Відповідно до п.3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПА України від 24.12.2010 №1020: у графі 3а «Сума нарахованого доходу» податкового розрахунку за ф. №1-ДФ відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку.
У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні. Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, - обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності.
У графі 3 «Сума виплаченого доходу» податкового розрахунку за ф. №1-ДФ відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом. У графі 3 податкового розрахунку за ф. №1-ДФ відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку у відповідності із нарахованим доходом, а саме - без вирахування із суми нарахованого доходу суми податку з доходів фізичних осіб, які відповідно до закону справляються за рахунок доходу найманої особи.
Відповідно до п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою К = 100 : (100 - Сп), де К - коефіцієнт; Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування До наведеної формули застосовуються існуючи дві ставки податку 15% і 17% (для ставки податку 15% — коефіцієнт 1,17647; для ставки податку 17% — коефіцієнт 1,20482).
Враховуючи, що коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 ПКУ, застосовується виключно для визначення бази оподаткування, тому у разі надання платнику податку доходів у негрошовій формі, суми нарахованого доходу у графах 3а та 3 ф. №1-ДФ відображаються з урахування цього коефіцієнту.