Що таке фактична перевірка
Види перевірок податкові органами визначено у ст. 75 ПКУ. Так, податкові органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки. Фактичні перевірки проводяться у випадках та у порядку, встановлених ПКУ та іншими законами України, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи. Зокрема, податківці контролюють додержання порядку проведення розрахунків за товари (послуги), інших вимог Закону про РРО – шляхом проведення фактичних та документальних перевірок відповідно до ПКУ (ст. 15 Закону про РРО).
Відповідно до пп. 75.1.3 ПКУ фактичною вважається перевірка, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об'єктів права власності такого платника. Така перевірка здійснюється контролюючим органом, зокрема, щодо дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій, свідоцтв, у тому числі про виробництво та обіг підакцизних товарів. Читайте також про це у новині.
У ст. 80 ПКУ описано порядок проведення фактичної перевірки, яка здійснюється без попередження платника податків (особи). В даний час фактичні перевірки проводяться головними управліннями ДФСУ в областях та м. Києві (пп. 19-1.1.4 ПКУ), до функцій податкових інспекцій перевірки вже не входять (ст. 19-3 ПКУ). Детально про це ми розповідали тут>>
Фактична перевірка проводиться у присутності:
- самого ФОП – тобто СГ, що перевіряється, або його уповноваженого представника (наприклад, юриста, адвоката тощо, який може діяти за довіреністю, що видана йому ФОПом);
- посадових осіб платника податків – юридичної особи (директор, головний бухгалтер тощо) або його уповноваженого представника (це також може бути юрист чи адвокат, який співпрацює з СГ на підставі договору. Такий договір варто укласти заздалегідь);
- осіб, які фактично проводять розрахункові операції (зазвичай це касир, але такою особою може бути і сам ФОП, що перевіряється).
Підстави для фактичної перевірки
Підстави для проведення фактичної перевірки перелічені у підпунктах п. 80.2 ПКУ.
Так, фактична перевірка може бути призначена, якщо у податківців з’явиться інформація про можливі порушення щодо:
- виробництва та обігу підакцизних товарів,
- здійснення розрахункових операцій,
- ведення касових операцій,
- наявності ліцензій та інших документів, контроль за наявністю яких покладено на контролюючі органи.
Відповідно в них виникає необхідність перевірки таких фактів. Інформацію про такі можливі порушення вони можуть отримати за результатами перевірок інших платників податків (зокрема, контрагентів) та у разі наявності та/або отримання в установленому законодавством порядку відповідної інформації від державних органів або органів місцевого самоврядування.
Письмове звернення покупця (споживача), оформлене відповідно до закону (Закон «Про звернення громадян»), про порушення платником податків установленого порядку проведення розрахункових операцій, касових операцій або ліцензування, також може стати підставою для фактичної перевірки. З огляду на це, слід приділяти достатньо уваги обслуговуванню споживачів, зокрема, правильності проведення розрахункових та касових операцій.
Неподання суб'єктом господарювання (СГ) в установлений законом строк обов'язкової звітності про використання РРО, розрахункових книжок та КОРО, подання їх із нульовими показниками також може стати підставою для перевірки. Подання такої звітності передбачено пп. 7 ст. 3 Закону про РРО. Більшість СГ подають до контролюючих органів по дротових або бездротових каналах зв’язку електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків, які містяться на контрольній стрічці в пам’яті РРО або в пам'яті модемів, які до них приєднані. Так, відповідно дo пп. 3.1.2 Вимoг до РРО такий РРО з модемом мaє забезпечувати блокування проведення розрахункових оперaцій, зокремa, у разі неможливості передачі контрольно-звітної інформації дo сервера обробки інформації протягом 72 годин. Якщо з якихось причин це сталося, то це є підставою для перевірки.
Основними причинами, якi можуть призвести дo блокування, є несправність РРО чи відсутність електропостачання та зв'язку у приміщенні, де встановлено РРО. Блокування відбувається, якщo після виконання Z-звіту протягом 72 годин сервером нe отримано контрольно-звітної інформації вiд РРО. Хоча у Порядку №547 допускається вихід РРО з ладу або його незастосування у випадку відключення електроенергії протягом 7 робочих днів, вимога про відправлення звітності протягом 72 годин Z-звіту повинна виконуватися (лист ДФС у Київській області від 12.04.2017 р. №2004/10/10-36-14-06-22). Разом з цим податківці наголошують: якщo господарський об'єкт нe працює, розрахункові операції нe проводяться і, відповіднo, Z-звіти не формуються, то і РРО не будe заблоковано. У рaзі виходу з ладу РРО згiдно з п. 2 ст. 14 Закону пpо РРО центри сервісного обслуговування зoбов'язанi забезпечувати відновлення йoго роботи протягом 7 робочих днів.
Фактична перевірка може бути призначена, зокрема, у разі наявності та/або отримання в установленому законодавством порядку інформації про порушення вимог законодавства в частині виробництва, обліку, зберігання та транспортування спирту, алкогольних напоїв та тютюнових виробів та цільового використання спирту платниками податків, а також здійснення функцій, визначених законодавством у сфері виробництва і обігу спирту, алкогольних напоїв та тютюнових виробів, пального. Про цю підставу слід пам’ятати роздрібним торговцям алкогольними напоями, тютюновими виробами та пальним. В рамках цієї публікації ми не будемо зупинятися на особливостях такої фактичної перевірки.
Якщо СГ нещодавно вже проходив фактичну перевірку з питань, визначених у пп. 75.1.3 ПКУ, то протягом 12 місяців з дати складання акта за її результатами податківці можуть навідатися до нього ще раз – для контролю щодо припинення виявлених порушень.
І наостанок згадаємо підставу, що стосується трудових відносин - у разі наявності та/або отримання в установленому законодавством порядку інформації про використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин та виплати роботодавцями доходів у вигляді заробітної плати без сплати податків до бюджету, а також здійснення фізичною особою підприємницької діяльності без державної реєстрації. На цій підставі ми теж не зупинятимемося – це тема для окремої розмови.
Порядок проведення фактичної перевірки
Фактична перевірка проводиться на підставі рішення керівника (його заступника або уповноваженої особи) ГУ ДФС в області або м. Києві. Його копія вручається платнику податків або його уповноваженому представнику, або особам, які фактично проводять розрахункові операції під розписку до початку проведення такої перевірки (п. 80.2 ПКУ).
Перед початком перевірки податківці можуть провести контрольну розрахункову операцію, а вже після неї - пред’явити направлення на перевірку, копію наказу на перевірку та свої службові посвідчення. Про допуск податківців до перевірки написано у ст. 81 ПКУ. Відмова від допуску можлива лише, якщо вони не пред’являть вказані документи або їхні документи будуть оформлені з порушенням вимог, встановлених п. 81.1 ПКУ. Кількість посадових осіб контролюючого органу не може бути менше двох (п. 80.7 ПКУ). Відповідно, якщо посадова особа контролюючого органу з’являється одна, без «напарників», до перевірки її можна не допускати на тій підставі, що проведення перевірки однією особою взагалі не передбачено.
Як і в будь-якому іншому випадку проведення перевірки, перед початком фактичної перевірки представники контролюючого органу повинні обов'язково зробити запис у Журналі реєстрації перевірок, заповнюючи всі передбачені графи, та поставити свій підпис. Звертаємо увагу, що у п. 9 Порядку ведення Журналу реєстрації перевірок вказано, що «відмова особи, що здійснює перевірку, від підпису в журналі є підставою для недопущення його до проведення перевірки». Та водночас відмова платника податків та/або посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) від допуску до перевірки на інших підставах, ніж визначені в абзаці п'ятому п. 81.1 ПКУ, не дозволяється. Оскільки ПКУ має вищу юридичну силу, ніж наказ Держпідприємництва, ми не рекомендуємо відмовляти податківцям у проведенні перевірки на інших підставах, ніж зазначені в ПКУ.
Контрольна розрахункова операція проводиться відповідно до пп. 20.1.11 ПКУ. Товари, отримані податківцями під час проведення контрольної розрахункової операції, підлягають поверненню платнику податків у непошкодженому вигляді. У разі неможливості повернення такого товару відшкодування витрат здійснюється відповідно до законодавства з питань захисту прав споживачів.
Тривалість фактичної перевірки – до 10 діб з можливістю продовження не більше як на 5 діб (п. 82.3 ПКУ). Отже, фактор несподіваності фактичної перевірки діятиме лише в перший день її проведення. Потім СГ матиме деякий час для підготовки до наступних етапів перевірки особливо якщо у нього є відокремлені підрозділи, які перевірятимуться в наступні дні.
Алгоритми на кожний день
Пам’ятаючи про те, що кожний покупець може виявитись «таємним агентом». Тому слід ретельно виконувати всі правила роботи з РРО та правила обслуговування споживачів. Коротко нагадаємо основні алгоритми роботи касира протягом дня.
Алгоритм 1 - підготовка до зміни
Касир здійснює такі дії:
1) вмикає РРО;
2) перевіряє правильність дати і часу, наявність підключення до мережі Інтернет;
3) перевіряє наявність чекової і контрольної (для РРО, що друкують контрольну стрічку) стрічок, за потреби ставить нові стрічки;
4) перевіряє справність блокувальних пристроїв, робить «нульовий» (пробний) чек з метою перевірки чіткості і правильності реквізитів на чеку;
5) вводить до РРО суму розмінної монети, отриману з каси підприємства, або суму коштів, залишену з попередньої зміни, за допомогою операції «службове внесення». Ця операція потрібна для забезпечення відповідності суми готівки на місці проведення розрахунків сумі коштів, вказаній у денному звіті РРО (X-звіті).
Алгоритм 2 – розрахункові операції протягом зміни
В цей час касир виконує такі дії:
1) проводить через РРО розрахункові операції на повну суму купівлі (надання послуги) з роздрукуванням відповідних розрахункових документів (чеків);
2) особі, що одержує товар (послуги), видає розрахунковий документ на повну суму проведеної операції. Видати такий документ треба не пізніше закінчення розрахункової операції (одночасно з видачею здачі або до її видачі, тому що видача здачі означатиме закінчення розрахункової операції) – п. 23 Порядку №833. Просити споживача надавати додаткові грошові знаки для більш зручного для касира розрахунку здачі Порядком №833 не передбачено, а отже, не дозволяється. Але на практиці касири часто це роблять, тому ми попереджаємо, що це може бути розцінено як порушення порядку проведення розрахункових операцій, якщо таким споживачем виявиться контролер. Не дозволяється також відмовляти у продажу товару/послуги на тій підставі, що у касира немає чим видати здачу покупцеві.
У разі потреби касир може:
1) сформувати денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам’яті (X-звіт), який дає можливість контролювати і звіряти наявну кількість грошей в РРО з проведеними документами. Цей звіт може формуватися тільки до формування щоденного фіскального звітного чеку (Z-звіту);
2) поповнювати запас розмінної монети протягом зміни. У цьому випадку внесення грошей в ящик РРО реєструють за допомогою операції «службове внесення»;
3) здійснює виїмку грошей з ящика РРО для інкасації з оформленням операції «службова видача» і здає виручку в касу підприємства або інкасатору.
Алгоритм 3 - закінчення зміни
Для завершення зміни потрібно:
1) перевірити, чи достатньо стрічки для роздрукування Z-звіту. Якщо стрічки не вистачить і Z-звіт не буде роздруковано повністю, це буде вважатися нероздрукуванням Z-звіту. Виправити цю помилку буде вже неможливо. Про наслідки нероздрукування Z-звіту читайте тут.
2) роздрукувати Z-звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті і внесенням її у фіскальну пам’ять РРО;
3) підклеїти Z-звіт у розділ 1 КОРО;
4) на підставі даних Z-звіту заповнити розділ 2 КОРО.
Податківці наполягають, що готівка вважається своєчасно оприбуткованою тільки тоді, коли дані із Z-звіту записані в КОРО в день його роздрукування. Крім цього, Z-звіт повинен бути зроблений до закінчення календарної доби (підкатегорія 109.10 "ЗІР" «Який порядок роздрукування Z-звіту, якщо тривалість зміни (робочого дня) суб’єкта господарювання 24 години?»).
5) вимкнути РРО.
Місце проведення розрахунків
Пунктом 23 Порядку №833 забороняється зберігання на місці проведення розрахунку (в касі, грошовому ящику, сейфі тощо) готівки, що не належить суб'єкту господарювання, а також особистих речей касира чи інших працівників. Якщо перевіряючі виявлять цей факт, вони мають право вимагати під час проведення фактичної перевірки від СГ, що перевіряється, проведення інвентаризації основних засобів, ТМЦ, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки (пп. 20.1.9 ПКУ). Таким чином, вся «зайва» готівка та/або особисті речі касира чи інших працівників можуть бути проінвентаризовані та оприбутковані як безоплатно отримані активи підприємства, та ще й під контролем податківців.
Отже, на місці проведення розрахунків можуть бути тільки РРО та інша електронно-обчислювальна техніка за наявності (звісно, всі ці речі мають належати самому СГ або використовуватись на умовах оренди), запасні стрічки до РРО, документи та канцтовари, що потрібні для роботи касира. Зокрема, на цьому місці мають бути такі документи (п. 4 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО №547):
- Книга обліку розрахункових операцій, яка зареєстрована у податковому органі. В цю книгу підклеюються всі контрольні чеки, включаючи нульові, які роздруковуються за підсумками роботи РРО. На кожен РРО повинна бути зареєстрована окрема КОРО.
- Поточна і остання використана розрахункові книжки. Дані книжки, як і книга КОРО, теж підлягають обов’язковій реєстрації в податковому органі і кожна з них прив’язана до конкретного касового апарату. Сфера застосування даних книжок обмежується випадками, коли РРО вийшов з ладу і знаходиться на ремонті в сервісній організації, а так само в період відключення електроенергії - на строк не більше 7 робочих днів.
- Реєстраційне посвідчення РРО або його копія. Це посвідчення видає ДПІ, яка проводила реєстрацію даного РРО. Про реєстрацію РРО більш докладно ми писали тут.
- Остання довідка про опломбування РРО або її копія. Дана довідка видається центром сервісного обслуговування кожен раз, коли проводився ремонт або технічне обслуговування РРО, в результаті якого знімалася контрольна пломба.
Оформлення результатів перевірки
Як зазначено у п. 80.10 ПКУ, порядок оформлення результатів фактичної перевірки встановлено ст. 86 ПКУ. Результати фактичної перевірки оформлюються у формі акта або довідки, які підписуються посадовими особами контролюючого органу та платниками податків або їх законними представниками (у разі наявності). У разі встановлення під час перевірки порушень складається акт. Якщо такі порушення відсутні, складається довідка.
Все про работу РРО та касу читайте у відповідному довіднику на ДК-порталі.