Пам'ятка щодо використання РРО фірмами та підприємцями

Кому требуется использовать РРО?

Закон №71 расширил сферу применения регистраторов расчетных операций (далее — РРО) — кассовых аппаратов и фискальных регистраторов. Согласно Закону №265, с изменениями, внесенными Законом №71 РРО теперь обязаны применять:

· предприятия торговли и общественного питания;

· предприятия, учреждения и организации, оказывающие услуги;

· плательщики единого налога второй и третьей группы, которые осуществляют деятельность в сфере розничной торговли, общественного питания, а также и деятельность по оказанию услуг (кроме плательщиков второй и третьей групп, которые занимаются деятельностью на рынках, при продаже товаров мелкорозничной торговой сети через средства передвижной сети);

· коммерческие агенты банков при осуществлении операций по приему наличности для дальнейшего ее перевода (п. 2 ст. 9 Закона №265);

· при осуществлении операций по купле-продаже иностранной валюты в случае, если эти операции выполняются в кассах уполномоченных банков.

В какие сроки нужно начать использовать РРО предпринимателям второй и третьей групп?

Закон №71 устанавливает такие сроки применения РРО для:

· плательщиков единого налога третьей группы — с 01.07.2015 г.;

· плательщиков единого налога второй группы — с 01.01.2016 г.

Напомним, что к третьей группе плательщиков единого налога с 1 января 2015 года относятся предприниматели с годовым оборотом до 20 млн. грн., а также плательщики единого налога, ранее относившиеся к четвертой, пятой и шестой группам.

Какая ответственность, если РРО не будет установлен в предусмотренный законодательством срок?

Согласно п.1 ст. 17 Закона №265 за непроведение расчетных операций через РРО с фискальным режимом работы в случаях, определенных этим законом, штрафные санкции применяются в таких размерах:

· за нарушение, совершенное впервые — 1 гривна;

· за нарушение, совершенное во второй раз — 100% стоимости проданных с нарушениями, установленными этим подпунктом, товаров (услуг);

· за каждое последующее совершенное нарушение — в пятикратном размере стоимости проданных с нарушениями, установленными настоящим подпунктом, товаров (услуг).

Временно до 1 июля 2015 года субъекты хозяйствования освобождаются от санкций за нарушение требований Закона №265:

· при оказании услуг в случае проведения расчетов в кассах с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и удостоверенных печатью в установленном порядке;

· при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты в случае, если эти операции осуществляются в кассах уполномоченных банков с оформлением расчетных документов согласно нормативным актам НБУ, и операций коммерческих агентов банков по приему наличности для дальнейшего ее перевода;

·  при продаже товаров в системах электронной торговли (коммерции).

Предпринимателей третьей группы могу проверять по вопросам использования РРО уже после 1 июля 2015 года; предпринимателей второй группы — после 01.01.2016 года.

Закон №71 предусматривает освобождение от проверок порядка применения РРО плательщиков единого налога второй и третьей групп в случае, если предприниматели в период с 01.01.2015 г. до 30.06.2015 г. начнут применять зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы РРО. При этом предприниматели освобождаются от проведения проверок по вопросам соблюдения порядка применения РРО до 1 января 2017 года.

Как правильно купить РРО?

Приобретая РРО, субъект хозяйствования должен помнить, что в соответствии с пунктом 10 Порядка №601, продавец во время продажи РРО обязан:

 - в присутствии покупателя проверить наличие эксплуатационных документов и целостность пломб производителя, соответствие его комплектности эксплуатационным документам;

 - сделать запись в паспорте (формуляре) о дате продажи, скрепить ее подписью уполномоченного лица продавца и штампом предприятия, осуществляющего такую продажу;

 - выдать покупателю документы, удостоверяющие факт покупки и содержащие перечень центров сервисного обслуживания (далее — ЦСО), которые заключили с производителем (поставщиком) договор о техническом обслуживании и ремонте этой модели регистратора.

Напомним, что с 1 января 2015 года разрешается первичная регистрация лишь РРО, которые создают контрольную ленту в электронной форме, и электронных таксометров, автоматов по продаже товаров (услуг), регистраторов расчетных операций по купле-продаже иностранной валюты (п. 8 р. ІІ «Заключительные положения» Закона №265).

Что нужно приобрести для начала работы с РРО?

Чтобы использовать РРО, субъект хозяйствования должен иметь на месте продажи книгу учета расчетных операций  (КУРО) и расчетную книжку (РК). На период выхода из строя РРО или в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и РК.

 В КУРО отражаются данные об осуществленных операциях за день на основании распечатанных и подклеенных в КУРО ежедневных отчетов. Перед началом использования книги УРО и РК их необходимо зарегистрировать в налоговых органах.

Какую отчетность представляют субъекты, использующие РРО?

Пунктом 7 статьи 3 Закона №265 предусмотрено, что :

- субъекты хозяйствования, использующие РРО (кроме электронных таксометров, автоматов по продаже товаров (услуг) и РРО, применяемых для учета и регистрации операций по купле-продаже иностранной валюты), должны представлять в органы государственной налоговой службы по проводным или беспроводным каналам связи электронные копии расчетных документов и фискальных отчетных чеков, содержащиеся на контрольной ленте в памяти РРО или в памяти модемов, которые к ним присоединены.

- субъекты хозяйствования, использующие такие РРО, как электронные таксометры, автоматы по продаже товаров (услуг), и РРО, применяемые для учета и регистрации операций по купле-продаже иностранной валюты, должны представлять в органы государственной налоговой службы по проводным или беспроводным каналам связи информацию об объеме расчетных операций, выполненных в наличной и/или в безналичной форме, либо об объеме операций по купле-продаже иностранной валюты, содержащуюся в фискальной памяти указанных РРО.

Лица, не указанные в первых двух пунктах, подают отчетность, связанную с применением РРО и РК по форме №ЗВР-1 не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Согласно Инструкции по заполнению «Отчета об использовании регистраторов расчетных операций и книг учета расчетных операций (расчетных книжек) по форме №3ВР-1», приведенной в приложении 2 к Порядку представления отчетности, связанной с применением РРО или использованием расчетных книжек, утвержденному приказом ГНАУ от 01.12.2000 №614, отчет по форме №ЗВР-1 составляется в разрезе всех РРО, зарегистрированные предприятием и в разрезе книг УРО, зарегистрированных на хозяйственную единицу, которые использовались в течение отчетного месяца.

Отчет по форме №ЗВР-1 необходимо подавать в органы фискальной службы независимо от того, использовался РРО в отчетном месяце или нет.

Субъекты, предоставляющие в органы ГФС по проводным или беспроводным каналам связи электронные копии расчетных документов и фискальные отчетные чеки РРО согласно Порядку, утвержденному приказом Минфина от 08.10.2012 №1057, отчет по форме №ЗВР-1 не подают. При этом такие субъекты хозяйствования не освобождаются от ежедневной распечатки и хранения фискальных отчетных чеков.

До 1 января 2016 года разрешено использование электронных контрольно-кассовых аппаратов (ЭККА), введенных в эксплуатацию до 1 января 2015 года, при условии, что они создают контрольную ленту в печатном виде и подают в органы ГФС по проводным или беспроводным каналам связи только информацию об объеме расчетных операций в наличной и/или в безналичной форме. При этом до 1 января 2016 года разрешается не подавать электронные копии расчетных документов.

Как проводить через РРО продажи через интернет-магазины (онлайн расчеты)?

При осуществлении расчетов за товары (услуги) субъекты хозяйствования обязаны применять РРО в том числе и при осуществлении безналичных расчетов с использованием сети Интернет. При этом расчетные документы при продаже товаров (услуг) через сеть Интернет выдаются в случае их непосредственного предоставления потребителю.

В то же время, по мнению ГФС, в случае, если не определено место расчетов, проведенных на основании счета в безналичной форме с помощью платежных карт Visa и MasterCard при оказании информационно-консультационных услуг, получении компьютерных и других программ с помощью сети Интернет, РРО не используется (см. письмо ГФС от 30.03.2015 р. N 6556/6/99-99-22-07-03-15).

По аналогии с указанным мнением ГФС, поскольку документы по операциям с использованием электронных платежных средств имеют статус первичных документов бухгалтерского учета (банковская выписка),  считаем, что при проведении онлайн расчетов через интернет-магазины за товары или услуги с помощью платежных карт  Visa и MasterCard  использования РРО не требуют.

Можно ли приобрести РРО, но не переводить его в фискальный режим?

Перевод РРО в фискальный режим обеспечивает безусловное выполнение фискальных функций, то есть единовременное внесение, долгосрочное хранение в фискальной памяти, многоразовое считывание и невозможность изменения итоговой информации об объеме расчетных операций, выполненных в наличной и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.), или об объеме операций по купле-продаже иностранной валюты (ст. 2 Закона №265).

Поэтому приобретенный РРО следует перевести в фискальный режим работы. Эту функцию берет на себя центр сервисного обслуживания (ЦСО), с которым субъект хозяйствования заключает договор обслуживания РРО. ЦСО переводит РРО в фискальный режим работы и заносит выданный ГФС фискальный номер в фискальную память РРО. Фискализация проводится один раз за весь период эксплуатации РРО. При этом РРО должен обеспечить невозможность последующего выхода из фискального режима работы (п. 1 р. ІІ Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Миндохов от 28.08.2013 №417).

Как выбрать подходящий кассовый аппарат?

 К РРО относятся:

- электронный контрольно-кассовый аппарат;

- электронный контрольно-кассовый регистратор;

- компьютерно-кассовая система;

- электронный таксометр;

- автомат по продаже товаров (услуг).

Выбирая модель РРО, стоит учитывать такие факторы:

1. Выбранная модель РРО должна быть внесена в Госреестр РРО, а программное обеспечение должно соответствовать конструкторско-технологической и программной документации производителя (ст. 12 Закона №265).

2. Выбранная модель РРО должна соответствовать сфере, где она будет использоваться (РРО в киоске, магазине или такси, скорее всего, будут разными).

Чем следует руководствоваться при выборе кассового аппарата или фискального регистратора?

Если в магазине маленький товарооборот, подойдет кассовый аппарат средней функциональности. Чем шире выбор товара в магазине, тем больше должна быть память у кассового аппарата. Для большого продуктового магазина, продающего товары на вес, нужны электронные весы. Для магазина с большим количеством наименований пригодится сканер штрихкода.

Если посетителей за день бывает много, нужна высокая скорость печати чеков.

Немалую роль играет бесшумная работа термопринтера (не отвлекает и не раздражает покупателей и сотрудников).

Если нет возможности подключить аппарат к электросети, тогда надо искать модель со встроенным аккумулятором. Такое портативное устройство удобно для такси, курьеров, других видов деятельности, связанных с передвижением.

Сейчас распространены кассовые аппараты со встроенным GSM/GPRS-модемом для тех торговых точек, где нет проводного интернета, или которые удобно использовать курьерам при приеме средств с выездом к клиенту.

Производитель всегда указывает технические особенности кассового аппарата, с которыми необходимо ознакомится при выборе.

В отличие от кассового аппарата,  фискальный регистратор самостоятельно работать не может, у него нет клавиатуры и дисплея, поэтому ему необходим персональный компьютер с установленной управляющей программой (например, 1С). Основным преимуществом фискального регистратора является одновременное проведение операции по приему средств в учетной бухгалтерской базе и в фискальном регистраторе, тогда как обычная модель кассового аппарата не обменивается  сведениями с бухгалтерской базой.