Головна Усі новини Облік та звітність Первинні документи, типові форми

Електронні первинні документи: як правильно їх заповнювати?

Якщо не заповнити обов’язковий реквізит, то документ може бути не визнано первинним. А це, своєю чергою, може призвести до невизнання госпоперації

Medoc розповідає, що первинні документи займають ключову роль в діяльності кожного підприємства. Адже вони є підставою для бухгалтерського обліку. Для того, щоб уникнути непорозумінь з контрагентами та контролюючими органами необхідно знати вимоги до форми та змісту первинних документів.

Основними нормативними актами, які встановлюють вимоги до форми та змісту первинних документів в бухобліку є:

  1. Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996).
  2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88 (далі – Положення №88).

Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Наприклад, до первинних документів належать такі документи, як видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, акт виконаних робіт, прибутковий та видатковий касовий ордер, та інші.

Мета складання первинних документів – зафіксувати факт господарської операції.

Первинні документи повинні мати обов’язкові реквізити, перелік яких визначено ч. 2 ст. 9 Закону №996. Крім того, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені такі додаткові реквізити (пп. 2.4 Положення №88):

 

Обов’язкові реквізити первинних документів: Додаткові реквізити (необов’язкові):
назву документа (форми);
дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;
номер документа;
підстава для здійснення операцій;
дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

 

Наявність усіх реквізитів на документі надає йому юридичної сили та доказовості. На цьому наголосив і Мінфін в листі від 15.01.2015 р. №31-11410-08-10/871.

Реквізити, які не відносяться до обов’язкових, можна не заповнювати. Наприклад, не є обов’язковими такі реквізити, як місце складання та печатка підприємства:

Якщо ж не заповнити обов’язковий реквізит, то документ може бути не визнано первинним. А це в свою чергу може призвести до невизнання господарської операції.

 

Форма первинного документа

Первинні документи можуть бути складені в електронному вигляді або на папері.

Слід зазначити, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (лист ДФС від 04.01.2017 р. №30/6/99-99-15-02-02-15) та має бути підписаний електронним підписом (ЕП) уповноваженої особи.

 

Бланки форм

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади.

Водночас не всі первинні документи мають типові форми, затверджені законодавчими нормами. У такому разі підприємства самостійно мають право розробити форму первинного документа. Головна вимога – форма повинна містити всі обов’язкові реквізити!

 

Види первинних документів

Законодавство не містить вичерпного переліку первинних документів, які використовуються в бухобліку. Основні види первинних документів наведемо у табличному вигляді:

 

Назва документу Суть документу Нормативний акт
Видаткова накладна Видаткова накладна фіксує факт отримання/передачі товарів або послуг. Форма видаткової накладної не затверджена. Як приклад, можна використовувати Накладну-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), затверджену наказом Мінстату від 21.06.1996 р. №193
Товарно-транспортна накладна Товарно-транспортна накладна використовується, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна (експедиторська) компанія, що займається перевезенням товару від продавця до покупця. Форма затверджена наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363.
Акт приймання виконаних робіт (послуг) Документ, який фіксує закінчення будь-яких робіт (послуг) та приймання їх замовником за кількістю та якістю. Типова форма не затверджена.
Касові ордери (прибутковий та видатковий) Застосовуються для оформлення надходження/видачі готівки до каси. Форми затверджені постановою НБУ 29.12.2017 р. №148.
Рахунок-фактура (інвойс) Мінфін у листі від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339 зазначив умови, коли рахунок фактура може бути первинним документом. Так, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. Форма не затверджена.
Бухгалтерська довідка На підставі цього документа, як правило, здійснюються коригувальні записи в облікових регістрах у зв’язку з виправленням помилок в бухобліку. Також може бути використана для підтвердження операцій, значення яких було отримане розрахунковим шляхом. При цьому, Мінфін у листі від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333 зазначив, що у разі якщо господарська операція оформлюється бухгалтерською довідкою, то при її застосуванні обов'язково наводяться всі реквізити, передбачені для первинних документів. Форма наведена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. №356.

 

Вимоги ДФС до наявності та складання первинних документів

Щодо підтвердження господарської операції

З 03.01.2017 року, з введенням в дію змін до Закону №996, первинний документ – це документ,  який містить  відомості про господарську  операцію.

Отже, первинний документ вже не підтверджує здійснення господарської операції, а лише містить відомості про неї.

Водночас, як і раніше, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (п. 2.2 гл. 2 Положення №88).

Також п. 44.1 ПКУ передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Щодо дати складання

Нагадаємо, що раніше згідно зі ст. 9 Закону №996 первинні документи повинні були бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.

Тепер ст. 9 Закону №996 такої вимоги не містить. Однак залишилась норма ч. 5 ст. 9 Закону №996, в якій зазначено, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Щодо мови складання

Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову. Про це зазначають і податківці в Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 102.21).

Типові помилки при заповненні первинних документів:

  • не заповнені всі обов’язкові реквізити. У цьому разі такий документ не може вважатись первинним документом;
  • у тексті та цифрових даних первинних документів – необумовлені виправлення. Помилки в первинних документах, що створені ручним способом, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Виправлення помилки має бути обумовлено написом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (пп. 4.2, 4.4 гл. 4 Положення №88).

Зверніть увагу, що у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається!

  1. документ не підписано. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Ця вимога стосується і електронних документів. Вони підписуються електронними підписами посадових осіб та електронною печаткою підприємства (за наявності).
Джерело
M.E.Doc
Рубрика:
Облік та звітність / Первинні документи, типові форми
Теги:
Первинні документи

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Коментарі: 0

Новини по темі

Консультації по темі

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?