Для підприємств наявність операцій з готівковими коштами означає необхідність створення каси і складання первинних касових документів.
Порядок оформлення касових операцій прописаний у розд. 3 Положення №148. Він передбачає, що касові операції оформлюються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки (п. 23 Положення №148).
Тож розглянемо порядок оформлення основних з перелічених касових документів.
Загальні вимоги до оформлення первинних касових документів
Касові документи можуть бути створені як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Але у разі складання касових документів в електронному вигляді працівники підприємства, фізичні особи – підприємці та фізичні особи для їх підписання зобов’язані мати та використовувати КЕП/УЕП (п. 23 Положення №148). Суб’єкт господарювання має право використовувати кваліфіковану електронну печатку банку/удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електронного касового документа.
Згідно з нормами п. 32 Положення №148 ПКО і квитанції до них, ВКО і видаткові відомості заповнюються бухгалтером або відповідальною особою підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, а також виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.
Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання.
Згідно з нормами п. 33 Положення №148 ПКО та ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Бухгалтер або відповідальна особа має право здійснювати реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп'ютерних засобів із можливістю подальшого друку. У документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів.
Касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити (див. п. 34 Положення №148):
- наявність і справжність на документах підписів, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника підприємства або уповноважених ним осіб;
- правильність оформлення документів та наявність усіх реквізитів;
- наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для додаткового оформлення в разі невиконання хоча б однієї із обов’язкових вимог.
Касові ордери та видаткові відомості після їх одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Після складання звіту касиром та його оброблення касові документи необхідно комплектувати у хронологічному порядку, пронумерувати та сформувати у справи відповідно до номенклатури справ для подальшого зберігання.
Виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки за письмовим погодженням з керівником або головним бухгалтером. До кінця робочого дня такі документи обов'язково мають бути повернуті до приміщення підприємства (див. п. 35 Положення №148).
Оформлення прибуткового касового ордера (ПКО)
Приймати готівку в касу необхідно за прибутковим касовим ордером, підписаним головбухом або уповноваженою особою. До ПКО додаються документи, що є підставою для їх складання.
Підтвердженням приймання готівки в касу підприємства за ПКО є його відривна частина – квитанція, підписана головбухом або уповноваженою особою. Використання печатки при цьому не є обов'язковим (див. п. 25 Положення №148).
Заповнення прибуткового касового ордера здійснюється таким чином:
- у рядку «Найменування підприємства/установи/організації» вказується назва суб’єкта господарювання, який приймає готівкові кошти;
- у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення ПКО;
- у колонках таблиці зазначається номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), код аналітичного рахунку, отримана сума (включаючи суму ПДВ) та код цільового призначення;
- у рядку «Прийнято від» зазначається інформація про особу (суб’єкт господарювання), від якої прийняті готівкові кошти;
- у рядку «Підстава» зазначаються підстава для оприбуткування готівки (джерело походження);
- у рядку «Сума» зазначається фактично отримана сума коштів, з урахуванням ПДВ.
Для наочності алгоритм заповнення прибуткового касового ордера наведено у Таблиці 1.
А ще більше про заповнення прибуткового касового ордера ми розповіли тут.
Оформлення видаткового касового ордера (ВКО) та видаткової відомості
Згідно з п. 26 Положення №148 видача готівки з каси може оформлюватися видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або уповноваженою особою. До ВКО також додаються заяви на видачу готівки та інші розрахунки.
Підпис керівника підприємства на видаткових касових ордерах не обов'язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис.
Підприємства, які займаються закупівлею сільськогосподарських товарів, здійснюють видачу готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції за відомостями, у яких зазначаються прізвища та адреси здавальників, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що підписуються здавальником.
Згідно з п. 27 Положення №148 касир вимагає пред'явлення документа, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів (паспорт/е-паспорт тощо). У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами). Одержувачі пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість була складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа.
ВКО або видаткові відомості не можуть бути прийняті для підрахунку залишку готівки в касі, якщо на видатковому касовому документі відсутній підпис одержувача.
Видача готівки фізичним особам, які відсутні у штатному розписі підприємства, проводиться за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю.
Касир повинен проводити видачу готівки тільки особі, що зазначена у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.
Видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, особам, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно. У видатковому касовому ордері після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку, а в разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видача готівки за довіреністю проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 27 розділу III цього Положення. Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості (п. 28 Положення №148).
Виплати, що пов'язані з оплатою праці, можуть проводитися касиром підприємства як за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача, так і за видатковими відомостями.
Дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або уповноважених осіб, робиться на титульній сторінці видаткової відомості із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень – словами, копійок – цифрами).
Одноразові видачі готівки, пов'язані з оплатою праці, окремим особам повинні проводитися за видатковими касовими ордерами (п. 30 Положення №148).
Нагадаємо порядок заповнення видаткового касового ордера:
- у рядку «Найменування підприємства/установи/організації» вказується назва суб’єкта господарювання, який видає готівкові кошти;
- у рядку «Видатковий касовий ордер» ставиться номер та дата оформлення касового ордера;
- у колонках таблиці зазначаються номер документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення;
- у рядку «Видати» зазначається прізвище, ім’я по батькові особи – отримувача коштів;
- у рядку «Підстава» відображаються підстави щодо видачі готівкових коштів;
- у рядку «Сума» зазначається фактично видана сума готівки;
- у рядку «Додаток» зазначаються документи, що додаються до ВКО;
- у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера;
- у рядку «Одержав» відображається сума отриманих коштів прописом та дата отримання;
- у рядку «Підпис одержувача» проставляється підпис особи, яка отримала кошти.
- у наступному рядку зазначається найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача;
- у рядку «Видав касир» зазначається підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.
Алгоритм заповнення видаткового касового ордера наведено в Таблиці 2.
Більш докладно про заповнення видаткового касового ордера ми писали тут.
Відповідальність за неправильне оформлення касових документів
І наостанок про приємне. За порушення правил оформлення касових документів відповідальності не передбачено, що підтверджується податківцями.
Проте, наприклад, якщо йдеться про документи на виплату заробітної плати, то порушення правил їх оформлення може призвести до звинувачень у невиплаті або у порушенні строків виплати.
Тобто такі документи важливі не лише тому, що ними оформлюють касові операції, а і тому, що вони підтверджують певні господарські дії: отримання доходів, придбання активів, реальність витрат. Тому, як й інші первинні документи, касові документи треба мати обов’язково й уважно стежити за правильністю їх оформлення!
