Medoc розповідає, що первинні документи займають ключову роль в діяльності кожного підприємства. Адже вони є підставою для бухгалтерського обліку. Для того, щоб уникнути непорозумінь з контрагентами та контролюючими органами необхідно знати вимоги до форми та змісту первинних документів.
Основними нормативними актами, які встановлюють вимоги до форми та змісту первинних документів в бухобліку є:
- Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996).
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88 (далі – Положення №88).
Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Наприклад, до первинних документів належать такі документи, як видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, акт виконаних робіт, прибутковий та видатковий касовий ордер, та інші.
Мета складання первинних документів – зафіксувати факт господарської операції.
Первинні документи повинні мати обов’язкові реквізити, перелік яких визначено ч. 2 ст. 9 Закону №996. Крім того, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені такі додаткові реквізити (пп. 2.4 Положення №88):
| Обов’язкові реквізити первинних документів: | Додаткові реквізити (необов’язкові): |
| назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. |
ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо. |
Наявність усіх реквізитів на документі надає йому юридичної сили та доказовості. На цьому наголосив і Мінфін в листі від 15.01.2015 р. №31-11410-08-10/871.
Реквізити, які не відносяться до обов’язкових, можна не заповнювати. Наприклад, не є обов’язковими такі реквізити, як місце складання та печатка підприємства:
Якщо ж не заповнити обов’язковий реквізит, то документ може бути не визнано первинним. А це в свою чергу може призвести до невизнання господарської операції.
Форма первинного документа
Первинні документи можуть бути складені в електронному вигляді або на папері.
Слід зазначити, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (лист ДФС від 04.01.2017 р. №30/6/99-99-15-02-02-15) та має бути підписаний електронним підписом (ЕП) уповноваженої особи.
Бланки форм
Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади.
Водночас не всі первинні документи мають типові форми, затверджені законодавчими нормами. У такому разі підприємства самостійно мають право розробити форму первинного документа. Головна вимога – форма повинна містити всі обов’язкові реквізити!
Види первинних документів
Законодавство не містить вичерпного переліку первинних документів, які використовуються в бухобліку. Основні види первинних документів наведемо у табличному вигляді:
| Назва документу | Суть документу | Нормативний акт |
| Видаткова накладна | Видаткова накладна фіксує факт отримання/передачі товарів або послуг. | Форма видаткової накладної не затверджена. Як приклад, можна використовувати Накладну-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма №М-11), затверджену наказом Мінстату від 21.06.1996 р. №193 |
| Товарно-транспортна накладна | Товарно-транспортна накладна використовується, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна (експедиторська) компанія, що займається перевезенням товару від продавця до покупця. | Форма затверджена наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363. |
| Акт приймання виконаних робіт (послуг) | Документ, який фіксує закінчення будь-яких робіт (послуг) та приймання їх замовником за кількістю та якістю. | Типова форма не затверджена. |
| Касові ордери (прибутковий та видатковий) | Застосовуються для оформлення надходження/видачі готівки до каси. | Форми затверджені постановою НБУ 29.12.2017 р. №148. |
| Рахунок-фактура (інвойс) | Мінфін у листі від 16.02.17 р. №31-11410-06-5/4339 зазначив умови, коли рахунок фактура може бути первинним документом. Так, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. | Форма не затверджена. |
| Бухгалтерська довідка | На підставі цього документа, як правило, здійснюються коригувальні записи в облікових регістрах у зв’язку з виправленням помилок в бухобліку. Також може бути використана для підтвердження операцій, значення яких було отримане розрахунковим шляхом. При цьому, Мінфін у листі від 05.08.2014 р. №31-11410-08/23-2303/2333 зазначив, що у разі якщо господарська операція оформлюється бухгалтерською довідкою, то при її застосуванні обов'язково наводяться всі реквізити, передбачені для первинних документів. | Форма наведена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. №356. |
Вимоги ДФС до наявності та складання первинних документів
Щодо підтвердження господарської операції
З 03.01.2017 року, з введенням в дію змін до Закону №996, первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію.
Отже, первинний документ вже не підтверджує здійснення господарської операції, а лише містить відомості про неї.
Водночас, як і раніше, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (п. 2.2 гл. 2 Положення №88).
Також п. 44.1 ПКУ передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Щодо дати складання
Нагадаємо, що раніше згідно зі ст. 9 Закону №996 первинні документи повинні були бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.
Тепер ст. 9 Закону №996 такої вимоги не містить. Однак залишилась норма ч. 5 ст. 9 Закону №996, в якій зазначено, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Щодо мови складання
Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову. Про це зазначають і податківці в Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 102.21).
Типові помилки при заповненні первинних документів:
- не заповнені всі обов’язкові реквізити. У цьому разі такий документ не може вважатись первинним документом;
- у тексті та цифрових даних первинних документів – необумовлені виправлення. Помилки в первинних документах, що створені ручним способом, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Виправлення помилки має бути обумовлено написом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (пп. 4.2, 4.4 гл. 4 Положення №88).
Зверніть увагу, що у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається!
- документ не підписано. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Ця вимога стосується і електронних документів. Вони підписуються електронними підписами посадових осіб та електронною печаткою підприємства (за наявності).