Ми вже розглядали отримання доходів фізособами-«єдинниками». І тоді ми зазначали, що є три важливих правила. Нагадаємо їх коротко.
Правило перше. ФОПи не зобов’язані вести бухоблік. Адже Закон про бухоблік поширюється тільки на юридичних осіб, які мають відокремлене майно та зобов’язання, що потребують окремого обліку.
Правило друге. Але податковий облік ФОПам вести треба. Адже їм потрібно визначити базу оподаткування єдиним податком та контролювати річний обсяг доходів! Але як це робити?
Правило третє. На думку податківців, фізичні особи не обмежені жодними правилами у питанні, як їм вести облік власної підприємницької діяльності. Проте є норми ПКУ щодо дати визнання доходів, а також форм, у яких підприємці мають вести їх облік.
А тепер докладніше.
Довільна форма обліку
Фізособи-«єдинники» І та ІІ груп та ІІІ групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. І робити це можна як у паперовому, так і в електронному форматі – за допомогою будь-якого програмного забезпечення: від звичайних таблиць у Excel до спеціалізованих програм тощо.
При цьому такі ФОПи не повинні підтверджувати документами (у тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг. Тобто вони повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ.
Документами, які підтверджують дохід ФОПа у грошовій формі, є документи, що підтверджують надходження коштів на поточний рахунок у банку або надходження готівкових коштів.
ФОПи, які не застосовують РРО/ПРРО (наприклад, ФОПи – платники єдиного податку першої групи) оприбутковують готівку шляхом ведення помісячного обліку доходів відповідно до абзацу першого п. 296.1 ПКУ без заповнення касових книжок.
У разі застосування РРО доходи, вказані фізособою-«єдинником», підтверджуються звітами РРО/ПРРО.
Відповідно, безготівкові надходження підтверджуються виписками про рух коштів на рахунках, відкритих в установах банків.
Не забуваймо і про те, що наразі платники податків застосовують не лише паперові, а й електронні первинні документи. Отже, зазначені виписки банків можуть зберігатися і в електронному вигляді. Але на вимогу податківців вони мають бути роздруковані і засвідчені належним чином як копії (пп. 20.1.2, 20.1.14 ПКУ).
Ще на початку 2021 року податківці наголошували, що ПКУ не містить вимоги до ФОПів повідомляти контролюючі органи про обраний вид форми обліку. Разом із тим податкові органи мають право запитати зазначену інформацію у порядку, визначеному ПКУ для перевірки дотримання платником вимог ПКУ щодо граничного обсягу доходу за відповідний період.
Тому хоча форма і довільна, але записи в ній мають містити інформацію щонайменше про місячні обороти, і вони є джерелом інформації для складання ФОПом декларації з єдиного податку.
І, звісно, інформація про місячні обороти, яку ФОП заносить до цієї форми, має відповідати змісту первинних документів за відповідний період.
Типова форма для фізосіб-«єдинників» ІІІ групи
Для фізосіб-«єдинників» ІІІ групи, які є платниками ПДВ, діють інші правила.
Вони ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, що їх встановлено Мінфіном.
Зокрема, такі ФОПи ведуть облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції окремо від обліку доходів і витрат від здійснення інших видів підприємницької діяльності.
Типову форму, за якою здійснюють облік доходів і витрат фізособи-«єдинники» ІІІ групи, які є платниками ПДВ, та порядок її ведення затверджено Наказом №405.
Зверніть увагу! Це нова форма, яка почала діяти з 3 січня 2023 року.
У разі введення нової типової форми протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжують наростаючим підсумком, а попередня типова форма залишається у платника податку.
Типова форма ведеться за вибором платника податку в паперовому та/або електронному вигляді. У разі обрання платником податку ведення типової форми в паперовому вигляді записи у ній виконуються розбірливо, кульковою ручкою темного кольору. Внесення виправлень здійснюється шляхом нового запису (з відображенням від'ємного або позитивного значення), який засвідчується підписом платника податку.
А от щодо електронного формату обліку для цієї категорії «єдинників» встановлено більш жорсткі правила. У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді платник податку зобов'язаний вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку засобами електронного кабінету. У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі через Е-кабінет потрібно мати відповідний ЕЦП.
У типовій формі, яку ведуть в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від'ємне або позитивне значення.
Але, незалежно від обраного виду обліку, типова форма повинна зберігатися у ФОПа протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.
Дані типової форми заповнюються у гривнях з копійками та використовуються платником податку для заповнення декларації.
Докладно про правила заповнення типової книги обліку дивиться тут.
А як має вести облік доходів та витрат ФОП у спецгрупі 2%?
ФОП зі спецгрупи, звісно, теж повинен на підставі первинних документів вести облік доходів.
І робить він це у довільній формі в паперовому вигляді (зошиті, журналі тощо) або в електронному вигляді (в електронній таблиці у файлі Excel, Word тощо) шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Про це ми писали тут.
Відповідальність за порушення
Для ФОПів-«єдинників» діють базові правила, встановлені ст. 44 ПКУ, як і для решти платників податків.
Тобто вони повинні не лише використовувати дані форм обліку для складання декларацій з ЄП, але й зберігати ці форми, а також первинні документи, на підставі яких ці форми складалися, протягом граничного строку. Таким граничним строком є славнозвісні 3 роки з дати закінчення граничного строку подання відповідної декларації. А якщо її було подано із запізненням – то 3 роки з дати фактичного її подання. Ну і, зрозуміло, що якщо звітність за певні періоди ФОП не подавав взагалі, то строків давності як для перевірок, так і для зберігання документів немає.
Прописує ст. 44 ПКУ і дії платника податків у разі втрати форм обліку та первинних документів. Скажемо лише, що просто забути про такі документи не вийде, а в разі втрати/пошкодження їх треба буде відновити у встановлені ПКУ терміни, інакше можливий штраф.
Згідно з п. 121.1 ПКУ штраф наразі становить 1020 грн. Ті самі дії, вчинені ФОПом – платником ЄП, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Докладніше про цей штраф та те, які документи, на думку податківців, ФОП-«єдинник» має надати під час перевірки, ми розповідали тут.
Під час війни правила дещо змінилися. Але повного мораторію на штрафи наразі немає.
Оскільки підставами неможливості пред’явлення форми обліку фізособи-«єдинника» може бути її втрата (знищення чи зіпсуття) або знаходження її на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, то положення ст. 44 ПКУ застосовуватиметься з урахуванням пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. Ця норма дає право повідомити податківців про втрату форм обліку та первинки. І, як наслідок, періоди, які стосувалися цих документів, не перевірятимуться, у тому числі після завершення дії воєнного стану.
Разом з тим, якщо втрата Книги не пов’язана із веденням бойових дій або тимчасовою окупацією територій збройними формуваннями Російської Федерації, то платник податків/податковий агент застосовує положення ст. 44 ПКУ у загальному порядку.