Аналітика від Дт-Кт: робочий рік у наказі про відпустку

Відповідно до законодавства (ст. 10 Закону про відпустки), облік відпусток, що надаються працівникам, покладено на роботодавців.

Законодавство про відпустки звертається до поняття робочого року неодноразово. А саме:

1) за законом щорічні відпустки надаються за робочий рік, тож кожен відпрацьований робочий рік дає право на відпустку певної тривалості, яка залежить від посади та виконуваної роботи (мінімум — 24 к. д.);

2) щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року (ст. 10 Закону про відпустки);

3) у разі ділення відпустки на частини, відкликання з відпустки, перенесення відпустки у зв'язку з передбаченими законодавством підставами (наприклад, тимчасова непрацездатність, відпустка на навчання) невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ст. 79 КЗпП);

4) у другий і наступні робочі роки працівнику може бути за законом надано щорічну відпустку повної тривалості в будь-який час — тобто хоча б і з першого дня робочого року (ст. 79 КЗпП);

5) забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ст. 80 КЗпП);

6) для здійснення відрахування із зарплати при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже одержав відпустку, за невідпрацьовані дні відпустки (дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року) (ст. 127 КЗпП, ст. 22 Закону про відпустки).

Спинимося на визначенні робочого року.

Робочий рік за загальним правилом обчислюється з дати влаштування на роботу. Наприклад, працівник влаштувався на роботу 13 вересня 2014 року. Для нього робочі роки: 1) з 13 вересня 2014 року до 12 вересня 2015 р.; 2) з 13 вересня 2015 року до 12 вересня 2016 р.; 3) з 13 вересня 2016 року до 12 вересня 2017 р.

У кожному наказі про відпустки треба зазначати, за який період (тобто за який робочий рік) надається відпустка. Зазначення такої інформації передбачено також типовою формою наказу (розпорядження) про надання відпустки №п-3, затвердженою Наказом №489.

На практиці деякі підприємства зазначають не робочий рік (який можна завжди точно встановити з урахуванням дати влаштування на роботу), а періоду робочого року, за який використана відпустка.

Наприклад, працівник, що влаштувався на роботу 13 вересня 2014 року, має відпустку 24 к. д. на рік (що відповідає 2 дням відпустки за кожен місяць або 1 дню відпустки за 0,5 місяця) і повністю використав відпустки за перші два робочі роки. Такий працівник у 2016 році йде у щорічну відпустку на 14 календарних днів з 15 вересня 2016 р. Підприємство за таким підходом, надаючи відпустку, зазначить у наказі, що особа використала відпустку за період з 13 вересня 2016 р. до 12 квітня 2017 р. (тобто за сім місяців).

Цей підхід є цілком прийнятним для управлінського обліку, зокрема він може бути зручним для інвентаризації залишків резервів на оплату відпусток та при визначенні можливих відрахувань за відпустку при звільненні.

Проте якщо працівник у цю відпустку матиме підстави для перенесення її частини на інший період (наприклад, хвороба, навчальна відпустка, відпустка по вагітності та пологах тощо), підприємству доведеться переобчислювати цю «умовно відгуляну» частину робочого року.

Тож для підприємств, де практикуються поділи відпусток працівників на частини, варто все-таки зазначати при наданні кожної відпустки саме робочий рік. Це дозволяє провести самоперевірку (скільки днів відпустки за цей робочий рік використано) і обстояти позицію підприємства в разі спорів з працівником. Окрім того, це певна стандартизація, яка дозволяє будь-якій особі з'ясувати кадровий облік. Адже, наприклад, право на відпустку або компенсацію за неї зберігається, навіть коли працівник декілька років не використовував відпустки повністю. А для цього навіть при зміні кадровика слід мати відповідні дані, що дозволять без спеціального відновлення кадрового обліку дати відповідь на згадані запитання.

Наприклад, часто трапляється, що працівник, не використавши в робочому році відпустку повністю (використав лише частково, 18 к. д. із 24-х), наступного року бере відпустку повністю, і тоді йому надається відпустка за цей наступний робочий рік, а про невідгуляні 6 к. д. відпустки за попередній робочий рік можна часом забути.

Цей приклад доводить, що на підприємстві є необхідність вести саме облік використання відпусток (не обмежуватися лише наказами). Такий облік може вестися у типовій формі №п-2 «Особова картка працівника», затвердженій Наказом №489 (розділ V), або у визначеному підприємством реєстрі, який може приблизно відповідати формі, встановленій у розділі V Наказу №489.

Наголосимо також, що при наданні відпустки працівнику можуть одним наказом надаватися частини щорічної відпустки за декілька робочих років (навіть не обов'язково поспіль).

Форма №п-3 для цього не пристосована, але, використовуючи власні форми наказів, в них обов'язково зазначають про це. Формулювання наказу в такому разі може бути, наприклад, таким, як наведено у зразку. Тоді у даних обліку відпусток відповідну кількість днів відпустки слід записати до даних кожного робочого року — 2, 4, 5 к. д. відповідно.

Зразок

Говорячи про обов'язковість зазначення в наказах про відпустку періоду, за який вона надається, наголосимо, що законодавство такої обов'язковості все ж таки не передбачає. Не передбачається й обов'язкового застосування вищезгаданих типових форм особової картки та наказу про надання відпустки. Підприємство може використовувати власні форми. Зокрема, одним наказом може надаватися відпустка кільком працівникам.

Але сам облік використання відпусток, безперечно, слід забезпечити. І організацію такого обліку доцільно здійснювати саме в розрізі робочих років.