Обов’язок встановлення ліміту каси та строк здавання готівки
Відповідно до вимог п. 14 Положення №148 ліміт каси зобов’язані встановлювати всі юридичні особи (підприємства та установи), крім банків. Фізичні особи – підприємці теж не встановлюють ліміт каси, оскільки вони не ведуть бухоблік та відповідно не мають каси та залишку готівки, що відокремлений від інших готівкових коштів фізичної особи. Крім цього, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюються релігійним організаціям, які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності (п. 51 Положення №148).
Ліміт залишку готівки в касі (далі – ліміт каси) – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня (пп. 16 п. 3 Положення №148).
Перед тим, як визначати ліміт каси, слід встановити строки здавання готівки до банку. Відповідно до п. 48 розд. V Положення №148 установа/підприємство визначає і встановлює за погодженням з банком (у якому відкрито рахунок установи/підприємства, на який зараховуються кошти) строки здавання ним готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках відповідно до таких вимог:
- для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки – щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їхніх кас);
- для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, – наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;
- для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, – не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів.
Підприємства (юридичні особи), які здійснюють страхову діяльність та діяльність з випуску і проведення лотерей, установлюють строки здавання готівкової виручки (готівки) для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, які діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) та обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на п’ять робочих днів.
Крім того, відповідно до п. 49 розд. V Положення №148 підприємства, які працюють у вихідні та святкові дні та не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здають таку готівкову виручку (готівку) через банкомати/програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси підприємства або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.
Строки здавання готівкової виручки (готівки), встановлені пунктом 48 розділу V цього Положення, узгоджуються установами, підприємствами, небанківськими установами з банком і обов'язково визначаються в договорах банківського рахунку між установами, підприємствами, небанківськими установами та банками.
Установа/підприємство, яке в окремі дні не має перевищення ліміту каси, має право в ці дні не здавати в установлені строки готівку.
Порядок проведення інкасації коштів визначається в договорі з інкасаторами. Зверніть увагу, що сума залишку готівки за день, у якому не було інкасації з вини банку, не є перевищенням ліміту каси установи/підприємства.
Якщо ліміт каси не буде встановлено, він буде вважатися нульовим (так говорить п. 53 Положення №148).
Тобто зараз жодного мінімального розміру ліміту, який присвоюється підприємству автоматом, не існує. Уся готівка, що перебуває в касі установи/підприємства на кінець робочого дня і не здана нею/ним відповідно до вимог Положення №148, вважається понадлімітною, якщо установою/підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення).
Порядок розрахунку ліміту каси встановлюється самим підприємством/установою
Раніше, до набрання чинності Положенням №148, порядок розрахунку ліміту каси був докладно регламентований попередніми положеннями про касові операції. Тепер цей порядок підприємства розробляють самостійно.
Так, п. 50 розд. V Положення №148 визначено, що установа, підприємство, небанківська фінансова установа на підставі Положення №148 та з урахуванням особливостей роботи зобов’язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів. Як правило, це наказ або розпорядження керівника, у якому прописується порядок розрахунку ліміту каси, зокрема, за який період беруться до розрахунку касові обороти та як розраховується ліміт – за середньоденним витрачанням чи середньоденним надходженням коштів.
У розрахунку ліміту також враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. А саме: для встановлення ліміту каси середньоденне надходження або витрачання готівки можна помножити на строк здавання готівки до банку. Наприклад, якщо графік роботи підприємства не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження і готівка може бути здана наступного дня, то ліміт каси можна помножити на 2, а для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків – на 5 (відповідно до строку здавання готівки).
Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи. Як зазначалося вище, це рішення слід закріпити в наказі про порядок розрахунку ліміту каси.
Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджує внутрішніми документами установлений ліміт каси. Такими документами теж можуть бути наказ, розпорядження тощо. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства – юридичної особи, небанківської фінансової установи.
Установи/підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками та які отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності.
Отже, що повинно бути встановлено в наказі про порядок розрахунку ліміта каси:
- період, за який беруться готівкові обороти для розрахунку надходжень або витрачання готівки з каси. Це може бути місяць, три місяці, півроку тощо;
- на чому базується розрахунок ліміту каси – на середньоденних надходженнях чи витрачання готівки;
- доцільно закріпити в цьому наказі форму розрахунку ліміту каси, оскільки Положення №148 її не містить. Ця форма є довільною і жодних рекомендацій Мінфін та податківці не дають.
Розрахунок ліміту каси: загальні моменти
Для розрахунку ліміту каси потрібно проаналізувати надходження готівки або її витрачання по підприємству за той строк, що встановлений у наказі, про який йшлося вище. Ліміт каси установи, підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства або уповноваженої ним особи.
Розрахунок ліміту каси можна оформити аналогічно до форми, що діяла раніше, але вже без зазначення у ньому, що форма документа затверджена додатком до Положення №637. Тепер це ваша, самостійно затверджена форма цього документа.
Ліміт каси вважається нульовим, якщо установою/підприємством його не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення).
Розрахований ліміт каси затверджується наказом/розпорядженням керівника, до якого варто додати і сам розрахунок ліміту.
Розрахунок ліміту каси для відокремлених підрозділів
Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома теж відповідним внутрішнім документом установи, підприємства – юридичної особи, небанківської фінансової установи. Тобто теж наказом або розпорядженням.
Чи можна на одному підприємстві для розрахунку ліміту каси одному відокремленому підрозділу розрахувати ліміт з надходження готівки, а іншому – по вибуттю?
Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджує внутрішніми документами (наказом, розпорядженням) установлений ліміт каси. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома також наказом або розпорядженням керівника. Це означає, що ліміт каси розраховується один раз в цілому по підприємству, на підставі загальних показників в цілому по підприємству. При цьому і обирається спосіб розрахунку ліміту: на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. Далі цей ліміт можна розподілити між відокремленими підрозділами – у довільних пропорціях.
При цьому сума лімітів кас головної каси підприємства/установи та кас його відокремлених підрозділів не повинна перевищувати ліміт каси, розрахований для всього підприємства в цілому.
На підприємствах з відокремленими підрозділами може бути декілька кас:
- каса самого підприємства (головна каса);
- каси відокремлених підрозділів (магазинів тощо);
- місця проведення розрахункових операцій зі застосуванням РРО, якщо в підрозділі немає окремо відведеного місця під касу (лист НБУ від 04.10.2007 р. №11-115/3693-10119).
Якщо в одному магазині використовують декілька РРО, то ліміт каси встановлюється в цілому на цей підрозділ (магазин), а не на кожний РРО (лист НБУ від 22.11.2006 р. №11-115/4301-12445). Залишки готівки в кожному РРО та в касі магазину в загальній сумі не повинні перевищувати ліміт каси, встановлений для цього магазину.
Наприклад, якщо в магазині є два РРО і ліміт каси магазину встановлено в розмірі 20000 грн, то загальний залишок всієї готівки в обох РРО не повинен перевищувати цей ліміт. Поняття «розмінна монета» окремо не визначено у Положенні №148. Розмінні монети згадуються у визначенні готівки (пп. 3 п. 3 Положення №148). Тож розмінна монета – це звичайний залишок готівки в касі і вона включається до ліміту залишку готівки в касі.
Прогнозний та фактичний ліміт каси
Як розрахувати прогнозний та фактичний ліміт каси згідно з Положенням №148, якщо новий підрозділ почне роботу, наприклад, з 14 червня 2021 р., а до цього у підприємства уже були касові обороти та відповідно вже є затверджений фактичний ліміт?
Відповідно до п. 50 Положення №148 підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками, та які отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками.
Як бачимо, прогнозний ліміт можуть використовувати:
- нові підприємства, які починають свою роботу взагалі;
- підприємства, які до цього не вели готівкові операції взагалі, а тепер розпочинають таку діяльність – саме головне підприємство або його відокремлений підрозділ.
Якщо у підприємства вже були готівкові операції і воно вже має ліміт каси, розрахований за фактичними показниками, воно не може встановлювати прогнозний ліміт для нового підрозділу. Натомість для цього підрозділу потрібно «виділити» частину загального ліміту по підприємству.
А от якщо підприємство взагалі не здійснювало касові операції, а тепер відкриває новий підрозділ, якй буде такі операції здійснювати, то в цьому випадку можна встановити прогнозний ліміт.
Далі ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців роботи переглядається за фактичними показниками діяльності. Для розрахунку фактичного ліміту можна взяти обороти і робочі дні з тримісячного періоду – за будь-який період між датою початку і датою закінчення тримісячного періоду.
Перегляд ліміту каси
Встановлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) можуть переглядатися у зв'язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
У законодавстві відсутні вимоги, які б зобов'язували підприємства неодмінно переглядати установлений ліміт каси та строки здавання готівки за наявності тих чи інших обставин. Є лише вказівки на наявність такого права в разі встановлення відповідних факторів об'єктивного характеру.
Тож в даному випадку підприємство в будь-який момент має право переглянути ліміти каси.
У випадку закриття окремого підрозділу (магазину тощо) немає необхідності перераховувати ліміт каси для інших підрозділів (магазинів).
У випадку відкриття нового підрозділу (магазину) для нього слід встановити ліміт каси. Це можна зробити шляхом виділення йому частини ліміту за рахунок раніше розрахованих лімітів для існуючих магазинів, або шляхом встановлення нового загального ліміту для всіх підрозділів та нового розподілу цього ліміту між всіма підрозділами, включаючи новий підрозділ (магазин).
Приклад розрахунку ліміту каси. У червні 2021 року підприємство розраховує ліміт каси та обрало для розрахунку ліміту показники готівкових надходжень за серпень, жовтень та грудень 2020 року. Їх загальна сума – 520000 грн. Умовно робочих днів за цей період було 64. Підприємство визначає ліміт каси за надходженнями готівки за будь-які три місяці з останніх дванадцять (не обов’язково поспіль).
Середньоденне надходження готівки становить: 520000 грн / 64 дні = 8125 грн / день.
На підставі цих даних підприємство встановило ліміт в розмірі 8000 грн, що не перевищує результат розрахунку.
Як оформити розрахунок ліміту каси, показано у зразку.
Зразок
Розрахунок
встановлення ліміту залишку готівки в касі
ТОВ «Альфа» м. Київ, вул. Лісова, 8
Касові обороти
| № з/п |
Найменування показників | Фактично за три будь-які місяці з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси | |
| 1 | Готівкова виручка (надходження до кас, крім сум, що одержані з банків) | 520000,00 | |
| 2 | Кількість робочих днів | 64 | |
| 3 | Середньоденні надходження (рядок 1 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці у рядку 2) | 8125,00 | |
| 4 | Виплачено готівкою на різні потреби, а також на відрядження (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів) | 260500,00 | |
| 5 | Середньоденна видача готівки (рядок 4 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці у рядку 2) | 4070,31 | |
| 6 | Встановлено ліміт залишку готівки в касі | 8000,00 | |
| Керівник підприємства Карпов Карпов І.І. |
Головний (старший) бухгалтер Колосова Колосова А. В. |
||
| «07» червня 2021 року | «07» червня 2021 року | ||
Відповідальність за перевищення ліміту каси
Підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівку в межах, що не перевищують установлений ліміт каси (п. 15 Положення №148). Отже, готівку в сумі перевищення ліміту каси обов’язково потрібно здати до банку для її зарахування на банківський рахунок.
Відповідно до п. 54 Положення №148 готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.
Готівка також не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона надійшла до кас підприємств у вихідні та святкові дні та здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного робочого дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.
Кошти на зарплату можна зберігати в касі в сумі, що перевищує ліміт, протягом п'яти робочих днів (п. 18 Положення №148).
За п. 56 розд. V Положення №148 керівники установ/підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог Положення №148 щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.
З 23 червня 2019 року скасовано Указ №436/95, який передбачав фінансові штрафи за порушення касової дисципліни, в тому числі і за перевищення ліміту каси (див. нашу новину тут).
Отже, фінансових санкцій за перевищення ліміту не буде!
Проте залишається адміністративний штраф за несвоєчасне здавання виторгу до банку, встановлений за ст. 164-4 КУпАП: докладніше про це ми писали тут. Проте з цим адмінштрафом не все так просто.
Відповідно до ст. 38 КУпАП адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні – не пізніше як через два місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адміністративні правопорушення відповідно до КУпАП підвідомчі суду (судді).
А хто ж має право складати протоколи і розглядати їх за порушення, передбачені ст. 164-4 КУпАП?
Касову дисципліну, як відомо, перевіряють податківці. А от протоколи за порушення ст. 164-4 КУпАП складають працівники Нацполіції (ст. 255 КУпАП). Органи ж Нацполіції, відповідно до ст. 222 КУпАП, розглядають і справи про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 164-4 КУпАП.
Про проблеми застосування поліцією адмінштрафу за ст. 164-4 КУпАП МВС писало ще у 2008 році у листі від 19.06.2008 р. №12/6-1354. Тож можна зробити висновок, що ймовірність накладення адмінсанкцій органами поліції за несвоєчасне здавання виручки протягом двох місяців з дня вчинення правопорушення практично нульова.
Таким чином, вже не залишилося відповідальності за власне перевищення ліміту каси, а відповідальність за несвоєчасне здавання виторгу до банку існує лише на папері і на практиці практично не застосовується.