Хто має використовувати РРО, а хто – ні? Докладно це питання ми вивчали в аналітичному матеріалі тут.
Тому зараз лише нагадаємо, що за п. 1 гл. 1 розд ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) зобов’язані не лише використовувати РРО, а і зареєструвати КОРО.
Але це не стосується тих суб’єктів господарювання, які відповідно до своїх внутрішніх наказів у випадку виходу з ладу РРО або відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюють до моменту належного підключення резервного РРО або включення електроенергії.
Такі суб’єкти мають право у разі необхідності та за власним бажанням:
- зареєструвати КОРО у порядку та строки, визначені пунктами 7, 8 цієї глави;
- скасувати реєстрацію КОРО та припинити її застосування.
Як проводиться реєстрація КОРО в ДФС
Нагадаємо, що з 19 квітня почав діяти Наказ Мінфіну №64, яким були затверджені нові порядки ведення:
- реєстру екземплярів РРО;
- реєстру центрів сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій (реєстр ЦСО).
З цієї ж дати почали діяти нові спрощені правила реєстрації РРО та КОРО й нові форми для цього, про що ми писали тут та тут.
За оновленими правилами реєстрації КОРО:
- реєстрація КОРО здійснюється в ДФС за основним місцем обліку. Але платники податку на прибуток можуть реєструвати КОРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, які розташовані на території іншої, ніж такий суб'єкт, територіальної громади. При цьому КОРО за місцезнаходженням відокремлених підрозділів та господарських одиниць юридичної особи реєструються за кодом ЄДРПОУ юридичної особи.
- КОРО реєструється на кожний РРО або, якщо згідно із законодавством розрахунки можуть проводитися без застосування РРО, на окрему господарську одиницю.
- При реєстрації першої книги ОРО на окрему господарську одиницю в ДФС їй присвоюється фіскальний номер. Фіскальний номер книги ОРО на РРО складається з фіскального номера РРО та літери «р». Після скасування реєстрації фіскальний номер закривається та надалі не використовується.
- КОРО повинна бути прошнурована, послідовно пронумерована та мати належним чином установлені засоби контролю, щоб унеможливити розшнурування КОРО або вилучення її аркушів без порушення цілісності засобу контролю.
- Титульна сторінка КОРО має містити дані про суб'єкта господарювання, кількість аркушів, номер установленого засобу контролю та дані про РРО у разі реєстрації КОРО на РРО (модифікація, заводський і фіскальний номери, версія програмного забезпечення).
Які документи подаються для реєстрації КОРО?
Для реєстрації першої та наступних КОРО на господарську одиницю в ДФС суб'єкт господарювання або представник суб’єкта господарювання подає до цього органу:
- заяву (про реєстрацію книги ОРО та/або розрахункової книжки за формою №1-КОРО);
- і саму книгу ОРО.
Реєстраційна заява може бути подана керівником суб’єкта господарювання або ФОПом чи представником суб’єкта господарювання за умови наявності документів, що посвідчують його особу та підтверджують надані йому повноваження. Тобто, потрібен паспорт та довіреність.
При цьому перша КОРО на РРО реєструється одночасно з реєстрацією РРО. Тобто, датою реєстрації першої КОРО на РРО є дата реєстрації РРО. А от друга та наступні КОРО на цей РРО в ДФС реєструються датою поданої реєстраційної заяви.
Коли ДФС може відмовити у реєстрації КОРО?
Протягом двох робочих днів після отримання реєстраційної заяви ДФС відмовляє в реєстрації книги ОРО, якщо:
- відсутня реєстрація РРО в контролюючому органі (у разі реєстрації книги ОРО на РРО);
- документи подано не в повному обсязі;
- в контролюючому органі наявні відомості про анулювання ліцензії на право здійснення відповідної господарської діяльності;
- в контролюючому органі наявні відомості про скасування реєстрації РРО (у разі реєстрації книги ОРО на РРО);
- суб'єкт господарювання не перебуває на обліку в контролюючому органі, до якого подано документи;
- щодо господарської одиниці, зазначеної у заяві, суб’єкт господарювання не подав ф. №20-ОПП;
- суб'єкта господарювання не включено до ЄДР;
- суб'єкт господарювання або його відокремлені підрозділи не перебувають на обліку в контролюючому органі за адресою господарської одиниці, де буде використовуватися книга ОРО.
Увага! При відмові суб'єкту господарювання надається повідомлення про це із зазначенням підстав для такої відмови, не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви.
Це допоможе усунути недоліки і подати реєстраційні документи наново.
В які строки реєструється КОРО?
У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації КОРО податківці не пізніше двох робочих днів з дня отримання заяви проводять реєстрацію КОРО шляхом внесення даних до інформаційної системи ДФС.
При реєстрації КОРО податківець також здійснює записи у відповідних рядках титульної сторінки (номер книги ОРО, сформований в інформаційній системі ДФС, дата реєстрації книги ОРО, найменування контролюючого органу).
Після реєстрації книги ОРО на РРО в контролюючому органі суб'єкт господарювання вносить на титульну сторінку книги ОРО запис щодо фіскального номера та найменування контролюючого органу, яким здійснено реєстрацію книги ОРО.
Правила ведення КОРО
Нові правила застосування КОРО почали діяти з 1 жовтня 2018 року відповідно до змін, внесених Наказом №773.
Але в той час ще діяли старі правила оприбуткування готівки в касі при застосуванні РРО. Тому ми не радили діяти за новими правилами, аби при перевірці не натрапити на штрафи за не оприбуткування готівки у п’ятикратному розмірі.
І тільки з 15 лютого 2019 року норми Положення №148 щодо оприбуткування готівки у касі були змінені. Тож саме з цієї дати практично можна користовуватися КОРО за новими правилами. Про це ми писали тут та тут.
Якщо суб'єктом господарювання в окремій господарській одиниці організовано декілька місць проведення розрахунків без застосування РРО за бажанням суб'єкта господарювання на всіх місцях проведення розрахунків у такій господарській одиниці може використовуватися одна КОРО.
Суб'єкт господарювання повинен забезпечити використання КОРО у тій господарській одиниці, що зазначена на титульній сторінці книги ОРО при її реєстрації/перереєстрації, або з тим РРО, до якого така книга зареєстрована. Там же ж ця КОРО має і зберігатися, навіть після закінчення. Але цей обов’язок не поширюється на транспортні засоби, об'єкти виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі.
Використання книги ОРО, зареєстрованої на господарську одиницю, передбачає:
- наявність книги ОРО в господарській одиниці, на яку ця книга зареєстрована, або на місці проведення розрахунків;
- здійснення записів про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання розрахункової книжки та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
- щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо.
Використання книги ОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає:
- наявність книги ОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
- у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії – здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій.
Перед початком використання книги ОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання. Записи в книзі ОРО мають виконуватися кульковою ручкою з пастою темного кольору.
У разі використання КОРО на декількох місцях проведення розрахунків щоденні записи про реквізити розрахункових квитанцій та про рух готівки здійснюються окремо щодо кожного місця проведення розрахунків. Якщо на одному місці проведення розрахунків протягом дня використовувались декілька розрахункових книжок, записи за обліком розрахункових квитанцій та рухом готівки виконуються щодо кожної розрахункової книжки окремо.
Розділ 1. За бажанням суб’єкта господарювання у графах 5-10 розділу 1 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, можна створювати додаткові графи для зазначення:
- сум розрахунків;
- суми ПДВ;
- суми акцизного податку або іншого податку (збору);
- виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.
Крім того, у цьому розділі книги ОРО на РРО або в книзі ОРО на господарську одиницю можна виконувати додаткові записи, що підсумовують.
Розділ 2. У розділі 2 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО. Графи 1-5 заповнюються до початку використання розрахункової книжки, графи 6-8 – до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту.
Якщо початок та закінчення одного циклу використання розрахункової книжки при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, за кожний робочий день у розділі 2 книги ОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1, 2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 – тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки.
Крім того, на підставі даних розрахункових квитанцій щодня здійснюються записи в розділі 1; до запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3 – 10) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку.
Увага! Суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом 1095 к.дн.
Виправлення помилок в КОРО
Виправлення записів у книзі ОРО може бути зроблено тільки тими особами, які здійснювали ці записи, або особами, які виконують їх обов'язки. Виправлення повинно засвідчуватись підписом такої відповідальної особи.
Зіпсовані аркуші книги ОРО та такі, на яких зроблено більше 5 виправлень, слід перекреслити по діагоналі з обох боків, зробити на них напис «Анульовано», проставити дату анулювання, засвідчити підписом відповідальної особи суб'єкта господарювання або ФОПа. Усі дані з анульованого аркуша переносяться на новий аркуш книги ОРО, номер якого проставляється на анульованому аркуші.
Відповідальність за порушення ведення КОРО
Положенням №148 було змінено порядок оприбуткування готівки у суб’єкта господарювання. Згідно п. 11 розділу II Положення №148:
- Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
- Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання).
- Оприбуткуванням готівки в касах суб'єктів господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням КОРО без застосування РРО, є занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.
- Оприбуткування та облік фізичними особами-підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат (або книгах обліку доходів) у порядку, визначеному ПКУ.
Отже, якщо суб’єкт господарювання є підприємцем, або застосовує касову книгу, то відсутність запису в КОРО для нього не вважатиметься неоприбуткуванням готівки. А ось для решта – вважатиметься.
Відповідно до ст. 1 Указу №436/95 за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки до суб’єктів господарювання, застосовуються фінансові санкції у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.
А за втрату самої КОРО передбачено штраф за п. 121.1 ПКУ – в розмірі 510 гривень. Про це податківці розповідали тут.
Подекуди зазначені штрафи застосовуються податківцями разом – і за те, що суб’єкту господарювання немає можливості підтвердити оприбуткування готівки, і за те, що він не зберіг сам документ (регістр) – книгу ОРО.
Щоправда, оштрафувати за незбереження КОРО податківці можуть із урахуванням строку зберігання документів, встановленого п. 44.3 ПКУ – тобто, 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.
Є свій строк давності і для штрафу за неоприбуткування готівки: на думку НБУ, зазначену у листі від 09.03.2011 р. №11-117/982-3354, строк, протягом якого може бути накладено штраф за порушення норм готівкового обігу, – 3 роки (1095 днів). Аналогічну позицію має і ДФСУ («ЗІР», категорія консультації 109.21).
***
Читайте також: