Купуємо талони на пальне: облік і оподаткування

Перша частина операції з отримання талонів – це отримання рахунку від постачальника та його оплата: Дт 371 Кт 311. Бажано, щоб у рахунку зазначалися саме талони, а не пальне, наприклад «талони на бензин А95+, номінал 20 л», відповідно, далі в рахунку вказується кількість та вартість саме талонів. Проте на практиці може бути по-різному.

Якщо покупець – платник ПДВ, він визнає своє право на податковий кредит на дату оплати талонів: Дт 641/ПДВ Кт 644. Ці записи в обліку робляться на підставі банківської виписки.

Друга частина – отримання талонів від постачальника. Як правило, передача талонів оформлюється видатковою накладною постачальника, у якій також мають бути зазначені саме талони, а не пальне. На який рахунок їх прибуткувати?

Відповідно до Інструкції №291 на субрахунку 203 "Паливо" (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) обліковуються наявність та рух палива, що придбається чи заготовляється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель. Тут також обліковуються оплачені талони на нафтопродукти і газ. Як бачимо, Інструкція №291 пропонує обліковувати  право на отримання пального на «матеріальному» рахунку 203. Ми не маємо принципових заперечень щодо цього, адже крім пального, на ці талони нічого іншого не можна придбати, і ми маємо безумовне право отримати це пальне на АЗС на весь номінал талонів, тож маємо 100% ймовірність обміну талонів на пальне.

Виходячи з того, що відповідно до п. 7 П(С)БО 9 одиницею бухобліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид), то оплачені паливні картки чи талони слід обліковувати окремо від інших видів пального із застосування рахунків третього порядку (наприклад, 2033 «Оплачені паливні картки та талони»).

Це були загальні рекомендації для тих, хто використовує талони у власній господарській діяльності. Зазвичай раніше так і було – СГ придбавали талони для себе і використовували за призначенням. У теперішніх реаліях доводиться придбавати талони не тільки для потреб підприємства, а й для передачі працівникам. В цьому разі талони можна розглядати як товар і прибуткувати на рахунок 281. Втім, вибір між рахунками 203 та 281 не принциповий, можна всі талони обліковувати на рах. 203. Це не впливає на показники фінансової звітності – і виробничі запаси, і товари відображаються в одній статті балансу.

Якщо покупець – платник ПДВ, то отримання талонів він відображає в обліку записом Дт 203 (281) Кт 631 на вартість талонів без ПДВ, і робиться ще один запис – на суму податкового кредиту: Дт 644 Кт 631.

Якщо покупець – неплатник ПДВ, він прибуткує талони за вартістю з ПДВ: Дт 203 (281) Кт 631 на всю суму з ПДВ.

Одночасно закривається рахунок авансів: Дт 631 Кт 371.

Використання талонів на потреби підприємства. Для заправки службових автомобілів підприємства талони видаються працівникам  підприємства (водіям), які отримують за ними пальне на АЗС. Докладно про придбання та списання пального на потреби підприємства ми писали тут.

Дарування талонів працівникам

Якщо підприємство вирішує безоплатно передати талони працівникам на їх власні, не службові потреби,  це, по суті, буде подарунок, надання працівникам доходу у негрошовій формі. А оскільки це дохід, виникає питання і про його оподаткування ПДФО, військовим збором і питання нарахування ЄСВ. Залежно від того, яким чином оформити таке надання, можливі різні варіанти оподаткування.

Нецільова благодійна допомога (п. 170.7.3 ПКУ). Така допомога може бути грошовою або негрошовою. Неоподатковувана сума такої допомоги у 2022 році – 3470 грн. Якщо вартість наданих талонів перевищує цю суму, оподатковуватись буде лише сума перевищення. Докладніше про таку допомогу та її оподаткування ми писали тут.

Документальне оформлення: таку допомогу слід оформити заявою працівника та відповідним наказом керівника підприємства. Можна обійтися і без заяви, адже роботодавець може сам прийняти рішення про надання працівниками благодійної допомоги і оформити його наказом. Факт надання талонів працівнику доцільно зафіксувати актом приймання-передачі талонів. Якщо талони надаються декільком працівникам, ми все одно рекомендуємо оформлювати окремі акти з кожним працівником. Краще, якщо талони будуть надаватись працівникам в різні дати. Якщо оформити таке передання однією загальною відомістю від однієї дати, це може стати додатковим аргументом на користь того, що ця благодійна допомога є масовою, а значить, підлягає оподаткуванню так само, як і зарплата – ПДФО, військовим збором та ЄСВ.

Надання талонів як дарунка. Якщо можливості надання нецільової благодійної допомоги вичерпані, можна ще скористатися пп. 165.1.39 ПКУ. Не оподатковується вартість дарунків у частині, що не перевищує 25 % однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. У 2022 році це 6500 * 25% = 1625 грн. Докладніше про оподаткування дарунків – тут, тут,  тут та тут. Тут коротко зауважимо, що подарунки вартістю до 1625 грн не оподатковуються ПДФО, військовим збором, але повністю включаються до бази нарахування ЄСВ.

Якщо вартість наданих талонів перевищить 1625 грн, то оподатковувану частину такого «подарунка» слід буде збільшити на натуральний коєфіцієнт з метою оподаткування ПДФО. Військовий збір нараховується без натурального коефіцієнта. Докладніше про це див. у нашій новині тут. Матеріал все ще залишається актуальним, в тому числі в частині відображення у звітності – правила заповнення додатка 4ДФ об’єднаної звітності залишилися такими ж, які були в часи існування форми №1ДФ.

Документальне оформлення: оскільки надання дарунка – це воля роботодавця, то заяви працівника не потрібно. Рішення про надання дарунків оформлюється наказом керівника, а власне факт передання талонів фіксується в акті приймання-передачі талонів або у відомості (немає необхідності нівелювати масовість надання дарунків).

Талони як додаткове благо. І нарешті, фіскальний варіант – надати талони як банальне додаткове благо згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ.  Вартість негрошового додаткового блага завжди оподатковується ПДФО з натуральним коефіцієнтом та ВЗ без натурального коефіцієнта. У додатку 4ДФ до об’єднаної звітності додаткове благо відображається з ознакою доходу 126.

Щодо ЄСВ. У п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ зазначено, що базою нарахування ЄСВ є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці. При цьому Перелік №1170 (перелік видів виплат роботодавців, що не є базою оподаткування ЄСВ) не містить подібного виду доходу (пальне для компенсації дороги на роботу та назад або безумовне надання пального).

Тому, якщо не оформити роздачу талонів за двома попередніми варіантами (благодійна допомога або подарунок), то вартість безоплатно наданих талонів на пальне працівнику вважатиметься зарплатою, і базою нарахування ЄСВ (у Додатку 1 до об’єднаної «зарплатної» звітності відображається у складі оплати праці).

Натомість, за варіантом із благодійною допомогою або подарунком можна спробувати уникнути сплати ЄСВ з вартості талонів. Про це читайте тут і тут.

Строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ з негрошового доходу. Якщо безоплатне надання талонів оподатковується ПДФО, військовим збором, сплатити ці суми потрібно у строки, передбачені  пп. 168.1.4 ПКУ: коли дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО сплачується протягом трьох банківських днів, що настають за днем такого надання. Такий самий порядок сплати встановлено і для військового збору.

А от ЄСВ слід сплатити в день видачі талонів (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

В бухобліку безоплатно надані талони будуть списані до складу витрат: Дт 949 Кт 203 (281). Коригування фінрезультату не здійснюється – у п. 140.5.10 ПКУ для фізосіб – платників ПДФО зроблено виключення. Безоплатно надані товари фізособам не спричиняють коригування фінрезультату незалежно від того, чи вдалося скористатися пільгами в оподаткуванні ПДФО, чи ні.

Також підприємству не потрібно відслідковувати заправку автомобілів за цими талонами – адже вони вже списані до складу витрат.

Платники  ПДВ повинні нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ на суму не нижче ціни придбання талонів, адже це оподатковувана операція – безоплатна передача активів. Докладніше про це ми писали тут  та тут.

Безоплатна передача талонів з метою оподаткування ПДВ прирівнюється до постачання таких талонів і тому є оподатковуваною операцією (пп. 14.1.191 ПКУ). Оскільки постачання фактично здійснюється за нульовою ціною (безоплатно), то згідно з пп. 188.1 ПКУ база постачання таких талонів, на яку нараховуються ПЗ з ПДВ, визначається не нижче вартості їх придбання.

При безоплатній передачі талонів підприємство-платник ПДВ зобов’язане скласти дві податкові накладні:

• одну - виходячи з фактичної ціни постачання, яка в даному випадку дорівнює нулю. Зважаючи на те, що отримувач не є платником ПДВ, така ПН не підлягає наданню отримувачу. Оскільки талони надаються працівникам безоплатно, ця ПН буде містити нульову ціну і нульові показники. Докладніше про ПН на неплатника – тут;
• другу (з типом причини 15) - виходячи з перевищення ціни придбання (або балансової вартості у випадку з ОЗ) над фактичною ціною постачання. Така податкова накладна покупцю не надається. У даному випадку вся вартість талонів буде відображена у цій другій податковій накладній.

При цьому додатково нараховувати ПЗ за пп. 198.5 ПКУ нараховувати не потрібно – для цього немає підстав. Передані талони «використані» в оподатковуваній операції.

Надання талонів за умови утримання їх вартості із зарплати працівників

А ось тут вже є компенсація вартості талонів, а отже, це їх продаж!  Ситуація кардинально міняється, якщо талони надаються працівникам на відплатній основі, коли працівники компенсують вартість талонів живими коштами або шляхом утримання вартості талонів із заробітної плати, що належить їм до виплати на руки. По суті це продаж талонів працівникам, тому дохід у вигляді вартості талонів у працівників не виникає. З точки зору підприємства це звичайна операція продажу запасів (товарів).

Як ми з’ясували вище, це непідакцизна операція і підприємство не повинно реєструватись платником акцизу зі всіма наслідками. Але оформлення такого продажу має свої особливості.

По-перше, талони на пальне важко віднести  до товарів, якими можна проводити натуральну оплату праці. Нагадаємо, що і самі нафтопродукти видавати у якості зарплати заборонено - див. Постанову  №244. Докладніше про натуроплату читайте тут. А зараз можна зробити лише один висновок - роботодавцю краще застосовувати в цьому випадку не виплату зарплати пальним, а утримання зі зарплати працівника (після її оподаткування) вартості таких талонів.

За своєю суттю розрахунки з працівниками шляхом надання їм товарів у рахунок їхньої заробітної плати — окремий випадок зарахування однорідних зобов’язань (ч. 1 ст. 601 ЦКУ). Це не натуральна форма оплати праці, а припинення зобов’язання працівника сплатити за товар грошима шляхом припинення зобов’язання працедавця сплатити працівникові таку саму частину грошей як заробітну плату.

Яку частину заробітної плати спрямувати в рахунок погашення його заборгованості за талони, вирішує сам працівник (можливо навіть всю суму). Для цього він повинен надати заяву на ім’я керівника з проханням продати йому певну кількість талонів на пальне і утримати їх вартість із зарплати за такий-то місяць. Наприклад, текст заяви може бути таким: «Прошу надати мені п’ять талонів на 20 л бензину А95 за ціною 990 грн за талон загальною вартістю 4950 грн, в рахунок заробітної плати за травень 2022 р.». Оскільки роботодавець не має права самостійно приймати таке рішення, продаж талонів в рахунок зарплати обов’язково ініціюється працівником у формі заяви.

Увага: юрособам-єдинникам 3 групи таке зарахування робити не можна, адже це буде негрошовий спосіб розрахунків за продані талони (п. 291.6 ПКУ). Але роботодавці-єдинники  можуть продавати працівникам талони за умови грошового розрахунку через касу або безготівково на рахунок: приміром, зарплата виплачується працівникам у грошовій формі, а працівники вносять в касу або на рахунок кошти за талони, які збільшують базу оподаткування єдиним податком.

Єдинники 4-ї групи можуть утримувати вартість талонів із зарплати без обмежень, як і платники податку на прибуток.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ при продажу талонів

Сам факт видачі талонів в рахунок зарплати – це те саме, що й виплата зарплати. У загальному випадку, під час виплати зарплати грошима через касу або банк потрібно також сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ, що були утримані/нараховані при нарахуванні цієї зарплати. У пп. 168.1.4 ПКУ вказано, що коли дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО слід сплачувати до бюджету протягом трьох банківських днів, що настають за днем такого надання. Такий самий порядок сплати встановлено і для військового збору. ЄСВ слід сплатити в день видачі талонів (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Увага: якщо талони продавати працівникам зі індивідуальною знижкою, то ця знижка буде додатковим благом працівників згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ.

Податок на прибуток. У разі продажу працівникам талонів в рахунок заробітної плати в бухобліку визнаються дохід від продажу талонів та витрати у сумі їх вартості. Фінрезультат не коригується, бо це звичайна операція купівлі і продажу активів.

Податок на додану вартість. Продаж товарів у рахунок заробітної плати оподатковується ПДВ на загальних підставах з урахуванням усіх правил, передбачених розділом V ПКУ. База оподаткування ПДВ визначається згідно з пп. 188.1 ПКУ — на рівні договірних цін, але не нижче за ціну придбання таких товарів.

Платники ПДВ при придбанні талонів мають право на податковий кредит, а при продажу талонів працівникам нараховують податкові зобов’язання. Якщо продавати талони працівникам за ціною закупівлі, то сума податкових зобов’язань дорівнюватиме сумі податкового кредиту з ПДВ.

Якщо талони надаються працівникам зі знижкою, то податкові зобов’язання все одно нараховуються на вартість придбання талонів. При цьому складаються дві податкові накладні – на фактичну ціну продажу талонів на на суму перевищення ціни придбання над ціною продаж з типом причини 15.

Оскільки працівники – неплатники ПДВ, то податкова накладна складається на неплатника. Докладніше про це – тут.

Приклад.  Працівникові підприємства була нарахована заробітна плата за травень 2022 р. у розмірі 25000 грн. Після утримання ПДФО 18% та ВЗ 1,5% до виплати належить 25000 – 4500 – 375 = 20125 грн. Сума нарахованого ЄСВ за ставкою 22% - 5500 грн. Строк виплати зарплати – 3 червня 2022 року.

У травні підприємство придбало 25 шт талонів на бензин А95 номіналом 20 л та вартістю 990 грн за талон, в т.ч. ПДВ – 165 грн.

За заявою працівника 25 травня йому було видано в рахунок зарплати  5 талонів за вартістю їх придбання на загальну суму 5 шт * 990 грн = 4950 грн, в т.ч. ПДВ – 825 грн. Одночасно з видачею талонів 25 травня підприємство сплатило до бюджету ПДФО, ВЗ та ЄСВ – так само, як воно сплачує їх при виплаті зарплати за першу половину місяця:

• визначено суму зарплати, «чиста» сума з якої складає 4950 грн, округлено її до цілих гривень: 4950 / (100 – 18 – 1,5) * 100 = 6150 грн;
• сплачено ПДФО: 6150 * 18% = 1107 грн;
• сплачено ВЗ: 6150 * 1,5% = 92,25 грн;
• сплачено ЄСВ: 6150 *22% = 1353 грн.

03 червня працівнику виплачено заробітну плату за мінусом вартості виданих талонів: 20125 – 4950 = 15175 грн, сплачено решту ПДФО, ВЗ та ЄСВ:

• виплачено працівнику: 20125 – 4950 = 15175 грн;
• сплачено ПДФО: 4500 – 1107 = 3393 грн;
• сплачено ВЗ: 375 – 92,25 = 282,75 грн;
• сплачено ЄСВ: 5500 – 1353 = 4147 грн.

В бухобліку у підприємства виникають дохід від продажу талонів та витрати на їх придбання, податковий кредит та податкові зобов’язання з ПДВ – див. таблицю.

Таблиця

Придбання талонів на пальне та їх продаж працівникам в рахунок заробітної плати

*) Вибір доходних і витратних рахунків залежить від вибору активного рахунка для обліку талонів: якщо талони вважати запасами на рах. 203, то доходи і витрати обліковуються на рах. 712 та 943, а якщо талони вважати товаром на рах. 281 – то й рахунки доходів і витрат теж будуть «товарними» - 702 та 902.

**) Якщо цю операцію з дебетуванням рахунку 661 провести в обліку не 25 травня, а 3 червня в день виплати зарплати, то й всі зарплатні платежі (ПДФО, ВЗ та ЄСВ на вартість талонів і на суму грошової виплати) можна сплатити один раз в день виплати зарплати в грошовій формі.

 ***

Читайте також:  Як списати невикористані талони на пальне?