Згідно із ст. 237 ЦКУ представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства. Таким чином, законодавство України передбачає чотири підстави виникнення представництва, серед яких згадується і акт органу юридичної особи.
Відповідно до ст. 244 ЦКУ представництво може здійснюватись за довіреністю. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.
Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами або довіреністю, та скріплюється печаткою. Особи, які згідно з установчими документами не мають права здійснювати від імені підприємства юридично значимі дії без довіреності, повинні обов'язково мати довіреність, зміст якої чітко визначає, які саме юридичні дії має право вчиняти представник. Згідно з ч. 3 ст. 238 ЦКУ представник не може вчиняти правочин від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або в інтересах іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва, а також щодо інших осіб, встановлених законом.
Таким чином, у разі підписання договору від імені юридичної особи працівником цієї юридичної особи, який не є директором, необхідне уповноваження цієї особи. На нашу думку, таке уповноваження здійснюється на підставі довіреності, виданої директором юридичної особи.
Разом з тим, зазначимо, що згідно з ч. 1 ст. 238 ЦКУ представник може бути уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє. Тобто, якщо директор юридичної особи не має права укладати певні договори, то він не може видати довіреність на укладення таких договорів. Обмеження на вчинення певних правочинів може бути передбачено в статуті господарського товариства.
Підсумовуючи наведене, зазначимо, що обов’язковим документом, який надає право менеджеру господарського товариства на укладення договору із третіми особами, є довіреність. Рішення засновників (загальних зборів) необхідне лише в тих випадках, коли директор не має права укладати певні договори (не має права видати довіреність на укладення таких договорів).
Згідно з ч. 1 ст. 245 ЦКУ форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин (письмовий або усний). При цьому, вважаємо, якщо йдеться про укладення договору, який підлягає нотаріальному посвідченню, довіреність теж має бути нотаріально посвідчена.
Також у довіреності необхідно зазначити дату її видачі. Строк, на який видається довіреність, може бути і не зазначений, проте в цьому випадку чинність довіреності буде зберігатись до моменту її припинення в установленому чинним законодавством порядку. Для того щоб у представника у найвідповідальніший момент не виникло проблем у зв'язку з тим, що в довіреності певні повноваження не передбачені, необхідно при складанні такої довіреності максимально деталізувати повноваження представника (прямо вказати на договір, який має укласти представник, із зазначенням сторін, умов тощо). Як правило, представник зобов'язаний вчиняти правочин за наданими йому повноваженнями особисто. Він може передати свої повноваження частково або в повному обсязі іншій особі (заступнику) лише в тому випадку, коли таке право передбачено в довіреності (якщо у довіреності не зазначити право представника передати своє повноваження, він не має права передоручення). Видати довіреність від імені юридичної особи на розпорядження майном може лише особа, яка відповідно до установчих документів має право видавати довіреності та має право розпоряджатися майном підприємства без обмежень (якщо установчі документи не дають стовідсоткової впевненості у повноваженнях виконавчого органу (директора, генерального директора, голови правління), необхідно надати директору повноваження на видачу довіреності в протоколі загальних зборів учасників (акціонерів).
Також вважаємо за необхідне звернути увагу на те, що згідно з ч. 1 ст. 241 ЦКУ правочин, вчинений представником з перевищенням повноважень, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки особи, яку він представляє, лише у разі наступного схвалення правочину цією особою. Правочин вважається схваленим, зокрема у разі, якщо особа, яку він представляє, вчинила дії, що свідчать про прийняття його до виконання. Тобто якщо надана менеджеру довіреність не містить певних повноважень представника і представник укладе договір, не передбачений в довіреності, то такий договір може мати для юридичної особи наслідки, якщо ця юридична особа у майбутньому буде виконувати його умови.