Коментар до постанови ВС від 18 січня 2023 року у справі №910/15383/21
Електронний документообіг стає чим далі, тим більш поширеним. Проте більшість суб’єктів господарювання і звичайних фізосіб вважає важливими е-документи, які складені за певними встановленими формами та на які накладено електронні підписи. А листування за допомогою електронної пошти не розглядають, як щось суттєве. А дарма.
Розглянемо це на прикладі коментованої судової справи.
Зміст спору
30.09.2020 уповноважений представник НЕК «Укренерго» склав та підписав акти приймання-передачі послуг. 07.10.2020 вказані акти були надіслані на електронну адресу уповноважених представників ТОВ «Ю» для підписання.
У вказаному е-листі НЕК «Укренерго» просила ТОВ «Ю» підписати акти від 30.09.2020 та повернути їх не пізніше 15.10.2020, і було зазначено, що оригінали актів можна буде отримати після закінчення карантину у працівників відділу НЕК «Укренерго».
У відповідь ТОВ «Ю» надіслало на адресу НЕК «Укренерго» заперечення від 14.10.2020 на акт приймання-передачі від 30.09.2020, в яких ТОВ «Ю» відмовилося підписувати акт з огляду на порушення процедури, зазначеної у розд. Х постанови НКРЕКП від 03.04.2020 №763 «Про затвердження Правил управління обмеженнями та Порядку розподілу пропускної спроможності міждержавних перетинів» (далі – Правила №763).
30.11.2020 НЕК «Укренерго» надала відповідь, в якій зазначила про необґрунтованість заперечень щодо підписання акта.
Потім судом буде встановлено, що, можливо, ТОВ «Ю» мало рацію: на надісланих рахунках та актах не було електронних підписів – по суті, це були відскановані копії. Втім, як це впливає на виконання договору?
Використання e-mail для обміну документами – звичайна практика
Відомості в електронній формі наразі є вже типовими доказами для суду. У коментованій справі було так:
- по-перше, повідомлення (з додатками), надіслані електронною поштою, є електронним доказом (п. 77 постанови Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20);
- по-друге, роздруківка електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу.
Окрім того, листування шляхом надсилання електронних листів уже давно стало частиною ділових звичаїв в Україні, а здійснення електронного листування як усталеного звичаю ділового обороту в Україні, що не потребує договірного врегулювання, визнається цивільним звичаєм за ст. 7 ЦКУ (постанова Верховного Суду від 27.11.2018 у справі №914/2505/17), як і обмін сторонами іншою інформацією під час виконання договірних зобов’язань.
Відповідно до ст. 3, 5, 8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» електронні документи є частиною ділового обороту, і юридичну силу електронного документа як доказу не може бути заперечено виключно через те, що він має електронну форму (п. 84 постанови Верховного Суду від 13.10.2021 у справі №923/1379/20).
Важливо! Загальні вимоги до документів, якими обмінюються сторони, можуть бути визначені укладеним ними договором, Порядком розподілу та Правилами управління. Тобто, крім договірних умов, сторони мають керуватися відповідними нормативними актами, які у тій чи іншій сфері відносин регулюють як порядок обміну, так і форму та зміст документів.
Які вимоги сторони встановили у договорі?
У коментованій справі договором передбачено, що розрахунки здійснюються на підставі виставлених виконавцем рахунків, що оприлюднюються через інтерфейс користувача аукціонної платформи або надсилаються на електронну пошту, або особисто вручаються під підпис уповноваженій особі в аукціонному офісі.
Що ж до повідомлень замовника, то належним вважається повідомлення, розміщене/надіслане замовником за допомогою доступних каналів зв’язку (через аукціонну платформу за умови її функціонування у звичайному режимі, а в разі використання резервного механізму – за допомогою електронної пошти або факсимільним зв’язком) за реквізитами, що розміщені на аукціонній платформі та/або опубліковані на офіційному вебсайті виконавця.
Водночас, за умовами пп. 11.2.2 Порядку розподілу, якщо в цьому Порядку не визначено інше, аукціонний офіс і зареєстровані учасники повинні обмінюватися всіма повідомленнями та іншими сповіщеннями у письмовій формі шляхом їх надсилання через аукціонну платформу та/або на електронну адресу, а якщо це неможливо – за номером факсу представника іншої сторони, зазначеним у договорі про доступ або повідомленим зареєстрованим учасником.
Тобто маємо перший доведений факт – надсилати документи та повідомлення на е-мейл сторони договору мали право.
Суди встановили, що ідентифікаційні дані зазначених осіб, адреси їхньої електронної пошти та наявність у них повноважень на вчинення від імені ТОВ «Ю» правочинів вказані у виданих довіреностях.
Отже, маємо і другий факт – е-мейл було визначено, і саме ним і скористався «Укренерго».
При цьому ні Закон «Про ринок електричної енергії», ні Правила №№763, ні Договір прямо не містять вимогу щодо підписання виставлених рахунків і актів за допомогою електронного цифрового підпису. Натомість зазначені акти та договір визначають спосіб обміну такими документами через інтерфейс користувача аукціонної платформи або шляхом надсилання повідомлення на офіційні електронні адреси, який і був дотриманий сторонами.
Відсутність ЕП на рахунках та акті не вплинуло на їх дійсність
Відповідні відносини між НЕК «Укренерго» та ТОВ «Ю» ґрунтувалися на Договорі, яким сторони керувались під час обміну документами (в тому числі рахунками на оплату та актами). Це свідчить про те, що порядок направлення таких документів, а також їх форма (зокрема, надсилання позивачем скан-копій рахунків на оплату на електронні адреси представників ТОВ «Ю», вказані у виданих ним довіреностях, надсилання скан-копії акта та подальша передача його оригіналу) були прийнятними у відносинах сторін.
При цьому ТОВ «Ю» не зазначило про те, що дії, які воно оскаржувало, не траплялися і раніше. Що до моменту виникнення спірних відносин НЕК «Укренерго» завжди надсилала йому рахунки та акти, підписані електронним підписом, або що зазвичай надавались оригінали паперових документів і що саме цього разу надсилання скан-копій на е-мейл не відповідало формі документів/способу їх обміну, прийнятому зазвичай сторонами.
Також ТОВ «Ю» не навело достатніх доводів на підтвердження сумнівів щодо того, що відсутність електронного підпису на рахунках на акті у цьому конкретному випадку вказувало на несправжність документів чи іншим чином вплинуло на зміст відносин сторін.
Як правильно організувати електронний документообіг із контрагентом?
Із коментованої справи ми бачимо, що варто уважно ставитися до договірних умов, які прописуються сторонами.
Обережні сторони договору домовляються про можливість електронного листування під час його виконання, а також можливість обміну документами шляхом надсилання їх на електронні адреси, щодо погодження між сторонами відповідних адрес для такого електронного листування та переліку осіб, уповноважених вести подібні листування.
Для цього сторони фіксують у договорі умову:
«документи, які надіслані факсом чи електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами, породжують права та обов`язки для сторін, можуть бути подані до судових інстанцій та бути належними доказами у спорі між сторонами та не можуть заперечуватися стороною, від імені якої їх було надіслано».
Адже, справді, за допомогою е-мейлу наразі в Україні зазвичай обмінюються копіями, а не оригіналами е-документів.
Якщо вам потрібні оригінали, то такий обмін, як правило, здійснюється за допомогою спеціальних електронних систем (програм, платформ) і встановлюється чіткий перелік таких документів – акти, податкові накладні, рахунки тощо. Підтвердженням юридичної сили таких документів є накладення на них електронного цифрового підпису (КЕП, УЕП). Втім, цілком можливо, що такі спеціальні електронні системи у сторін договору інтегровані з електронною поштою, яку вони використовують для листування.
Тому, на нашу думку, для запобігання майбутнім спорам щодо дійсності та прийняття до виконання актів та інших документів сторони мають чітко прописати у договорі, що вони бажають отримувати насправді – копії документів електронною поштою чи оригінали електронних документів з накладенням на них електронного підпису. При цьому варто вказати, й які системи ви плануєте використовувати.