це другу сторону за три місяці. Договором або законом може бути встановлений інший строк для попередження про відмову від договору найму, укладеного на невизначений строк (ст. 763 ЦКУ).

Тому на практиці оформляється акт приймання-передачі майна в оренду. І в Інтернеті ви знайдете безліч зразків такого акту (навіть від Фонду держмайна). 

Чи складати періодичні акти про оренду майна протягом дії договору? 

Норми ЦКУ та ГКУ не вимагають складання таких документів. Проте Мінфін у листі від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658 зазначив, що для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна протягом звітного періоду договору про оренду недостатньо, тому необхідне складання окремого первинного документа.

Для здійснення орендних платежів, як правило, складається акт наданих послуг, який є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, та підписується посадовими особами орендодавця та орендаря. 

При цьому, якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який слугує підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складається первинний документ, визначений таким договором. Зокрема, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з надання послуг (оренди майна) без складання акта наданих послуг тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.

На користь «скороченого» варіанту документування без складання періодичних актів можемо сказати, що оренда з точки зору цивільних правовідносин – це не послуга і тим більше не робота. Орендодавець отримує орендний дохід не від власних зусиль з надання послуг або виконання робіт, а від надання майна іншій особі в користування. Орендний дохід – це пасивний дохід, тому складання актів «надання послуг з оренди» – це юридичний нонсенс. Він виник у нашій практиці виключно через те, що з точки зору оподаткування оренда вважається послугою (пп. 14.1.185 ПКУ), а податківцям завжди було недостатньо одного лише договору оренди, вони вимагали ще й акти. Тому на думку автора, акти надання послуг з оренди – це виключно данина податківцям і ці акти не несуть жодної користі для інших цілей: початок та кінець періоду оренди підтверджується договором, самим сторонам не потрібне щомісячне підтвердження того, что орендар дійсно користується орендованим майном – вони це знають і  без актів.

З якою періодичністю виставляти рахунки за оренду та складати акти? 

У ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік написано, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Відповідно до ст. 13 Закону про бухоблік звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна фінансова звітність складається за результатами першого кварталу, першого півріччя, дев’яти місяців. Крім того, відповідно до облікової політики підприємства фінансова звітність може складатися за інші періоди.

Тож якщо підприємство не складає проміжну фінансову звітність та не визначило інший звітний період в обліковій політиці, то звітним періодом для нього є календарний рік. То що, акти щодо оренди воно може складати раз на рік? З точки зору бухобліку – так, якщо підприємство подає фінзвітність раз на рік, то й доходи або витрати воно може визнати один раз за весь рік. Фінзвітність при цому буде правдивою і не перекрученою. Так само, якщо підприємство складає квартальну проміжну фінзвітність – доходи і витрати щодо оренди можна визнавати щовартально.

Такі самі міркування і з точки зору оподаткування прибутку: платники з річним звітним періодом можуть визнавати доходи або витрати від оренди раз на рік, а з квартальним – щоквартально.

Але на практиці, як правило, рахунки та акти щодо оренди оформлюються щомісяця, тому що цього вимагають правила оподаткування ПДВ, якщо одна або обидві сторони договору є платниками ПДВ. Звітним періодом щодо ПДВ є місяць, і за підсумками місяця орендодавець – платник ПДВ повинен визнати свої податкові зобов’язання і скласти податкову накладну. Орендар – платник ПДВ теж зацікавлений в отриманні ПН щомісяця, щоб збільшити свій податковий кредит.

Для орендодавців – платників єдиного податку 3 або 4 групи, які не є платниками ПДВ, немає значення, з якою періодичністю складати акти для орендарів – щорічно чи щоквартально, адже вони оподатковують або фактичне надходження грошових коштів, або площу земельних угідь. 

Крім цього, якщо орендодавцю хочеться отримувати орендну плату частіше, ніж раз на рік або раз на квартал, він буде зацікавлений в тому, щоб щомісячно виставляти рахунки орендарю.

Висновки

В законодавстві немає прямої вимоги про те, з якою періодичністю виставляти рахунки/складати акти щодо орендної плати. Сторони вирішують це питання самостійно з урахуванням особливостей оподаткування, які ми щойно розглянули. Найпоширенішою практикою є оформлення рахунків та актів щомісячно. 

Оплачений рахунок (інвойс) має силу первинного документа і може підтвердити витрати орендаря на оренду приміщення.

Все вищесказане ми звели у таблицю, у якій показали два варіанти документального оформлення орендних відносин: мінімальний та максимальний пакет документів.

Таблиця

Варіанти документального оформлення орендних відносин

Про відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю ми докладно писали тут.

Про ПДВ та податкові накладні на відшкодування вартості комунальних послуг читайте тут.