Розрахунки корпоративними картками

Як визначено у частині другій розділу ІІ Положення № 705, користувачем електрон­ного платіжного засобу може бути юридична або фізична особа. Банк-емітент має право надавати фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності, особисті електронні платіжні засоби, а суб’єктам господарювання — корпоративні електронні платіжні засоби.

Таким чином, корпоративна банківська картка, як і будь-яка платіжна картка, є електронним платіжним засобом, використовувати який можливо (як і здійснювати операції за картковим рахунком) після того, як клієнт — власник поточного рахунку (у випадку з корпоративною карткою це юридична особа або підприємець) укладе відповідний договір з банком (п. 8.1 Інструкції № 492). У такому договорі банк зобов’язаний, зокрема, зазначити види платіжних операцій, які користувач має право здійснювати з використанням електронного платіжного засобу, правила та максимальний строк їх виконання.

Розрахунки карткою з нерезидентами

Відповідно до ст. 7 Декрету про валютний контроль у розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовуються як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України — гривня. Такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, встановленому Нацбанком України.

Безготівкові розрахунки в іноземній валюті мають здійснюватися з урахуванням режимів функціонування рахунків, визначених Інструкцією № 492.

Відповідно до п. 8.3 цієї Інструкції кошти з поточного рахунку юридичної особи та фізичної особи — підприємця не може бути використано за допомогою електрон­ного платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (конт­рактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Отже, чинним законодавством України, по-перше, вимагається проводити розрахунки з нерезидентом у ме­жах торговельного обороту винятково через уповноважені банки і, по-друге, не дозволяється проводити такі операції за допомогою платіжних карток.

Слід зауважити, що в чинних нормативних документах визначення терміна «розрахунки в межах торговельного обороту» відсутнє. У Положенні № 484, яке діяло до 27.06.2012 р., розрахунки в межах торговельного обороту було визначено як рух коштів між резидентами і нерезидентами за операціями продажу (купівлі) товарів на підставі зовнішньоекономічних договорів, які передбачають експорт або імпорт товарів. У п. 3 постанови № 209, яка регулює питання щодо використання гривні в розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту, під такими розрахунками слід мати на увазі розрахунки за експорт/імпорт товарів. При цьому відповідно до ст. 1 Закону про ЗЕД:

• товаром є будь-яка продукція, послуги, роботи, права інтелектуальної власності та інші немайнові права, призначені для продажу (оплатної передачі);
• експортом товарів є продаж товарів українськими суб’єктами зовнішньоекономічної діяльності іноземним суб’єктам господарської діяльності (у тому числі з оплатою в негрошовій формі) з вивезенням або без вивезення цих товарів через митний кордон України, включаючи реекспорт товарів;
• імпортом товарів є купівля (в тому числі з оплатою у негрошовій формі) українськими суб’єктами зовнішньоекономічної діяльності в іноземних суб’єктів господарської діяльності товарів з ввезенням або без ввезення цих товарів на територію України, включаючи купівлю товарів, призначених для власного споживання установами та організаціями України, розташованими за її межами.

У п. 8.3 Інструкції № 492 наведено випадки, коли кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи — підприємця може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу.

Корпоративну картку може бути використано винятково для здійснення операцій чотирьох типів*:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами представницького характеру;
• на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства, Повітряного кодексу, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Конвенції про дорожній рух

*Обмеження поширюються на розрахунки з нерезидентом як в іноземній валюті, так і в гривні.

За результатами аналізу вищенаведених норм можна зробити висновок, що проведення розрахунків з нерезидентом за допомогою корпоративної банківської картки, не пов’язаних з відрядженням, експлуатаційними та представницькими витратами, заборонено і призводить до невиконання вимог ст. 7 Декрету про валютний конт­роль. За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого цією статтею, ст. 16 зазначеного Декрету передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день здійснення таких розрахунків. Відповідно до ст. 1 цього Декрету валюта України є валютною цінністю так само, як іноземна валюта.

Відрядження

Перелік витрат на відрядження наведено в пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу. До них, зокрема, належать:

• витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). До витрат на проїзд у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі включаються витрати на пально-мастильні матеріали (п. 12 розділу III Інструкції №59). Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами;
• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;
• оплата телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат;
• добові витрати (гранична неоподатковувана сума в 2017 р. для закордонних відряджень — 80 євро за календарний день відрядження).

При використанні корпоративної картки у відрядженні термін надання авансового звіту може бути таким:

• якщо з карти за кордоном знімалася готівка — до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження з поверненням не витрачених у відрядженні коштів;
• у разі якщо картку було використано для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів.

Представницькі витрати

Єдиним чинним нормативним актом, що регулює склад і зміст витрат на представницькі цілі, є норми, затверджені наказом № 1026 (далі — Норми №1026), але їх розроблено для бюджетних установ. Інші підприємства можуть використовувати цей документ тільки як допоміжний для розробки локального документа з представницьких витрат на підприємстві чи у підприємця.

Згідно з цими Нормами представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на приймання та обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули за запрошенням для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення й підтримки взаємовигідного співробітництва. При цьому в зазначених Нормах наведено перелік представницьких витрат для бюджетних організацій, до яких, зокрема, належать витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час проведення переговорів, оплатою послуг перекладача, який не входить до штату установи, оплатою номерів у готелях, а також витрати, пов’язані з бронюванням номерів у готелях, у розмірі 50 % вартості номера за одну добу.

Зверніть увагу, що акцент у Нормах № 1026 зроблено винятково на витратах, які несе бюджетна організація як приймаюча сторона. Водночас немає підстав вважати, що інші підприємства не можуть мати представницьких витрат, понесених на території України або за кордоном, як приймаючі або запрошені сторони.

Слід зауважити, що положення підприємства про представницькі витрати є не єдиним документом, необхідним для обґрунтування понесення таких витрат. Підтвердженням витрат можуть бути програма заходу (можливо, з кошторисом витрат), затверджена керівництвом, а також звіт у довільній формі або формі, розробленій підприємством, про виконання програми заходу і понесені представницькі витрати. При цьому слід пам’ятати, що віднесення витрат до представницьких відповідно до локального нормативного документа підприємства вирішує проблему з використанням коштів безпосередньо з корпоративної картки, але не робить такі витрати, наприклад, витратами на відрядження, які звільняються від нарахування ПДФО. Тож може скластися така ситуація, що у відрядженні правомірно було витрачено відрядженим працівником кошти з корпоративної картки на представницькі цілі, але самі витрати носили характер оподатковуваного доходу для відрядженої фізичної особи з урахуванням положень пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу.

У бухгалтерському обліку представницькі витрати відповідно до пунктів 18 та 19 ПБО 16 можуть належати до адміністративних витрат або до витрат на збут (якщо понесені витрати класифікуються як витрати на рекламу та/або дослідження ринку).

Експлуатаційні витрати

Точного переліку експлуатаційних витрат транспортних засобів нормативні акти не містять. Як орієнтиром можна керуватися численними консультаціями Нацбанку України, наданими з конкретних питань. Так, наприклад, у листі № 25-0004/51559 послуги з ремонту та технічного обслуговування транспортних засобів суб’єктів підприємництва (йдеться про оплату послуг нерезидента від імені та за дорученням юридичної особи — резидента як українського суб’єкта зовнішньоекономічної діяльності за кордоном) є операцією в рамках торговельного обороту, яка вимагає розрахунків через уповноважені банки з укладанням ЗЕД-договору.

Проте якщо технічне обслуговування виконується відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства, Повітряного кодексу, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Конвенції про дорожній рух, то такі витрати є експлуатаційними витратами.

Документальне оформлення

Документальне оформлення операцій із застосуванням платіжних карток, емітованих банками-резидентами, здійснюється відповідно до Положення № 705. Документи за операціями з використанням електрон­них платіжних засобів та інші документи, що застосовуються в платіжних системах для платіжних операцій з використанням електронних платіжних засобів, можуть бути в паперовій та/або електронній формі. При цьому єдина форма для таких документів відсутня — форми документів за операціями з використанням електрон­них платіжних засобів (квитанції платіжного термінала, чек банкомата, сліп та інші документи) встановлюються правилами платіжних систем, але вони повинні містити обов’язкові реквізити, визначені Положенням № 705.

Документи платіжних систем обов'язково мають містити такі реквізити:

• ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• дату і час здійснення операції;
• суму та валюту операції;
• суму комісійної винагороди;
• реквізити електронного платіжного засобу, дозволені правилами безпеки платіжної системи;
• вид операції;
• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Інна Волянюк,

аудитор, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування