Головна Усі новини Держрегулювання Готівковий обіг та каса

Як уповноважити працівника підписувати касові документи підприємства?

Директор підприємства планує уповноважити свого заступника на підписання касових документів. Як це правильно оформити?

Коментар до ІПК від 05.10.2021 р. №3703/ІПК/99-00-07-05-01-06

Директор підприємства планує уповноважити заступника директора на підписання документів на видачу готівки з каси підприємства та доданих до видаткових касових ордерів документів. Що для цього потрібно?

Перш за все треба нагадати, що назва посади «заступник директора» є похідною від назви посади самого директора. Заступників може бути й декілька, і кожному з них може бути делеговано власну частину обов’язків директора. А можуть бути встановлені і власні обов’язки. І все це на кожному підприємстві вирішується по-своєму.

Наприклад у Правилах № 1000/5 зазначено, що посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати (п. 1 пп. 7 р. 2 Правил). 

Якщо в керівника є заступник і в його посадовій інструкції (або в іншому внутрішньому розпорядчому документі) зазначено, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції, або наказом керівника врегульовано питання підписання документів його заступником, то підписує їх саме він, вказуючи посаду «Заступник директора» і своє прізвище.

Але якщо повноваження заступника треба змінити, то, щоб доручити йому підписувати касові документи за директора, порядок змін доведеться аналізувати з найвищого рівня керівництва – засновників.

 

Якщо це ТОВ/ТДВ, то чи потрібні для цього загальні збори учасників?

Чи не буде порушенням порядку ведення касових операцій, якщо підписувати документи на видачу готівки з каси підприємства та робити дозвільний напис на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках буде заступник директора підприємства, уповноважений рішенням загальних зборів?

Формально – може бути обраний і такий варіант. Адже у компетенції загальних зборів ТОВ/ТДВ перебувають питання, що визначені ст. 30 Закону про ТОВ/ТДВ. Цей перелік питань є відкритим – до виключної компетенції загальних зборів учасників статутом товариства також може бути віднесено вирішення інших питань.

Тому, якщо статутом товариства передбачено, що це питання мають вирішити загальні збори, то доведеться їх збирати. Але найчастіше статут дозволяє вирішувати це питання самому директору.

 

Що говорять податківці?

А податківці в коментованій ІПК мають власну точку зору: вони вважають, що загальні збори товариства не наділені правом уповноважувати посадових осіб створеного ними підприємства на ведення касових операцій. Лише керівник підприємства може визначити внутрішнім розпорядчим актом посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, без можливості передовіряти виконання дорученої роботи іншим особам.

Насправді, як ми показали вище, загальні збори можуть бути наділені будь-якими повноваженнями. Інша річ, що порядок уповноваження посадової особи на підпис касових документів чітко регламентований Положенням № 148. І ось саме його й треба дотримуватися, а не вигадувати власний порядок.

Згідно з  п. 26 розділу ІІІ Положення № 148 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником

Відповідно до п. 45-1 розділу IV Положення № 148 керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Отже, хоча Закон про ТОВ і не забороняє надавати відповідні компетенції загальним зборам, податківці спираються саме на касове Положення № 148, яке прямо говорить про те, що саме керівник повинен уповноважити іншого працівника на підпис касових документів. І це, в принципі, правильно, адже Положення № 148 поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від їхньої організаційної форми. Загальні збори є не у кожної юрособи, а от керівник – у кожної.

Тож, керівник повинен видати наказ (розпорядження тощо), у якому надаються відповідні повноваження посадовим особам, які займають певні посади. Наприклад, можна уповноважити на підписання касових документів заступника директора, тимчасово або постійно.

 

Розширення кола обов’язків – зміна істотних умов праці!

Хоча покладання обов’язку підписувати касові документи на будь-якого працівника підприємства за рішенням його керівника і передбачено Положенням № 148, треба враховувати і вимоги КЗпП.

А ст. 31 КЗпП чітко говорить, що  роботодавець (зокрема, і директор підприємства) не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором!

Отже, якщо раніше заступник директора не мав підписувати такі документи, принаймні, у дні, коли директор був присутній на робочому місці, а тепер директор бажає покласти на нього новий обов’язок, це розширення кола обов’язків. Що Держпраці розглядає як зміну істотних умов праці!

Так, у листі від 20.02.20250 р. від №15-л-186/03-13-1685 ГУ Держпраці в Одеській області зазначало, що розширення трудових обов’язків працівників можливе або за згоди (по суті, з ініціативи) працівника, або в порядку, встановленому ч. З ст. 32 КЗпП Україні, за наявності підстав.

А такими підставами ч. 3 ст. 32 КЗпП вважає лише зміни в організації виробництва і праці. І про таке розширення обов’язків працівник має бути попередженим за 2 місяці!  І згода працівника в цьому випадку теж потрібна.

Адже, якщо працівник не бажатиме виконувати нові обов’язки, а старі умови праці не може бути збережено (тобто, директор наполягатиме на виконанні наказу) – у працівника буде право не лише звільнитися протягом цих 2-х місяців, а і отримати вихідну допомогу відповідно до ст. 44 КЗпП

А оформити таке розширення трудових обов’язків можна по-різному.

Наприклад, наказом можна внести зміни до посадової інструкції щодо певної посади.

Або ж видати наказ про суміщення посад – і тоді працівник буде одночасно із своїми старими обов’язками виконувати ще і обов’язки за іншою посадою.

Правда, в нашій ситуації, коли директор бажає, щоб його заступник розписувався саме за керівника підприємства, але при цьому сам директор продовжуватиме працювати, варіант із суміщенням посад, звісно, не допоможе.

Проте який би варіант не було обрано, якщо ініціатором розширення трудових обов’язків є роботодавець, то із наказом працівника треба ознайомити за 2 місяці.

 

Якщо вимоги Положення № 148 не дотримано, які наслідки?

Що робити, якщо касовий документ підписала особа, яка не мала на це повноважень – ані за посадовою інструкцією, ані за наказом, ані за рішенням загальних зборів? Просто так трапилося, що оформити касовий документ було потрібно терміново, а директора поруч не було. Ось і підписав заступник (хоча директор в той день був на роботі і сам мав виконувати свої обов’язки).

Такий касовий документ можуть визнати недійсним – адже він підписаний неуповноваженою на це особою.  Але чим це загрожує підприємству або його посадовим особам?

Щодо підприємства, то слід пам’ятати, що у 2019 році було скасовано сумнозвісний Указ № 436, який передбачав фінансові санкції за порушення касової дисципліни – див. тут.

Залишилися чинними адмінштрафи:

  • за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою. Цей штраф застосовують податківці;
  • за здавання виторгу торговельними підприємствами всіх форм власності, які реалізують товари за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій. Цей штраф застосовує Національна поліція.

Докладніше про ці штрафи читайте у вищезгаданому матеріалі тут та у цій консультації.

Ці штрафи не стосуються даної ситуації. Отже, ані фінансових санкцій, ані адміністративних штрафів в даному випадку не буде.

Проте настають інші наслідки:

  • якщо готівка була видана з каси за недійсним документом, то відповідатиме за цю нестачу касир, який не пересвідчився в тому, чи дійсно видатковий документ був підписаний уповноваженою особою;
  • якщо готівка була прийнята в касу за недійсним документом, то це буде надлишок готівки, який повинен бути оприбуткований за результатами інвентаризації каси та включений до складу доходів підприємства.

Тож, як зазначено у п. 34 Положення № 148, касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:

  1. наявність і справжність на документах підписів, передбачених у формах касових ордерів, які є додатками до цього Положення, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
  2. правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
  3. наявність перелічених у документах додатків.

І в разі невиконання хоча б однієї із цих вимог  - касир повинен повернути документи для правильного оформлення!

***

УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Доступ до повного тексту цієї новини можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 58 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Єгорова Юлія
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Держрегулювання / Готівковий обіг та каса
Теги:
Каса , РРО

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

30 днiв передплати безкоштовно!

Коментарі: 0

Новини по темі

Консультації по темі