Тож, давайте згадаємо основні моменти, що стосуються оформлення та порядку виплати зарплати саме готівкою.
Загальні правила виплати зарплати
Відповідно до ст. 24 Закону про оплату праці:
- заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а за відсутності таких органів – представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16-ти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
- у разі коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні.
Якщо зарплата не буде виплаченою після закінчення строку вона отримує статус депонованої.
Якщо зарплата виплачується готівкою
Виплата заробітної плати готівкою повинна проводитися за місцем роботи – у касі підприємства. Забороняється провадити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком випадків, коли зарплата виплачується особам, які працюють у цих закладах.
Зарплата може бути виплачена з будь-яких надходжень готівки до каси, а саме з грошей, отриманих з банку для виплати зарплати, з торгівельної виручки, з повернених в касу як невикористані підзвітних сум, з отриманої до каси фінансової допомоги тощо.
Касова дисципліна щодо виплати зарплати
Установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку. Готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку (п. 18 розд. ІІ Положення №148)
Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням своєчасно, повертаються установою/підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).
Установа/підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад встановлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки (форма яких затверджена додатком 1 до Положення №148).
Як отримати готівку із банку на виплату зарплати
Отримання готівки з банку для виплати зарплати зазначається на звороті грошового чека у реквізиті «Цілі витрат», наприклад: «Заробітна плата за першу половину липня 2024 р.» (згідно форми грошового чека, що наведено у додатку 13 до Iнструкції про касові операції).
При цьому одночасно до банку подаються платіжні доручення на сплату ПДФО, військового збору та ЄСВ із сум зарплати, що отримується готівкою (пп. 168.1.2 ПКУ, ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ). Без надання платіжних доручень на сплату податків із зарплати банк не має права видати підприємству готівку.
Якщо готівка вже є в касі
Якщо в касі на момент виплати зарплати вже є готвка, яка була одержана за рахунок надходження готівкової виручки, повернення підзвітних коштів, фінансової допомоги тощо, то її також можна використати для виплати зарплати.
В цьому випадку ПДФО та військовий збір можна сплатити не в день виплати зарплати, а протягом трьох банківських днів зі дня, що настає за днем виплати зарплати з каси (пп. 168.1.4 ПКУ). День виплати зарплати при цьому не враховується.
Але це не стосується сплати ЄСВ – його потрібно сплатити в день виплати готівки з каси або раніше (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).
Документальне оформлення виплати зарплати готівкою
Документальне оформлення виплати зарплати готівкою можливе двома способами: або за допомогою видаткових відомостей, або за видатковими касовими ордерами.
Виплата зарплати за допомогою видаткових відомостей передбачена п. 30 Положення №148. Форма видаткової відомості наводиться у додатку 1 до Положення №148.
Відомість на виплату готівки складається та опрацьовується у такому порядку:
- Бухгалтером до видаткової відомісті заносяться прізвища працівників, яким зарплата буде сплачуватися готівкою, також заповнюються графи 1 – 4 табличної частини відомості, у графі 4 проставляються суми, належні до виплати, та у реквізиті «Відомість склав» після списку працівників ставиться підпис.
- На наступному етапі видаткова відомість підписується керівником та головним бухгалтером і передається до каси на строк, протягом якого підприємства мають право зберігати готівку для виплати зарплати (цей строк визначається колдоговором або внутрішнім розпорядчим документом).
- Далі касиром перевіряється правильність оформлення відомості, наявність усіх необхідних реквізитів та наявність і справжність відповідних підписів та дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені (п. 34 Положення №148).
- Після цього касиром здійснюються виплати зарплати протягом установленого на підприємстві і зазначеного у відомості строку.
- Після закінчення строку виплати зарплати, невиплачені суми депонуються касиром із зазначенням штампу «Депоновано» навпроти всіх невиплачених сум та складається реєстр депонованих сум (п. 31 Положення №148).
- На наступному етапі визначаються фактично виплачені та депоновані суми, вони звіряються із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчуються підписом касира.
- Якщо готівку видавав не касир, а інша особа, на це уповноважена, на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)» (п. 31 Положення №148).
- В останній день строку виплати зарплати бухгалтером складається та передається касиру видатковий касовий ордер на загальну суми коштів, що було виплачено працівникам. Видаткової відомості недостатньо для списання готівки з каси, вона є лише додатком до ВКО.
- Касиром робиться запис у касовій книзі згідно зі складеним бухгалтером ВКО на суму, фактично видану за видатковою відомістю.
- Бухгалтером перевіряються записи, зроблені касирами у видаткових відомостях, та здійснюються підрахунки виданих та депонованих сум.
- Депоновані суми, або здаються до банку не пізніше наступного робочого дня, на підставі єдиного загального ВКО, або залишаються в касі в межах встановленого ліміту.
Протягом усього строку виплати зарплати за видатковою відомістю, крім останнього дня, залишок коштів у касі на кінець дня виводиться без підрахунку фактично виданих сум за відомістю, адже протягом цього строку касиром здійснюються виплати без підрахунку фактично виданих сум за кожен день строку. Загальна сума готівки, яку призначено для виплати зарплати за відомістю, відображається в касовій книзі у складі залишку на кінець дня, у реквізиті «в тому числі на зарплату». В останній день строку виплати зарплати підраховуються всі видані та депоновані суми і складається єдиний загальний ВКО на видачу готівки в рахунок виплати зарплати за відомістю (п. 31 Положення №148).
Інший спосіб виплати зарплати можливий за допомогою оформлення видаткового касового ордеру. Це доцільно робити, якщо плануються виплати зарплати готівкою лише одному або декільком працівникам, або інші разові виплати персоналу (відпускні, лікарняні тощо). Також, виплата зарплати за допомогою ВКО дозволяє зберігти конфиденційність щодо розміру зарплати робітників підприємства.
ВКО, як і видаткова відомість, також складається бухгалтером та передається до каси. Видавати видатковий касовий ордер на руки працівникові забороняється (п. 32 Положення №148). Зверніть увагу, за ВКО зарплата видається лише в день його складання. Сума готівки, виплачена за ВКО, бере участь у розрахунку залишку готівки в касі у день її виплати.
У ВКО у реквізиті «Підстава» зазначається період, за який виплачується зарплата, наприклад: «Заробітна плата за першу половину липня 2024 р.». Працівник розписується у ВКО про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами), що передбачено п. 27 Положення №148. У ВКО також зазначаються найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача.
Зверніть увагу: ВКО оформлюється і у випадку, якщо зарплата виплачувалася за видатковою відомістю. Про це та інші нюанси виплати зарплати готівкою (із прикладом складання видаткової відомості) ми зазначали тут.
Якщо бухгалтером було оформлено ВКО на виплату зарплати, але зарплата не була виплачена, такий ВКО анулюється (п. 27 Положення №148). Оскільки видаткова відомість у такому випадку не оформлювалася (де є рядок, у якому можна зазначити суму депонованої зарплати), у ВКО такого рядка немає, немає і форми касового документа, за яким здійснюється саме переведення зарплати до складу депонованої, таке переведення, на думку автора, можна здійснити на підставі даних реєстру депонованої зарплати.
Чи можна виплатити зарплату за довіреністю?
Отримання зарплати готівкою також можливо іншою людиною за допомогою довіренності, якщо працівник не має можливості отримати зарплату у встановлені строки (п. 28 Положення №148). Відповідно до ч. 4 ст. 245 ЦКУ довіреність на одержання заробітної плати може бути посвідчена або посадовою особою організації, в якій довіритель працює (це можуть зробити керівник, головний бухгалтер підприємства/установи тощо), або за місцем його проживання (наприклад, головою сільради).
В цьому випадку у реквізиті ВКО «Видати» після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки – працівника бухгалтером зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати зарплату. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видача готівки за довіреністю проводиться відповідно до вимог, передбачених п. 28 Положення №148. Довіреність або її нотаріально засвідчена копія обов’язково залишається у касира і додається до ВКО або видаткової відомості.
Бухгалтерський облік виплати зарплати готівкою
Бухгалтерський облік виплати зарплати готівкою з каси оформлюється проведенням за рахунками Д-т 661 К-т 301.
Депонована ж зарплата переноситься в Д-т 662 з К-т 661.
