• Посилання скопійовано

Електронний документообіг: яких вимог необхідно дотримуватись?

ДФСУ не заперечує проти ведення документообігу платниками податку в електронній формі. Проте зазначає, що в такому разі необхідно дотримуватися вимог законодавства, що регулює такий документооборот. Яких саме? Дізнаємося з роз’яснення податківців

Електронний документообіг: яких вимог необхідно дотримуватись?

Насамперед зазначимо, що про електронний документообіг ми багато писали й раніше. Тому ті, кому ця тема цікава, можуть прочитати підбірку наших матеріалів наприкінці новини.

Своєю чергою, податківці у коментованій ІПК від 06.03.2019 р. №913/6/99-99-15-02-02-15/ІПК нагадали, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами про які було зазначено вище.

При цьому ДФСУ зазначає, що не вбачає підстав щодо заборони формування та збереження документів платниками податків в електронному вигляді у разі дотримання вимог наступних законодавчих актів:

Від себе зазначимо, що вимоги щодо електронного документообігу висуває і Закон №996. Зокрема, п. 6 ст. 9 Закону №996 передбачено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Окрім цього, у п. 1 та 2 ст. 9 Закону №996 наведено визначення та обов’язкові реквізити первинного документу, які стосуються і первинного документу, складеного в електронній формі.

 

Оригінал і копія первинного документа в електронній формі

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги» (ст. 7 Закону №851).

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Одночасне складання в паперовому та електронному виді документів законодавством не передбачено. Якщо створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону №851). Це призводить до такого нюансу: якщо підприємство складатиме на одну й ту саму операцію електронні та паперові документи однакового змісту, це вважатиметься подвоєнням первинки, а не її копіюванням.

Оригінал електронного документа може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Однак при перевірках і у запитах податківці можуть вимагати надати їм копію електронного документа.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. По суті, це документ, який містить відомості з оригіналу документу, але не має юридичної сили такого оригіналу. При цьому копію може створити лише те підприємство, яке є автором оригіналу документа.

Завіряти копії електронних документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії.

 

Листування із податківцями в електронній формі

Листування контролюючих органів з платниками податків здійснюється засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису шляхом надіслання документа в Електронний кабінет з одночасним надісланням платнику податків на його електронну адресу (адреси) інформації про вид документа, дату та час його надіслання в Електронний кабінет.

Отже, кожен документ, який надсилається в податкову і надходить від податківців в електронній формі, має бути засвідчений ЕЦП уповноважених осіб (і печатки за наявності). Таким чином, в електронній формі податківцями може надаватися ІПК на запит платника податків.

***

Читайте також: 

Автор: Станіслав Горбовцов

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Облік та звітність/Автоматизація

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі новини рубрики «Автоматизація»

  • Е-кабінет доопрацьовано: що та для кого змінилося?
    Е-кабінет доопрацьовано в частині використання еталонних довідників при внесенні заявником відомостей про країну громадянства, країну за місцем реєстрації та реквізитів рахунків фізичних осіб – благодійників до е-заяв за формами F1308303 та F1308402
    05.06.2025678
  • Як оновити ЕЦП від ІДД ДПС: алгоритм дій
    Оновити ЕЦП можна самостійно всього за кілька хвилин через сервіс дистанційного (повторного) формування сертифікатів за е-запитом. Дистанційно сформувати нові сертифікати зможуть лише ті користувачі, які мають чинні сертифікати
    04.06.202557
  • Як виправити помилки в полях заголовної частини ПН?
    Помилки у полях верхньої лівої частини ПН виправляються РК: у полі «Дата складання» зазначається дата виявлення помилки; у заголовній частині – дані із заголовної частини ПН; у розділі Б – зі знаком «-» (виводяться в «0») відповідні показники усіх рядків ПН
    03.06.202558
  • Як скасувати кваліфікований сертифікат ключа: поради ДПС
    Для скасування кваліфікованого сертифіката користувачу необхідно подати до представництва КНЕДП ДПС заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката відкритого ключа
    02.06.202562
  • З 1 червня Дія запустить мультишеринг документів: які наслідки для бізнесу?
    Банки, фінустанови та інші СГ зможуть отримувати весь пакет потрібних документів від клієнта. Без ксерокопій, файлів та помилок у паперах. Саме так з 1 червня працюватиме новий сервіс для бізнесу — мультишеринг документів у Дії
    30.05.2025506