Почати цю історію варто з заклику: надавайте працівникам аванс на відрядження! Так, навіть якщо закон цього прямо не вимагає!
Причому якщо працівники їдуть групою, надавайте аванс кожному окремо і перед відрядженням (але на підставі наказу про відрядження). Нехай ваші працівники витрачають на службові цілі не власні, а підзвітні кошти, і роблять це не на власний розсуд, а тільки на підставі письмового наказу.
Бо всі спірні питання, про які йтиметься далі, виникли з однакової причини: працівники витрачають власні або чужі кошти на відрядження або придбання речей, послуг, необхідних роботодавцю. Бо або їм не вистачило авансу, або вони не отримали кошти під звіт.
І тому вони були змушені шукати інше джерело фінансування службових потреб – або один працівник (часто директор) платив за всіх, або платили друзі та родичі (з обіцянкою повернення боргу, коли роботодавець ці витрати відшкодує).
Але от тільки чи відшкодує? І чи не доведеться з цих коштів платити ПДФО та ВЗ?
ДПС України у ІПК від 07.10.2025 №5362/ІПК/99-00-24-03-03 розглядає наступні ситуації з практики.
Перебуваючи у відрядженні, один із відряджених працівників оплатив вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників коштами з особистого банківського рахунку. І він надає документи про витрати, і просить їх відшкодувати.
А ще було, що працівнику, який перебував у службовому відрядженні, треті особи (які не працюють у його роботодавця) придбали квитки на проїзд, оплатили вартість проживання в готелі тощо коштами з особистих рахунків. А потім такий працівник надав квитки та рахунки і вимагає їх оплатити.
А ще бували випадки, працівник під час відрядження витрачав кошти як з корпоративного, так і з особистого рахунків. Як за ними звітувати і як поділити з метою обліку та оподаткування?
Подібні питання свідчать про низький рівень контролю за підзвітними коштами на підприємстві, не проведення розяснювальної роботи серед працівників про те, що таке «підзвітні кошти», як вони надаються на відрядження та на підставі яких документів відшкодовуються.
Тим не менш, податківці відповіли наступне.
Відповідь ДПСУ:
У разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти.
Якщо підприємство відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.
Від редакції: це типова помилка податківців. Перелік доходів, які належать до додаткового блага, наведено в пп. 164.2.17 ПКУ і безпідставно виплаченої компенсації витрат на відрядження там немає. Проте, в ПКУ є термін «надміру витрачені кошти» (пп. 164.2.11 ПКУ), сума яких рахується відповідно до п. 170.9 ПКУ. Якщо роботодавець компенсує працівнику витрати на відрядження, які не були належним чином підтверджені – це надміру витрачені кошти.
Чому це так важливо?
По-перше, тому що в надміру витрачених коштів інша ознака доходу, а це має значення для складання додатку 4ДФ. У додаткового блага – «126», а у надміру витрачених коштів – «118».
По-друге, для оподаткування ПДФО надміру витрачених коштів застосовується «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). Якщо щодо додаткового блага дехто намагається спорити, потрібно це чи ні, то щодо надміру витрачених коштів – жодних спорів, це пряма норма ПКУ.
Відповідь ДПСУ:
Не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податку – фізичній особі, понесених ним у зв'язку з відрядженням за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, бронювання квитків та проїзд), понесених відрядженою особою.
Якщо витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або не працівник роботодавця, то виплата відрядженому працівнику коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні пп. 170.9.1 ПКУ, а отже включаються до оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника Товариства) як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.
Від редакції: А ось тут можна було б і поспорити, особливо враховуючи факт, що фізособі напевно доведеться роздати отримані кошти тим, хто за нього заплатив. Але – прямої норми в ПКУ про цю ситуацію немає, тож, податківці в своєму праві.
Наприкінці нагадуємо, що ІПК має індивідуальний характер і може бути використана виключно підприємством, якому її надано.
***
Читайте також: