Відповідно до пп. 215.3.4 ПКУ для цілей оподаткування до пального відносять скраплений газ, паливо моторне альтернативне, паливо моторне сумішеве, речовини, що використовуються як компоненти моторних палив, інші товари. Всі ці товари є нафтопродуктами і підакцизними товарами.
А от у бухобліку ми маємо визначення нафтопродукту – це продукт, отриманий під час перероблення нафти, газового конденсату або їх суміші, за винятком продуктів нафтохімії (Інструкція № 281).
Суб’єкти господарювання (СГ) – юридичні особи, громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці (ч. 1 ст. 55 ГКУ). Держава, органи державної влади та органи місцевого самоврядування не є суб'єктами господарювання (ст. 8 ГКУ). Фізичні особи без статусу ФОПа теж не є суб’єктами господарювання. Придбати пальне можна тільки у СГ. Це означає, що, наприклад, придбати пальне у працівника або в іншої фізособи не можна. Не кажучи вже про те, що сама торгівля пальним, як оптова, так і роздрібна, потребує наявності у продавця відповідної ліцензії.
Найпоширенішими є дві форми розрахунку за придбане пальне:
- Безготівкова форма розрахунку може застосовуватися у разі:
- придбання оптової партії пального у СГ і подальше зберігання його у власних цистернах;
- придбання пального на АЗС (за відомостями, талонами, паливним картками).
- Готівкова форма розрахунку – тільки у разі придбання пального на АЗС.
У разі готівкового розрахунку, без укладання договору, вид палива буде ідентифіковано на АЗС за фактом заправки транспортного засобу. Якщо ж це безготівковий розрахунок за договором, часто підприємство-покупець не обмежується одним видом палива, а придбаває різні види для всіх своїх транспортних засобів. Тому предметом договору постачання є саме нафтопродукти, з подальшою ідентифікацією номенклатури у специфікаціях, додатках до договору. У цьому випадку відпуск оптової партії палива здійснюється з доставкою до місця зберігання підприємства-покупця палива або без неї, на АЗС – за відомостями, талонами, паливними картками у бак транспортного засобу.
Докладно про придбання пального із використанням талонів та карток ми розглядали в окремій статті.
Придбання палива оптовою партією для власних потреб включає: укладання договору з постачальником, оплату, постачання, оприбуткування та зберігання пального. Марка, кількість пального, ціна та умови поставки зазначаються у договорі. Як правило, оплата здійснюється до постачання палива, а постачання – транспортними засобами постачальника. Фактичний обсяг пального визначається в момент постачання.
Після укладання договору попередня оплата рахунку – це перша подія, за якою постачальник складає податкову накладну.
Покупець, своєю чергою, формує заявку-доручення до договору постачання, зазначаючи кількість, ціну, місце постачання, автомобіль, постачальника, місце зберігання тощо. Порядок формування такої заявки визначається договором. Також необхідна довіреність на представника покупця, який отримуватиме пальне.
Приймання, транспортування, зберігання та використання пального регламентується Інструкцією № 281.
З прибуттям транспортного засобу перевіряють наявність і цілісність пломб на автоцистерні, технічний стан та відповідність даним товарно-транспортної накладної (№1-ТТН (нафтопродукт).
Визначення маси палива під час приймання визначається зважуванням на автомобільних вагах або об'ємно-масовим методом.
Зазвичай толеранс (допустиму похибку) зазначають у договорі, а якщо ні, то краще про це подбати завчасно та запросити у постачальника сертифікат якості.
За результатом постачання формують видаткову накладна та за потреби складають розрахунок коригування при поверненні зайво сплачених коштів або податкову накладну на перевищення вартості фактичних обсягів постачання над сумою попередньої оплати.
Кому можна зберігати пальне без ліцензії?
Зберігання пального відповідно до ст. 15 Закону № 481/95-ВР потребує отримання ліцензії на зберігання. Це стосується як постачальника, так і покупця. Ліцензію видають терміном на 5 років. У ліцензії зазначено термін дії та обсяг пального, що може зберігатися, тому перед отриманням ліцензії необхідно врахувати всі ємності, і бензовози також. Адже паливозаправник є ємністю, що використовується для зберігання пального відповідно до Закону № 481/95-ВР. Ліцензію потрібно отримувати на кожне місце зберігання, щодо бензовозу – на місце, де він знаходиться (ЗІР).
Нагадуємо, що зберігання пального у баку автомобіля і в каністрах до 5 л не потребує отримання ліцензії. Про це податківці повідомляли тут.
А ще, згідно зі ст. 15 Закону № 481, ліцензії на право зберігання пального не отримуються на місця зберігання пального, що використовуються:
- підприємствами, установами та організаціями, які повністю утримуються за рахунок коштів державного або місцевого бюджету;
- підприємствами, установами та організаціями системи державного резерву;
- суб’єктами господарювання (у тому числі іноземними суб’єктами господарювання, які діють через свої зареєстровані постійні представництва) для зберігання пального, яке споживається для власних виробничо-технологічних потреб виключно на нафто- та газовидобувних майданчиках, бурових платформах і яке не реалізується через місця роздрібної торгівлі.
А от решта випадків зберігання пального, навіть придбаного для власних потреб, потребує ліцензії. Ми про це писали тут.
Бухоблік придбання палива оптовою партією
Наявність та рух палива, що придбається чи заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, обліковується на субрахунку 203 «Паливо» (Інструкція № 291). Аналітичні рахунки для палива визначають відповідно до специфіки діяльності підприємства. Найчастіше групування здійснюють за місцем зберігання та використання пального (бак, каністра, резервуар), марки (дизельне паливо, бензин А-92, А-95).
Приклад 1. Придбання пального партією з попередньою оплатою (безготівкова форма розрахунку)
ТОВ уклало договір на постачання дизельного палива 07.12.2023. За умовами договору право власності на дизельне паливо до покупця переходить у місці розвантаження в резервуар покупця. Ціна – 43,87 грн/л, у т. ч. ПДВ. Оплату проведено 11.12.2023 за 30 000 л – 1 316 100 грн. Паливо отримано 13.12.2023 у загальній кількості 32 000 л – 1 403 840 грн. У ТТН зазначено, що дизельне паливо було завантажено в резервуар покупця 12.12.2023. Остаточний розрахунок проведено 13.12.2023.
Заправка транспортних засобів за відомостями на АЗС
При укладанні договору необхідно визначити транспортні засоби, що обслуговуватимуться на АЗС. Відпуск нафтопродуктів відображається у відомості на відпуск нафтопродуктів за формою № 16-НП, яку підписують оператор АЗС та водій. На підставі даних відомості не рідше одного разу на місяць формуються зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, установленими протягом місяця. У рахунках обов'язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у тому числі податок на додану вартість (пп. 10.3.2.2 Інструкції № 281).
Під час кожної заправки водієві надається чек РРО, який є підставою для оприбуткування палива. Докладніше про те, що чеки підтверджують придбання пального, ми писали тут.
За результатами відомості-рахунку проводиться остаточний розрахунок. Проте останнім часом такий спосіб відпуску застосовується не часто.
Заправка транспортних засобів на АЗС за готівку або платіжними картками
Якщо спосіб оплати пального – готівка або платіжні картки, то в такому разі пальне придбавається через підзвітну особу. Підтвердження придбання пального – чек РРО. Відповідно до п. 201.11 ПКУ підставою для нарахування сум ПДВ, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, є чек, що не може перевищувати 200 гривень на день (без урахування ПДВ). В інших випадках необхідно подавати документи на АЗС для складання податкової накладної.
Розберемось тепер зі звітуванням. Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, суми виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого терміну, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У всіх інших випадках це вже здійснюється відповідно до облікової політики підприємства. Також доцільно визначити терміни звітування. Адже щодо готівки, що видається під звіт, питання щодо термінів не виникає. Відповідно до Положення № 148 готівка видається на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт. За даними прикладу 2, чек водієм авто 2 на придбання палива буде надано до бухгалтерії не пізніше 15.12.2023.
А при розрахунку платіжною карткою ситуація інша. Так, пп. 170.9.3 ПКУ визначено, що підзвітна особа у разі розрахунку платіжною карткою має надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було придбано пальне.
Якщо водії авто 1 та 3 відзвітують через місяць, то і списання пального можна буде провести через місяць. Вимоги ст. 4 Закону про бухоблік будуть порушені. Адже витрати мають бути відображені в бухгалтерському обліку в момент їх виникнення.
Встановлення термінів звітування для підзвітних осіб для підприємства є достатньо актуальним. Це забезпечить не лише достовірність даних бухгалтерського обліку, а й зменшить навантаження при формуванні податкової звітності, зокрема ПДВ.
Та якщо такі чеки не відповідають вимогам ПКУ щодо включення чека без наявності податкової накладної (тобто їх сума більша від 240 грн з ПДВ), то і податкового кредиту не буде. Можливо, для деяких підприємств таке тривале надання документів не є проблемою, але при формуванні квартальних та річних звітів це додасть клопоту бухгалтеру.
Приклад 2. Придбання пального через підзвітну особу (розрахунок готівкою або платіжною карткою)
ТОВ має два вантажні автомобілі та один легковий. Легковий автомобіль закріплено за директором, вантажні автомобілі – за водіями підприємства. Водій одного з вантажних автомобілів (авто 1) 14.12.2023 заправив автомобіль на 30 л дизельного палива, ціна – 45 грн/л з ПДВ. Оплату здійснив своєю зарплатною карткою.
Водію іншого вантажного автомобіля (авто 2) 14.12.2023 видано кошти з каси для придбання дизельного палива в сумі 3000 грн. Водій авто 2 заправив автомобіль на 40 л. Залишок коштів в сумі 1 200 грн він повернув цього самого дня.
Директор використав корпоративну картку для оплати пального (авто 3), заправивши авто на 20 л бензину, ціна – 55 грн/л з ПДВ. Водії відзвітували щодо використання коштів, подавши чеки 15.12.2023.
Водій авто 1 при придбанні пального подав документи підприємства на АЗС для отримання податкової накладної. Вона була складена 14.12.2023.
Водії авто 2 та 3 оформлення податкових накладних від АЗС не вимагали (а сума в чеку перевищує 240,00 грн з ПДВ). Тому сума ПДВ за їхніми чеками включається не до податкового кредиту, а до варості пального відповідно до п. 9 НП(С)БО 9.
Таким чином, підтвердженням придбання пального за готівку є чек РРО, виданий оператором АЗС. З 1 квітня 2023 р. підзвітна особа може не складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, достатньо надання підтвердних документів.