Перша невдала спроба...
Якось так повелось у нашій країні, що ділові звичаї та усні домовленості мають вагоміше значення та реальні наслідки для бізнесу, ніж виконання вимог закону. Адже робота українського парламенту нагадує гру в дартс — один раз влучили в десятку, а далі — процес закінчуватимуть згодом, а то й, можливо, й депутати наступного скликання. Наразі ми говоримо саме про печатки, процес відміни яких триває з 2014 року. Питань виникає лише два: Чому не відразу? Чи закінчився?
Нагадаємо, що процес відміни печаток розпочався прийняттям Закону №1206, яким ГКУ доповнений ст. 58-1 та встановлено, що суб’єкт господарювання може мати печатки, для виготовлення яких одержання будь-яких документів дозвільного характеру не передбачається. Цим же законом було внесено зміни до численної кількості нормативних документів, суть яких зведена до добровільності використання печаток на документах, що складаються госпсуб’єктами.
Зміни, внесені до ЦКУ, зокрема, встановили, що правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Обов’язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін (ч. 2 ст. 207).
Зміни зачепили й процесуальне законодавство.
Бізнес, зі свого боку, приймаючи такі правила гри, відразу визначився, що згадка про печатки (використовувати чи ні) має бути або у статуті, або в договорі. Ми ж зі свого боку все ж наполягали на тому, що будь-які юридичні особи приватного права (ТзОВ, ПП, ТзДВ, АТ, інші види господарських товариств) мають визначитись у статуті — або вони використовують печатки при веденні госпдіяльності, або позбавляються печаток та забувають про них.
Звісно, що у будь-якому разі є перехідний період, коли треба прийняти рішення й щодо печатки, й щодо документів, які оформлялись до цього та мали печатку. Тим більше, що підприємства укладають як разові, так і довгострокові договори. І відкидаючи потребу у печатках, слід розуміти, що контрагенти мають бути попереджені про це (йдеться про внесення змін до договорів, що зробити іноді буває не так просто через їх значну кількість).
Виникали питання й у разі податкових перевірок — яким чином, наприклад, подавати завірені копії документів перевіряючим, якщо такі вимагались на виконання ПКУ? При цьому щоразу керівники підприємств подавали пояснення, надавали копії статутів про відмову від печаток. Не кажучи вже про те, що вся електронна звітність подавалася з печатками, якщо підприємства не встигли або не бажали зв’язуватися з податковими органами та вносити зміни до договорів про ЕЦП та про визнання електронних документів.
Та й чи варта вся ця мишача метушня таких зусиль?
Наслідки для держорганів та судів
Звісно, кожен приймав рішення самостійно, але, як виявилось, все не так просто.
Державні органи, органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, органи, які проводять реєстраційні дії, видають дозволи, ліцензії, тощо, переважно наполягали на затвердженні копій документів, складення довіреності, інших документів, які подавались госпсуб’єктами, обов’язковим відбитком печатки. Такий підхід створював багато негативних прецедентів, адже добровільність використання печаток бізнесом не гарантувала прийняття цього посадовими особами органів державної влади та місцевого самоврядування.
У цьому сенсі коментований закон вніс певну ясність — ним передбачена адміністративна відповідальність за незаконні вимоги до документа, що подається госпсуб’єктом до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, про наявність відбитка печатки, якщо це прямо не передбачено законом (КУпАП доповнено ст. 166-24). Наразі посадової особи цих органів будуть нести адмінвідповідальність у вигляді штрафу від 850 грн до 1700 грн.
Увага!
Протоколи по таких адмінправопорушеннях складатимуть посадові особи Державної регуляторної служби, а накладення штрафу здійснюватиметься судом (зміни, внесені до ст. 221, 255 КУпАП).
Стаття 189-2 КУпАП, яка передбачала відповідальність за порушення правил виготовлення та порядку обліку і зберігання печаток та штампів, а так само виготовлення, ввезення, реалізація та використання самонабірних печаток, виключена.
Щодо судів, то ЦПКУ, ГПКУ та КАСУ в частині вимог до оформлення довіреностей представникам органу, підприємства, установи, організації, то тепер такі документи видаються лише за підписом керівника або іншої уповноваженої на те законом, положенням, статутом особи без печатки.
Наступний крок — реакція бізнесу
На початку статті ми звернули увагу на те, що у 2014 році Законом №1206 ГКУ було доповнено ст. 58-1, яка говорила про можливість мати печатки без будь-яких дозвільних документів. Коментованим Законом №1982 положення цієї статті викладені в новій редакції та свідчать про наступне.
1. Про юридичні наслідки.
Як і протягом останніх трьох років, госпсуб’єкт й в подальшому не позбавлений права вибору — він може мати печатки або відмовитись від них вже під час здійснення госпдіяльності. Причому, це можна зробити відразу при створенні юрособи, вказавши про це у статуті. Хоча, наразі, з 19.07.2017 року ми не бачимо необхідності взагалі згадувати про це у правовстановлюючих документах при створенні юрособи. Оскільки, використання госпсуб’єктом печатки визнано не обов’язковим за законом, а наявність або відсутність відбитка печатки госпсуб’єкта на документі не створює юридичних наслідків. (ч. 1, 3 ст. 58-1 ГКУ)
2. Про печатку як необов’язковий реквізит документа.
Коментованими змінами визнано, що відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається госпсуб’єктом до органу державної влади або органу місцевого самоврядування (ч. 2 ст. 58-1 ГКУ). В цій частині слід звернути увагу на те, що попередній Закон №1206 був покликаний боротись в першу чергу з рейдерськими схемами через ризик підробки як підписів на документах, так і відбитка печатки. Але, бізнес сприйняв це доволі песимістично та деякі підприємства почали використовувати спеціальні бланки із декількома ступенями захисту. Втім, не заважаючи на те, що ступені захисту бланка підприємства й ускладнюють підробку, враховуючи сьогоднішній рівень технічного прогресу, особливо сподіватись навіть на так міри не варто.
Слід також нагадати, що в господарських відносинах відбиток печатки часто помилково сприймається як доказ наявності повноважень у особи, яка підписала документ.
Суди ж вважають, що наявність печатки на спірному договорі є свідченням скріплення не підпису особи, а самого документа (постанова ВГСУ від 01.11.2011 р. у справі №21/235-09). Тож коментований Закон №1982 має вирішити й цей спірний момент.
3. Про засвідчення копій документів.
Копія документа, що подається госпсуб’єктом до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого госпсуб’єкта або особистий підпис фізособи — підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом. (ч. 2 ст. 58-1 ГКУ)
У контексті наведеного, варто нагадати, що вимоги до засвідчення копій документів наведені у п. 5.27 Національного стандарту України Державної уніфікованої системи документації, Уніфікованої системи організаційно — розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. №55. Чинний від 01.09.2003 р.
Так, відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче підпис.
До речі, цей стандарт (ДСТУ 4163-2003) поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі — документи) — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
— органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
— підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності (далі — організацій).
І головне — що робити бізнесу? Якщо розглядати коментовані нами зміни як остаточну відміну печаток, то підприємства мають повернутись до цього питання, якщо з 2014 року по теперішній час не відмовились від печаток, можуть від них відмовитись або і надалі їх використовувати.
На нашу думку, як у 2014 році, так й сьогодні поспішати не варто. Свого часу ми писали про плани органів ДФС замінити письмовий договір про визнання електронних документів на договір приєднання. Нагадаємо, що проектом Порядку обміну електронними документами уточнено, що від імені Автора Заяву про приєднання має підписати особа, яка відповідно до Єдиного реєстру юросіб є керівником, ЕЦП якого є першим підписом, а електронна печатка — другим. На нашу думку, варто зачекати прийняття цього документа — адже, тоді відразу можна буде внести зміни до Договору про ЕЦП та відмовитись від печатки, та підписати це електронний договір приєднання. Тим більше, що коментований Закон №1982 набирає чинності лише з 19.07.2017 р. — до того часу доля цього електронного договору може бути вже вирішена.
Не варто бігти та вносити зміни до статуту — якщо відсутність чи наявність печатки не має юридичних наслідків, то умови статуту про використання печатки підприємством не змінюють та не скасовують вимог закону.
Песимізм автора
Незважаючи на всі вищенаведені позитивні риси коментованого Закону, зроблено для відміни печаток та запобіганню зайвому бюрократизму та рейдерству далеко не все.
Скажімо, відсутність юридичних наслідків наявності чи відсутності печатки на документі ще не мінімізує ризиків шахрайства та не рятує від підробок документів. Адже кримінальна відповідальність (ст. 358 ККУ) за підроблення документів, бланків, збут чи використання підроблених документів навряд чи когось сильно злякає — цей злочин карається штрафом до 1700 грн або арештом до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років. Аналогічне покарання встановлено й у разі використання завідомо підроблених документів.
У цій частині наші законотворці не подбали про значне посилення кримінального покарання за такі злочини.
До того ж, на нашу думку, це лише другий, проте не останній етап відміни печаток для бізнесу — ні в Законі №1206, ні в Законі №1982 взагалі не згадується про Податковий кодекс України. Наприклад, відповідно до приписів п. 85.4 ПКУ, при проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Аналогічні вимоги наведені й у пп. 20.1.2, 44.7, 85.8 ПКУ.
Враховуючи семирічну практику фіскального підходу до застосування норм ПКУ податківцями, спорів з цього приводу не уникнути. І роботи ні для бухгалтерів, ні для керівників не поменшає з набранням чинності коментованим Законом №1982.
Щоправда, є й позитивні моменти.
Скажімо, якщо говорити про подання платниками податків скарг до органів ДФС, то вимоги щодо печатки у Розділі IV Порядку №916, не передбачено. Але якщо скаргу підписує не керівник, то довіреність оформляється відповідно до вимог чинного законодавства. Вимоги до форми довіреності від імені юрособи печатки не передбачають (ст. 246 ЦКУ із змінами, внесеними Законом №1206).
Податкові повідомлення-рішення, запити, направлення, накази на перевірку, інші документи, які видаватимуться органами ДФС мають обов’язково містити печатку. Хоча це питання наразі також відкрите, адже вираз «Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим» стосується й державних органів (за визначенням терміна «суб’єкт господарювання» у ст. 55 ГКУ).
Тому, навіть враховуючи наш доволі короткий огляд змін, що вносяться Законом №1982, та його наслідків, все вказує на те, що процес відміни печаток ще триває.
Якщо госпсуб’єкт відмовляється від печаток...
Нагадаємо, що у своєму листі від 14.08.2014 р. №6820-0-4-14/8.1 Мін’юст зазначає, що оскільки «...підприємство самостійно визначає порядок організації своєї діяльності, при вирішенні питання подальшого використання печаток, на нашу думку, слід керуватися статутом, що є основним документом, який регулює діяльність юридичної особи, а також внутрішніми документами юридичної особи, що відповідно до компетенції прийняті органами управління юридичної особи».
Насправді на практиці статути не містять порядку знищення печаток та штампів. Це пов’язано з тим, що свого часу, точніше, до 2011 року, виготовленням та знищенням печаток займались органи МВС.
Наразі підприємство у разі прийняття такого рішення має самостійно вирішити, в якому порядку знищувати печатки*. У такому разі, звісно, слід виходити з положень статуту, але в частині прийняття такого рішення засновниками (власником) підприємства. Логіка тут проста — статут у чинній редакції затверджувався засновниками (власником), тож раз вони прийняли рішення використовувати печатки, то саме вони й мають право від них відмовитися.
Відтак, на нашу думку, слід вчинити так:
1) протоколом загальних зборів (після 19.07.2017 р.) визначити, що оскільки чинне законодавство при створенні документів фінансово-господарської діяльності не визнає обов’язковість використання печаток, засновники вирішили відмовитися від печатки підприємства;
2) у протоколі можна визначити порядок або покласти це на відповідальну особу, скажімо, керівника. Адже саме він відповідає за ведення госпдіяльності підприємства;
3) на виконання протоколу засновників, керівник може винести наказ про знищення печатки та за аналогією з колишнім порядком знищення печаток органами МВС, визначити склад комісії, яка й має скласти акт про знищення печатки з її відбитком.
* Із юрособами все більш-менш зрозуміло. Щодо фізосіб-підприємців — тут питання відкрите. На нашу думку, фізособи-підприємці можуть здати печатки в майстерню, де їх замовляють, з отриманням акта (іншого документа) про її знищення.