- Податкова рахує швидко, але поверхнево
- Три випадки, коли розбіжність існує тільки на папері
- Єдиний податок і ПДВ: розбіжність, закладена в самому кодексі
- Розбіжність пояснили. Що робити з самим листом?
- Що варто запам’ятати
«YANKIV. Юридична компанія» розповідає звідки беруть розбіжності в податковій звітності і що з цим робити.
Розберемо, звідки беруться ці розбіжності, як їх пояснити – і чому мовчати у відповідь небезпечніше, ніж сперечатися.
Податкова рахує швидко, але поверхнево
Останнім часом ДПС активно будує власну аналітику: система автоматично зіставляє публічні реєстри, звіти податкових агентів, дані ПРРО та подані декларації. Логіка проста – якщо два числа не збіглися, це сигнал.
Проблема в тому, що на цьому аналіз часто й закінчується. Ніхто не перевіряє призначення платежу, не дивиться на дату надходження коштів, не з’ясовує, хто саме заплатив підприємцю. Лист формується на самому факті невідповідності – і летить платнику.
І тут важливо розуміти справжню мету. Податківцям часто не потрібне доведене порушення. Їм потрібна формальна підстава для наказу на перевірку. А неправильна реакція на лист – це і є та підстава, на яку розраховують.
Три випадки, коли розбіжність існує тільки на папері
Найкраще це видно на реальних листах. Кожен із трьох прикладів нижче – це запит, у якому податкова побачила порушення там, де його фізично немає.
Платіж від бюджетної установи на рахунок ФОП 2 групи
ГУ ДПС у Києві надіслало запит підприємцю на другій групі: у відкритому реєстрі публічних фінансів видно надходження бюджетних коштів на його рахунок. Висновок податкової – порушення п. 291.4 ПКУ, адже друга група може працювати лише з платниками єдиного податку та населенням, а бюджетна установа до цих категорій не належить.
Але норму дочитали не до кінця. Обмеження щодо кола покупців стосується виключно послуг. Товари друга група має право продавати кому завгодно – і бюджетній установі, і ТОВ на загальній системі. Якщо оплата надійшла за товар, порушення немає в принципі.
Простими словами: побачивши платіж, податкова не витратила двох хвилин на те, щоб глянути в його призначення. Замість цього – лист із вимогою надати опис господарської діяльності, дані про виробничі потужності й трудові ресурси, банківські виписки з 2023 року, всю первинку та трудові договори. За обсягом це вже не запит, а повноцінна документальна перевірка у формі листа.
Розбіжність у 740 тисяч, якої не існує
Другий лист – з Дніпропетровщини, адресат ФОП 3 групи зі ставкою 5%. Податкова зіставила три цифри: задекларований дохід за 2025 рік – 9 033 000 грн, виплати від податкових агентів за формою 4ДФ – 8 146 000 грн, виторг через ПРРО – 147 000 грн. Висновок: розбіжність приблизно 740 тисяч гривень (у листі ДПС – 739 668 грн; різниця в сотнях гривень пояснюється округленням вихідних сум).
Порахуймо разом. 8 146 000 + 147 000 = 8 293 000 грн. А підприємець задекларував 9 033 000 грн – тобто на 740 тисяч більше, ніж податкова взагалі бачить у своїх базах, і добровільно сплатив із цієї суми податок. Заниження доходу тут не просто відсутнє – картина прямо протилежна.
Чому так виходить? Форма 4ДФ показує лише виплати від податкових агентів – ФОП і ТОВ, які подають звітність. Оплати від фізичних осіб, надходження від нерезидентів, безготівкові розрахунки без застосування РРО у цій формі не з’являються ніколи. Тому чесний підприємець майже завжди декларує більше, ніж «знає» про нього податкова.
Підставою запиту вказано абзац перший пп. 73.3.1 ПКУ – виявлені факти, що свідчать про порушення. Але наведені податковою ж цифри свідчать про зворотне. Отже, підстави для запиту немає як такої – і саме це стає стрижнем відповіді.
Ознаки 101 і 157 в одному звіті
Третій запит, зі Львівщини: у звіті платника одночасно фігурують ознака 101 (заробітна плата) та ознака 157 (виплата самозайнятій особі) – і стосовно однієї й тієї ж людини. Податкова припускає підміну трудових відносин або приховану зайнятість.
Сам по собі такий збіг порушенням не є. Пункт 177.8 ПКУ дозволяє не утримувати ПДФО при виплаті доходу підприємцю – за умови, що він підтвердив свою державну реєстрацію. Наявність найманих працівників не забороняє додатково купувати послуги в ФОП.
Але в цій самій нормі закладене застереження: правило не працює, якщо буде встановлено, що відносини за цивільно-правовим договором фактично є трудовими. Саме тому питання зводиться не до кодів у звіті, а до змісту відносин. І тут ризик реальний – Верховний Суд сформував критерії, за якими відносини можуть бути перекваліфіковані в трудові:
- систематична оплата за сам процес роботи, а не за результат;
- підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку;
- робота за посадою з державного класифікатора професій;
- робоче місце й обладнання надані замовником, а не власні;
- дотримання правил охорони праці на робочому місці замовника.
Якщо ці ознаки доведені, наслідки настають уже за трудовим законодавством. Штраф за неоформленого працівника накладає Держпраці за ст. 265 КЗпП – 10 мінімальних зарплат за кожного, тобто 86 470 грн у 2026 році (за повторне порушення протягом двох років – 30 МЗП, 259 410 грн).
Для ФОП на єдиному податку I–III груп за перше порушення передбачене попередження, а під час воєнного стану штрафу можна уникнути, усунувши порушення у строк, вказаний у приписі. Але ключове тут інше: доводити наявність цих ознак зобов’язана податкова. Ви не маєте виправдовуватися за сам факт двох різних кодів доходу в одному звіті.
Окремо в цьому листі вимагали банківські виписки з даними про осіб, які мають доступ до рахунку та здійснювали операції зняття й поповнення коштів. На нашу думку, така вимога виходить за межі предмета звичайного запиту і фактично зачіпає банківську таємницю – у рамках запиту за п. 73.3 витребувати такі відомості неправомірно.
Єдиний податок і ПДВ: розбіжність, закладена в самому кодексі
Ще один масовий лист отримують юрособи та ФОП третьої групи, які є платниками ПДВ. Питання завжди однакове: чому дохід у декларації з єдиного податку не збігається з обсягами за декларацією з ПДВ?
Відповідь прямо в кодексі. Дохід єдинника визначається за датою надходження коштів (п. 292.6 ПКУ), а податкові зобов’язання з ПДВ – за правилом першої події (п. 187.1 ПКУ). Це різні моменти визнання.
Уявіть: товар відвантажено в березні, гроші надійшли у квітні. Операція потрапить у декларацію з ПДВ за березень, а в дохід єдинника – за квітень. Розбіжність виникає автоматично й абсолютно законно. Крім того, сама сума ПДВ у дохід єдинника не включається взагалі.
Ще один типовий лист – до ТОВ про співпрацю з ФОП за ознакою 157. Податкова зіставляє декларацію з податку на прибуток, баланс і форму 4ДФ, після чого просить документи по всіх контрагентах-ФОП за цілий рік, посилаючись на п. 44.1 та пп. 134.1.1 ПКУ.
Але це норми про ведення обліку й об’єкт оподаткування – вони не є підставою для витребування документів. Вимога надати все й по всіх, без переліку конкретних ризикових операцій, – це суцільний аналіз діяльності, тобто перевірка, замаскована під лист.
Розбіжність пояснили. Що робити з самим листом?
Пояснити цифри – половина справи. Друга половина – правильно оформити відповідь, бо саме тут підприємці припускаються найдорожчих помилок.
Спершу перевірте формальну якість запиту. Пункт 73.3 ПКУ вимагає, щоб законний лист містив чотири обов’язкові елементи:
- конкретний підпункт як підставу запиту;
- опис інформації, яка цю підставу підтверджує;
- перелік документів, що витребовуються;
- підпис уповноваженої особи та печатку органу.
На відповідь ви маєте 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання листа. Якщо запит складено з порушенням цих вимог, пп. 73.3.4 ПКУ формально звільняє платника від обов’язку надавати відповідь на такий запит. Загальне посилання «згідно з пунктом 73.3» без конкретного підпункту – це вже дефект, яким варто скористатися.
І тут головне не переплутати два різні поняття. «Не надавати документи» і «не відповідати взагалі» – це не одне й те саме. На практиці ми все одно радимо відповідати навіть на дефектний запит – але не документами, а мотивованим листом.
Причина проста: повне мовчання за пп. 78.1.1 ПКУ стає самостійною формальною підставою призначити документальну позапланову перевірку.
Тобто, ігноруючи лист, ви власноруч даєте податковій те, чого вона й домагалася. Додатково п. 121.2 ПКУ передбачає штраф за ненадання інформації – одна мінімальна зарплата за кожен факт (8 647 грн у 2026 році), причому сплата штрафу не звільняє від обов’язку все одно відповісти. Для окремих категорій запитів (фінансові агенти, автоматичний обмін інформацією – пп. 6–8 пп. 73.3.1 ПКУ) штраф вищий: 5 мінімальних зарплат, тобто 43 235 грн за кожен факт.
Тому відповідь пишеться завжди. У ній ви послідовно показуєте: у чому запит не відповідає вимогам закону, чому наведена розбіжність не свідчить про порушення, і на цій підставі – чому документи не надаються або надаються лише частково.
Що варто запам’ятати
Розбіжності в податковій звітності – це нормальний побічний ефект того, що різні реєстри фіксують різні події в різні моменти часу. 4ДФ не бачить оплат від фізосіб і нерезидентів. ПДВ живе за правилом першої події, а єдиний податок – за датою грошей на рахунку. Реєстр публічних фінансів показує суму платежу, але не показує, за що він.
Наша рекомендація проста: не панікуйте від слова «розбіжність» і не надсилайте документи рефлекторно. Спершу порахуйте самі – часто арифметика податкової працює проти неї ж. Потім перевірте, чи взагалі законний сам запит. І тільки після цього формулюйте позицію. Але ніколи не залишайте лист без відповіді – це єдина помилка, яка гарантовано дорого коштує.
***
