Насамперед зазначимо, що про електронний документообіг ми багато писали й раніше. Тому ті, кому ця тема цікава, можуть прочитати підбірку наших матеріалів наприкінці новини.
Своєю чергою, податківці у коментованій ІПК від 06.03.2019 р. №913/6/99-99-15-02-02-15/ІПК нагадали, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами про які було зазначено вище.
При цьому ДФСУ зазначає, що не вбачає підстав щодо заборони формування та збереження документів платниками податків в електронному вигляді у разі дотримання вимог наступних законодавчих актів:
- Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- Закону «Про електронний цифровий підпис»;
- норм Податкового Кодексу щодо подання звітності в електронній формі.
Від себе зазначимо, що вимоги щодо електронного документообігу висуває і Закон №996. Зокрема, п. 6 ст. 9 Закону №996 передбачено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Окрім цього, у п. 1 та 2 ст. 9 Закону №996 наведено визначення та обов’язкові реквізити первинного документу, які стосуються і первинного документу, складеного в електронній формі.
Оригінал і копія первинного документа в електронній формі
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги» (ст. 7 Закону №851).
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Одночасне складання в паперовому та електронному виді документів законодавством не передбачено. Якщо створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону №851). Це призводить до такого нюансу: якщо підприємство складатиме на одну й ту саму операцію електронні та паперові документи однакового змісту, це вважатиметься подвоєнням первинки, а не її копіюванням.
Оригінал електронного документа може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Однак при перевірках і у запитах податківці можуть вимагати надати їм копію електронного документа.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. По суті, це документ, який містить відомості з оригіналу документу, але не має юридичної сили такого оригіналу. При цьому копію може створити лише те підприємство, яке є автором оригіналу документа.
Завіряти копії електронних документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії.
Листування із податківцями в електронній формі
Листування контролюючих органів з платниками податків здійснюється засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису шляхом надіслання документа в Електронний кабінет з одночасним надісланням платнику податків на його електронну адресу (адреси) інформації про вид документа, дату та час його надіслання в Електронний кабінет.
Отже, кожен документ, який надсилається в податкову і надходить від податківців в електронній формі, має бути засвідчений ЕЦП уповноважених осіб (і печатки за наявності). Таким чином, в електронній формі податківцями може надаватися ІПК на запит платника податків.
***
Читайте також: