Облік придбання паливних талонів і карток на підприємстві

Бухгалтерський облік придбання паливних талонів 

Талон – спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому (Інструкції №281).

Форму, зміст і ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. При цьому необхідними елементами є його серійний і порядковий номери (пп. 10.3.3.1 Інструкції №281).

Звичайно, купити талони можна і без укладення договору – достатньо взяти рахунок у продавця та оплатити його. Номінал талона та термін його дії буде вказано на самому талоні.

Та зазвичай між постачальником нафтопродуктів та підприємством укладається договір на придбання талонів на пальне. Умовами договору визначають марку, вартість, термін дії талонів, перелік АЗС, де можна використати талони, момент переходу права власності, терміни оплати, а останнім часом і порядок документального оформлення передачі талонів покупцеві.

Як правило, договором передбачено спершу передоплату, а потім фактичне постачання талонів. Податкову накладну складають за першою подією – у нашому випадку це оплата. 

Видаткову накладну на талони складають у момент переходу права власності і всіх ризиків відповідно до умов договору. Окремо продавець складає акт приймання-передачі пального, який засвідчує, що покупець передає продавцеві передоплачене пальне на відповідальне зберігання, відпуск якого проводитиметься за паливними талонами на АЗС продавця.

Наявність та рух пального, що придбається чи заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, обліковується на субрахунку 203 «Паливо». Відповідно до Інструкції №291 цей субрахунок також використовується для обліку оплачених паливних талонів. Чи відповідає такий підхід відображенню суті господарської операції?

І тут нам допоможе визначення талона. Користуючись під час заправки паливним талоном, його власник фактично реалізує своє право на отримання фіксованої кількості палива на АЗС, яке там зберігається на умовах відповідального зберігання. У цьому випадку ми дотримуємося принципу превалювання сутності над формою. Адже за фактом на дату придбання талонів ми отримуємо матеріальні цінності, які й обліковуються на рахунку 20 «Запаси» і які тимчасово зберігаються на АЗС постачальника. 

Для зручності доцільно виділити талони в окрему групу, виділивши додаткові субрахунки або субконто.

Приклад 1. Підприємство придбало 70 талонів різного номіналу загальною вартістю 64800,00, у т. ч. ПДВ. Ціна – 54 грн/л. (тобто, без ПДВ ціна 45 грн./л). Марка пального – бензин А-95. Оплату згідно з рахунком проведено 21.12.2023. Талони передані підприємству наступного дня. 

Придбання талонів на пальне

* Звертаємо увагу, що у первинних документах як предмет договору має бути зазначено саме талони на пальне.  

Докладніше про використання талонів ми писали тут.

Бухгалтерський облік придбання паливних карток

Вимоги щодо обігу, використання (видачі водіям тощо) та зберігання паливних карток встановлюються договором на відпуск паливно-мастильних матеріалів (ПММ) за паливними картками між покупцем і продавцем. Підприємство-покупець перераховує кошти на рахунок підприємства-продавця (емітента паливних карток). Для зручності користування підприємству надається доступ до його електронного кабінету, де можна контролювати залишки та змінювати ліміти для карток. 

Виділяють:

• паливні картки в літрах;
• паливні картки у гривнях.

Особливістю паливної картки в літрах є те, що покупець при передоплаті вже зафіксував кількість та ціну пального і надалі вона не змінюватиметься. У день зарахування пального на таку паливну картку покупцеві переходить право власності. Покупець виписує видаткову накладну та залишає пальне на відповідальному зберіганні і видає за потреби покупцеві. Після заправки транспортного засобу оператор АЗС видає чек РРО.

Основною відмінністю паливної картки в літрах від талону є те, що номінал паливної картки не визначено, ліміти регулюються власником картки в особистому (електронному) кабінеті і термін використання картки значно більший. Адже за відсутності номіналу її можна використовувати протягом всієї дії договору. З талоном інший підхід – талон безпосередньо «віддається в обмін» на пальне і не повертається.

Паливні картки у гривнях – це засіб, що ініціює переказ коштів з умовного/віртуального рахунку покупця, на який попередньо було здійснено оплату.

У цьому випадку ціна, марка, кількість пального визначається в момент заправки транспортного засобу. Проте в особистому кабінеті можна ввести обмеження для певних карток, визначивши не тільки об’єм, а й марку палива. 

У власність покупця пальне переходить у момент заправки. Чек РРО видають одразу після заправки. 

Інструкцією №291 передбачено облік талонів на субрахунку 203 «Паливо», а про платіжні картки нічого не сказано. За аналогією ми можемо відкрити додаткові аналітичні рахунки для паливних карток у літрах, тому що за суттю механізм передачі палива такий самий, як і в разі використання талонів. 

А от гривнева картка має іншу природу. Адже при перерахуванні коштів суб’єкту господарювання – емітенту паливної картки у гривнях заборгованість залишається саме гривнева. Тому використовувати проміжний субрахунок 203/карт немає потреби. Адже визначення об’єму та ціни палива відбувається саме в момент заправки. 

Приклад 2. ТОВ уклало договори на постачання нафтопродуктів за смарт-карткою: 

– у літрах на 1000 л бензину марки А-92, ціна 48,00 грн/л (договір 1);  

– в гривнях , перерахувавши 216000,00 грн (договір 2).

Оплата 22.12.2023 за двома договорами. 

Картка є власністю постачальника. Дані наприкінці місяця: 

– за договором 1 на АЗС 24.12.2023 було заправлено 20 л бензину марки А-92; 25.12.2023 того ж бензину було придбано - 35 л в бак автомобіля, 5 л – каністра; 

– за договором 2 – 22.12.2023 було заправлено 30 л бензину марки А-95 за ціною 54,00 грн/л та 40 л марки А-92 за ціною 48,00 грн/л.

Придбання палива на АЗС (спосіб відпуску – паливні картки)

* Якщо реєстрацію нульового РК на зміну номенклатури було зупинено, то підприємство-покупець все одно має право на податковий кредит. Саме такою є позиція податківців на сьогодні (ЗІР).

Щодо ПДВ, то, незалежно від виду картки, підприємство-покупець включає ПДВ до складу податкового кредиту на підставі податкової накладної, складеної за правилом першої події. Першою подією при придбанні талонів та паливних карток є передоплата за талони та нафтопродукти відповідно.

Увага! Придбати талони та картки на пальне можна не тільки в продавця пальним, а і у третьої особи. Зокрема, і в підприємства, яке такі талони або картки придбало раніше. Причому ліцензія на торговлю пальним та реєстрація платником акцизу такому продавцю талонів/карт не потрібна, адже при придбанні талонів та паливних карток не відбувається фізичного відвантаження пального. Про торговців талонами та паливними картками більш докладно ми писали тут.

Як бачимо, облік придбання палива на підприємстві потребує врахування багатьох нюансів, оскільки правильне оформлення його надходження та зберігання є запорукою зниження додаткових ризиків при списанні. До цієї теми ми ще повернемося в наших наступних статтях.