Заборгованість підприємства перед працівниками: основні норми
У бухгалтерському обліку відповідно до Iнструкції №291 за кредитом субрахунку 661 відображають нараховану зарплату працівникам підприємства. Тому залишок за кредитом рах. 661 свідчить про заборгованість підприємства із зарплати перед працівником. Така заборгованість підприємства перед звільненими працівниками із зарплати підлягає виплаті, а не списанню. Наголосимо, що строку давності за розрахунком із працівниками із зарплати законодавством не передбачено.
Відповідно до вимог ст. 116 КЗпП, при звільненні працівника виплата всіх сум, що належаться йому від підприємства, установи, організації, провадиться у день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган має письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум.
У разі якщо працівникові не було виплачено належні йому від підприємства суми при звільненні, він має право звернутися до суду (ч. 2 ст. 233 КЗпП).
Таким чином, накопичені суми за кредитом рахунку 661 підлягають виплаті звільненим працівникам. Крім того, в разі невиплати роботодавцем звільненому працівникові належних сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство має виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку.
У бухгалтерському обліку відповідно до Iнструкції №291 за кредитом субрахунку 372 відображають суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами про використання коштів.
Тобто за кредитом субрахунку 372 показують заборгованість роботодавця перед працівником за придбані ним товари (роботи, послуги) для потреб підприємства за власні кошти або використані власні кошти у відрядженні, про що такий працівник мусив подати у визначені законодавством строки до бухгалтерії авансовий звіт та підтвердні документи про використання коштів та придбання товарів (робіт, послуг). А роботодавець мав підтвердити доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат і затвердити авансовий звіт. I на підставі цих документів бухгалтер відобразив у бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372.
Строки та позовна давність
Розглядаючи можливість списання кредиторської заборгованості за авансовими звітами, щодо придбання товарів (робіт, послуг), слід дотримуватися тих строків та перебігу позовної давності, що встановлені саме нормами ЦКУ. Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки.
Зазначимо, Законом №540-IX від 30.03.2020 р. було доповнено п. 12 розділу “Прикінцевих та перехідних положень” ЦКУ, яким передбачено, що під час дії коронавірусного карантину, строки, встановлені статтями 257, 258, 362, 559, 681, 728, 786, 1293 цього Кодексу (зокрема, позовна давність), продовжуються на строк дії карантину. І нагадаємо, що Постановою КМУ від 09.12. 2020 №1236 карантин в Україні продовжено до 31 грудня 2021 року.
За п. 1 ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається з дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права чи про особу, яка його порушила. Водночас за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається із закінченням строку виконання.
Проте законодавством прямо не визначено термін повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. А на практиці доволі рідко працівник, надаючи авансовий звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.
Отже, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, доти перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).
I тільки наприкінці зазначеного терміну, в періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної та підлягатиме списанню. Якщо ж підприємство не отримувало жодних вимог про повернення, підстав для списання зазначеної заборгованості немає.
Відповідно до п. 5 НП(С)БО 11 зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та є ймовірність зменшення економічних вигід у майбутньому внаслідок його погашення. Якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду.
Тобто списати заборгованість перед працівником за такими підзвітними сумами підприємство має або після закінчення строку позовної давності, або внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємство) від його обов'язків (тобто не чекаючи закінчення строку позовної давності).
Якщо підприємство має борг перед працівником за коштами на відрядження, то це вже трудові відносини і право працівника на відшкодування витрат на відрядження передбачено ст. 121 КЗпП.
Для відшкодування йому коштів, витрачених у відрядженні, працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення (ст. 233 КЗпП).
Тож списати заборгованість за відрядженням перед працівником роботодавець може також після закінчення строку позовної давності або через прощення такої заборгованості.
Увага, «єдинники»!
...Пунктом 5 НП(С)БО 11 «Зобов'язання» визначено, що зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигід у майбутньому внаслідок його погашення. Якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду.
Таким чином, до доходу Товариства включаються сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності...
IПК ДФСУ від 22.02.2019 р. №676/6/99-99-12-02-03-15/IПК
Облік списання задавненої (безнадійної) кредиторської заборгованості
При списанні заборгованості внаслідок її прощення або закінчення строку позовної давності роблять запис Д-т 372 К-т 717. Наприкінці звітного періоду дохід списують на фінрезультат: Д-т 717 К-т 791.
Відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ об'єктом оподаткування є прибуток, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства згідно з НП(С)БО або МФСЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.
Тобто сума списаної заборгованості потрапить до доходу підприємства і, таким чином, буде врахована у розрахунку фінансового результату до оподаткування податком на прибуток.