Адвокатка Ганна Лисенко у своєму Телеграм-каналі розповіла, що треба перевірити у кадрових документах на початку 2026 року.
1. Штатний розпис
- чи є наказ про його затвердження
- чи відповідають посади Класифікатору професій
- чи збігаються назва посад у штатці, наказах, трудових договорах і трудових книжках
- чи відповідає реальній структурі підприємства та чисельності посад
- чи відповідає мінімальний посадовий оклад державним мінімальним гарантіям (як мінімум, прожитковому мінімуму для працездатних осіб 3328 грн, а ті, хто не бажають здійснювати доплату до мінімальної зарплати, орієнтуються на мінімальний розмір окладу 8 647 грн).
- чи немає «мертвих» посад, особливо якщо плануються скорочення.
Пам'ятайте: зміни до штатного розпису можуть впливати на істотні умови праці, тому необхідно дотримуватися порядку попередження про них за ст. 32 КЗпП. Однак під час воєнного стану, згідно з ч. 2 ст. 3 Закону №2136, попередження про такі зміни треба робити не пізніш як до їх запровадження.
- чи не закінчується строк строкових договорів
- чи умови не застаріли — обновити відповідно до останніх змін у законодавстві
- чи оплата праці відповідає мінімальним гарантіям
- чи умови договору відповідають реальним умовам роботи
3. Правила внутрішнього трудового розпорядку
- чи наведені у відповідність до актуального законодавства
- чи додані Правила поведінки на підприємстві, які містять положення про нерозголошення конфіденційної інформації (п. 2 ст. 142 КЗпП).
4. Посадові інструкції
- індивідуалізовані, а не шаблонні
- відображають реальні трудові функції
- працівники ознайомлені під підпис
5. Відпустки
- чи затверджений графік відпусток на 2026 рік
- чи немає значної кількості невикористаних днів
6. Електронний документообіг
- чи запроваджені альтернативні способи ознайомлення з кадровими документами (наказом, положенням або у трудовому договорі)
- чи визначені офіційні канали комунікації з працівником
- чи зберігаються докази надсилання документів
7. Призупинені трудові договори
- перевірити строки з урахуванням ст. 13 Закону №2136 (подовження призупинення трудового договору на строк більше 90 днів - тільки за згодою обох сторін трудових відносин)
- після спливу строку призупинення, дія трудового договору автоматично відновлюється
- визначити подальші дії щодо працівників, які не вийшли на роботу після відновлення трудового договору
Окремо перевірте працівників, які:
- тривалий час відсутні без пояснень
- виїхали за кордон, а дистанційна робота неможлива
- перебувають на окупованій території
- фактично не виконують роботу і для них немає функцій
Наприкінці адвокатка надала пораду: «Зробіть мініаудит кадрових документів зараз — це дешевше, ніж потім програвати трудовий спір у суді».
***
Читайте також:
- Інструкція з діловодства на підприємстві: алгоритм розроблення, затвердження і внесення змін
- Накази керівника юрособи: які вони бувають, коли складаються та як їх правильно оформити? (+ 3 зразки наказів)
- Накази по підприємству – 2025: види, реквізити, нумерація, оформлення та зберігання (+8 прикладів)
- Штатний розпис треба буде складати і після 28 серпня: позиція Мінекономіки
- Держпраці – про штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади
- Посадова інструкція: для чого вона потрібна, нюанси складання, ознайомлення працівника, внесення змін + зразок
- Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів
- Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?
- Як оформити щорічну відпустку у 2025 році: поради від редакції