Види помилок
Помилки у ф. №1ДФ можна поділити на дві категорії: помилки у заголовній частині звіту та у табличній частині.
Помилки у заголовній частині, це:
- неправильні дані у реквізитах підприємства-податкового агента та хибні відомості про його посадових осіб;
- кількість осіб, які працювали за штатом та за цивільно-правовими договорами;
- №порції;
- інші реквізити, затверджені п. 3.1 Порядку №4.
Таблична частина цього звіту має, як відомо, два розділи.
Недостовірні відомості у розділі І. Це помилки у:
- податковому номері фізособи (графа 2);
- сумі нарахованого та виплаченого доходу (графи 3а та 3);
- сумі утриманого та перерахованого податку (графи 4а та 4);
- ознаках доходу (графа 5);
- інформації про дати прийняття/звільнення найманих працівників (графи 6 та 7);
- ознаках ПСП (графа 8).
Відповідно, недостовірні відомості щодо військового збору у розділі ІІ, це помилки у:
- загальній сумі нарахованого доходу;
- загальній сумі виплаченого доходу;
- загальній сумі нарахованого військового збору;
- загальній сумі перерахованого до бюджету військового збору.
Як виправляти ці помилки?
Порядок виправлення помилок у формі №1ДФ наведено у розділі ІV Порядку №4.
У разі необхідності проведення коригувань до закінчення строку його подання подається звітна нова форма №1ДФ (п. 4.2 розд. ІV Порядку).
Уточнюючий податковий розрахунок подається у разі необхідності проведення коригувань податкового розрахунку після закінчення строку його подання (п. 4.3 розд. ІV Порядку).
При цьому, відповідно до п. 4.4 розд. ІV Порядку, заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків є однаковим.
Це означає, що дублювати правильні показники, як в уточнюючій, так і в новій звітній формі не потрібно. Треба робити саме виправлення помилок! Але при цьому є два нюанси, про які слід пам’ятати.
Як роз’яснюють податківці, реквізити «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» повинні відповідати тим, що були зазначені у звіті, який коригується. Разом із звітним новим та уточнюючим податковим розрахунком платник податку має право надати до контролюючого органу пояснення проведених виправлень.
Як виправляти помилки у заголовній частині звіту?
На жаль, Порядок №4 не зазначає, що робити, якщо податковий агент зробив такі помилки. Часто, на підставі цього, податківці говорять, що виправити їх не можливо. Але чи правда це?
Перше, про що слід пам’ятати, це те, що податковий розрахунок за формою №1ДФ зараз має статус податкової декларації. А отже, на нього поширюються вимоги щодо наявності обов’язкових реквізитів. Ці реквізити ви можете побачити за п. 48.3 ПКУ, і більшість з них як раз належить до тих, що відображаються у заголовній частині формі №1ДФ.
Помилка в таких реквізитах має серйозні наслідки: за їх відсутності (або помилки в них) поданий звіт не вважатиметься дійсно поданою податковою декларацією. А отже, податківці мають право відмовити у прийнятті такого звіту, і, якщо не здати його наново вчасно, вас можуть оштрафувати за п. 119.2 ПКУ на 510 грн (а якщо за таку ж помилку вже штрафували протягом року – і на 1020 грн).
Та не всі реквізити заголовної частини форми №1ДФ є обов’язковими. Наприклад, показник щодо кількості працюючих носить суто інформативний характер щодо відповідного підприємства. Отож, якщо ви помилилися в цьому реквізиті, уточнюючий податковий розрахунок (форма №1ДФ) не подається. Крім того, штрафні (фінансові) санкції у цьому випадку до підприємства не застосовуються. Саме так роз’яснюють податківці.
Коригування показників розділу I:
- для виключення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 9 указати «1» - на виключення рядка;
- для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати «0» - на введення рядка;
- для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно виключити помилкову інформацію та ввести правильну інформацію, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 9 указується «1» - рядок на виключення, а в другому – «0» - рядок на введення.
Коригування показників розділу II:
1) підрозділ «Оподаткування процентів»:
- для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування процентів - виключення**» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування процентів» відобразити правильну інформацію;
2) підрозділ «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею»:
- для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею - виключення***» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відобразити правильну інформацію;
3) підрозділ «Військовий збір»:
- для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір - виключення****» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.
Зверніть увагу: у разі подання уточнюючого звіту (або нового звітного) та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації та введення нового або пропущеного рядка, підсумковий рядок «Всього» по гр. 3а, 3, 4а та 4 не заповнюється (консультація за кодом 103.25, «ЗІР»).
Приклад. Виправлення помилок в ф. №1ДФ
Податковий агент виправляє уточнюючою формою звіту одразу кілька помилок за 1 квартал 2018 року (уточнюючий розрахунок подається у червні 2018 р.):
забули вказати інформацію щодо нарахованого та виплаченого доходу підприємця-"єдинника". Сума 10000 грн (у зразку в розділі І це рядок 5);
неправильно зазначили суми виплаченого доходу у вигляді зарплати та суми утриманого й перерахованого ПДФО і ВЗ (у зразку в розділі І це рядки 1 та 2, виправляється ця помилка і в розділі ІІ ). Було зазначено доходу 2300,00 грн, ПДФО – 414,00 грн, ВЗ – 43,70 грн; а треба було зазначити доходу 2400,00 грн, ПДФО – 432,00 грн, ВЗ – 45,60 грн.
Умовно вважатимемо, що помилка була лише в звіті, а в бухобліку все правильно і податки були сплачені своєчасно. Тому змінюємо не лише нараховані, а й сплачені показники у звіті;
зробили помилку в ідентифікаційному номері працівника (у зразку в розділі І це рядки 3 та 4). Сума доходу у вигляді зарплати і ПДФО, ВЗ не змінюється, а ось ІПН – так;
у розділі ІІ в рядку «Військовий збір» забули відобразити суму декретних (7903,00 гр.) та дохід ФОП (10000,00 грн). Про необхідність зазначення таких неоподаткованих доходів в цьому розділі податківці наразі наголошують.
Раніше в рядку «Військовий збір» було зазначено суму доходу 82000 грн. В результаті виправлень зясувалося, що треба було показати суму 82000 – 2300 + 2400 + 10000 + 7903 = 100003 грн. Змінилася і сума ВЗ: 1230 – 43,70 + 45,60 = 1231,90.
Виправлення цих помилок проводимо через подання уточнюючої форми звіту. З прикладом його оформлення можна ознайомитися тут>>
Коли накладається штраф та в якому розмірі за виправлення помилок
У разі подання уточнюючих ф. №1ДФ з метою виправлення помилок, які призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку до платника податків застосовується штраф у розмірі 510 грн.
Отже, випадками застосування штрафу 510 грн є:
- помилка у нарахованому доході, який оподатковується ПДФО, та, відповідно, неправильне нарахування та сплата ПДФО;
- помилка в ф. №1ДФ у сумі нарахованого та сплаченого ПДФО;
- неправильне зазначення особи в №1ДФ, коли за даними бухобліку нараховано одній особі, а в ф. №1ДФ зазначено дані іншої особи.
Зверніть увагу: Одночасне подання кількох уточнюючих ф. №1ДФ карається штрафом у 510 грн (звісно щодо кожного з таких звітів). А ось, якщо протягом року після накладання штрафу платник податків подає повторно уточнюючий ф. №1ДФ, то до такого платника податків застосовується штраф у розмірі 1020 грн.
Коли штраф не накладається
За невключення до звіту інформації щодо доходів, які не оподатковується ПДФО та ВЗ, й штраф за п. 119.2 ПКУ не може бути застосовано.
Також такі штрафи не застосовуються у разі виправлення помилок шляхом оформлення перерахунку ПДФО і ПСП. Про це ми писали тут>>
Зверніть увагу: річний перерахунок у грудні - це лише один з тих, які зобов’язаний здійснити роботодавець як податковий агент. Підпункт 169.4.2 ПКУ встановлює кілька випадків обов’язкового перерахунку:
- за підсумками року;
- при зміні місця застосування ПСП;
- при звільненні працівника.
А пп. 169.4.3 ПКУ дозволяє проводити перерахунок ПДФО добровільно – за будь-який період на розсуд податкового агента. Тож виправити помилку без штрафу можна в будь-який момент протягом року і за будь-який період за вашим вибором. Результати такого перерахунку відображаються у формі №1ДФ того кварталу, у якому його проведено. Отже, подавати уточнюючий розрахунок за ним не потрібно.
Коли штрафи плюсуються
Помилка у формі №1ДФ – це одне, а виплата доходу фізособі без утримання і сплати податків – це інше порушення. Якщо це ваш випадок, то, крім зазначених вище штрафів, за незазначення такого доходу і податків з нього в формі №1ДФ вас чекатиме штраф за ст.127 ПКУ.
Зокрема за несвоєчасну сплату ПДФО чекатиме штраф у розмірі 25%. Аналогічні дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 50% ПДФО.
Несплата ПДФО протягом 1095 днів втретє та більше призведе до штрафу у розмірі 75%.
І тут вже немає залежності від того, застосовували до вас такий штраф протягом року, чи ні. Має значення лише факт вчинення порушення повторно протягом 1095 днів!
Тож, якщо при виправленні помилок потрібно буде донарахувати ПДФО та сплатити його щодо двох фізосіб, то податківці, скоріш за все, будуть наполягати на двох розмірах штрафу: 25% за одним порушенням та 50% за наступним.
Звісно ніхто не відміняв пеню за несвоєчасну сплату ПДФО. Вона починає застосовуватися після спливу 90 календарних днів, наступних за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання. Про це також говорили й податківці у своєму роз’ясненні тут>>