Чи можна замість актів використовувати рахунки-фактури
Будівельний підряд
Наприклад, передачу робіт, виконаних у межах договору будівельного підряду, здійснюють згідно з нормами ст. 882 ЦКУ.
Підрядник повідомляє замовника про виконані роботи, після чого замовник організовує та здійснює прийняття робіт. До приймання робіт можуть залучатися представники органів державної влади та місцевого самоврядування.
Під час передачі і приймання виконаних будівельних робіт сторони візуально оглядають виконані роботи, роблять обміри, підрахунки. Можуть провадити попереднє випробування.
Відповідно до ч. 4 ст. 882 ЦКУ передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформлюють актом, підписаним обома сторонами. Про акти зазначено і в п. 88 — 97 Умов №668.
Тобто приймання таких робіт — це окрема процедура, в якій беруть участь обидві сторони договору. В такому разі закінчення цієї процедури завершується підписанням окремого документа — акта.
Відповідно до п. 96 Умов №668 підписання акта приймання-передачі є підставою для остаточних розрахунків між сторонами.
Таким чином, для будівельного підряду чинним законодавством установлено передачу виконаних робіт за актом, який, крім того, може бути підставою для розрахунків. Використання замість акта рахунку-фактури не передбачено.
Ремонт і техобслуговування колісних ТЗ (транспортних засобів)
Надання таких послуг упорядковано Правилами №615.
Відповідно до п. 4 розд. ІІІ Правил №615, якщо для надання послуг немає потреби залишати КТЗ, його складові частини (системи) на відповідальне зберігання у виконавця, надання послуг оформлюють рахунком-фактурою, накладною, квитанцією тощо, а також нарядом-замовленням на надання послуг із технічного обслуговування та ремонту колісного транспортного засобу (за формою додатка 1 до Правил №615).
Тобто надання послуг оформляють кількома документами. Наряд-замовлення містить усю інформацію про замовлення, включаючи й передачу та приймання послуг. Тобто наряд-замовлення виступає в тому числі актом виконаних робіт, а рахунок-фактура — документом, який доповнює акт.
Водночас відповідно до п. 5 розд. ІІІ Правил №615 послуги, які надаються у присутності замовника без надання виконавцем гарантійних зобов’язань, можуть оформлятися лише шляхом видачі документа, що підтверджує оплату робіт за надані послуги.
Таким документом може бути і рахунок-фактура. Плюс квитанція чи інший подібний документ про оплату. У разі розрахунків готівкою чи карткою документом може бути виключно чек РРО. Тобто навіть рахунку-фактури можуть не складати.
Інші види робіт
Замовник зобов’язаний прийняти виконану підрядником роботу відповідно до договору підряду (див. ст. 853 ЦКУ).
Якщо договором підряду не передбачено попередньої оплати виконаної роботи чи окремих її етапів, замовник зобов’язаний сплатити підрядникові обумовлену ціну після остаточного здавання роботи за умови, що роботу виконано належним чином і в погоджений строк або, за згодою замовника, — достроково (ст. 854 ЦКУ).
У цих нормах не зазначено про необхідність оформлення акта. Сказано, що приймають відповідно до договору підряду. Отже, саме в такому договорі і прописують особливості оформлення результатів виконаних робіт. Якщо встановлять приймання результатів виконаних робіт за рахунком-фактурою, то складатимуть рахунок, а не акт.
Якщо пропишуть оформлення акта, треба буде складати акт.
З наведеного вище також зрозуміло, що акт доцільно складати у разі відносно тривалого процесу передачі виконаних робіт, щодо складних видів робіт. Рахунок-фактуру доречно складати на відносно нескладні види робіт, на які не потрібно надання гарантійних зобов’язань, які приймаються й оплачуються одночасно тощо.
Послуги
Надання послуг регулюється главою 63 (ст. 901 — 907) ЦКУ.
Але в цих нормах ЦКУ не зазначено про необхідність складання актів приймання-передачі послуг, тому що послуга споживається у процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності (ст. 901 ЦКУ). Позаяк послуги надають за договором, то саме в договорі і прописують особливості оформлення виконаних послуг.
Оформляти можуть як рахунком-фактурою, так і актом.
Яку з цих двох форм оформлення обрати, сторони вирішують самостійно. На наш погляд, обирати слід залежно від особливостей кожної конкретної послуги й особливостей її надання (приймання). Тобто тут застосовують такий самий підхід, як і до оформлення приймання-передачі виконаних робіт. Якщо процес приймання-передачі відносно складний, тривалий, — доречно обирати акт. Якщо простий, — рахунок-фактуру.
Щоправда, для окремих видів послуг, наприклад для телекомунікаційних (див. п. 74 Правил №295), встановлено складання рахунку, а не акта приймання-передачі.
То чи можна замість актів використовувати рахунки-фактури?
Так, можна, крім робіт за договором будівельного підряду. Що ми обґрунтували вище.
Чи може рахунок-фактура замінити собою договір?
Відповідно до ч. 1 ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.
Відповідно до ч. 2 ст. 205 ЦКУ правочин, для якого законом не встановлено обов’язкової письмової форми, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків.
Згідно з ч. 1 ст. 206 ЦКУ усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх нечинність.
Коли необхідна письмова форма
У письмовій формі належить вчиняти:
1) правочини між юридичними особами;
2) правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;
3) правочини фізичних осіб між собою на суму, що перевищує у двадцять і більше разів розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян*, крім правочинів, передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;
4) інші правочини, щодо яких законом встановлена письмова форма.
* 17 х 20 = 340 грн.
Юрособі, що сплатила за товари та послуги на підставі усного правочину з другою стороною, видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму одержаних коштів (ч. 2 ст. 206 ЦКУ).
Згідно з ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається вчиненим у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному чи кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони або які надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксовано у кількох документах, його зміст також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.
З наведеного випливає, що рахунок-фактура може виконувати роль письмового договору як документ, в якому зафіксовано зміст правочину (див. ч. 1 ст. 207 ЦКУ). Якщо виконавець (підрядник) надав послуги (виконав роботи) і на підтвердження передав замовникові рахунок-фактуру, а останній його оплатив, такий договір буде виконаним.
Причому договір може бути і в усній формі, якщо укладається між фізичною та юридичною особою і виконується у момент вчинення. Наприклад, фізособа отримує консультацію в юридичній фірмі і відразу оплачує. Укладати в цьому разі письмовий договір не обов’язково. Фірма може виписати на фізособу рахунок-фактуру, за яким фізособа зробить оплату. Але рахунок може і не виписуватися. Приміром, фізособа оплатить послуги готівкою, а фірма проведе цю операцію через РРО, надавши фізособі чек.
Форма рахунку-фактури
Чинним українським законодавством форму рахунку-фактури не встановлено. А тому кожне підприємство може розробити власну форму. Або користуватися формами, які є у вільному продажу на ринку України, з доповненням, за бажанням, додатковою інформацією, про яку далі.
Чим простий рахунок відрізняється від рахунку-фактури?
Наприклад, відповідно до п. 2 Порядку №651 фактурна вартість — ціна товарів, які переміщуються через митний кордон України, зазначена в рахунку (рахунку-фактурі, рахунку-проформі тощо) або іншому документі, що визначає вартість товару.
Згідно зі Словником української мови фактура — рахунок за проданий товар із зазначенням його кількості та вартості (Словник української мови в 11 томах. — Том 10, с. 553).
Тобто фактурну вартість зазначають у документі (рахунку-фактурі тощо), який супроводжує товар. А рахунок-фактура — це рахунок на проданий товар.
Натомість просто рахунок (без фактури) виписують на попередню оплату за товар. Тож рахунок-фактура не може виписуватися на попередню оплату, тому що фактури ще немає.
Вище йдеться про товар. Але те саме стосується послуг.
Рахунок-фактура на послуги (роботи) — це рахунок на вже надані послуги (виконані роботи). Якщо такий рахунок виписано, це й означає, що послуги вже надано (роботи виконано).
У разі оплати зазначеного рахунку отримувач (замовник) підтверджує, що він отримав послуги (роботи) та оплатив їх.
Але на практиці документи, які мають назву рахунку-фактури, використовують і для попередньої оплати, що є помилкою. По суті, на практиці маємо плутанину з використанням рахунків-фактур.
Тому для уникнення непорозумінь може бути доречним у тексті рахунку-фактури окремо зазначати, що:
- він складений за фактом наданої послуги (виконаної роботи);
- якщо рахунок-фактуру використовують як договір, також зазначають, що він є формою письмового договору;
- факт оплати рахунку підтверджує приймання послуги (виконаної роботи) замовником.
Якщо рахунок-фактуру використовуватимуть замість акта, з погляду бухгалтерського обліку він виступатиме, серед іншого, в тому числі первинним документом. Отже, такий рахунок має містити обов’язкові реквізити, зазначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Рахунки-фактури, які є у вільному продажу на ринку України, містять усі ці реквізити. Але, якщо чогось забракне, можна просто доповнити готову форму потрібними реквізитами.
Наголосимо ще раз: якщо документ названо рахунком-фактурою, то він виписується на товари чи послуги, які вже постачені (до рахунку є фактура). А виписування рахунку-фактури на передоплату — помилка.
Позаяк рахунком-фактурою оформляють уже надані послуги (виконані роботи), то в ньому достатньо наводити посаду, прізвище і підпис відповідальної особи тільки виконавця (підрядника). Підпис замовника не обов’язковий. Хоча сторони можуть передбачити і підпис замовника для уникнення якихось непорозумінь.
Рахунок-фактура, оформлений із названими нами додатковими реквізитами, вже набуває ознак акта (див. зразок). По суті, він нічим від акта не відрізнятиметься.
Зразок рахунку-фактури
Законопроєкт №8125
У ВРУ зареєстровано законопроєкт від 13.10.2022 р. №8125 «Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)», яким пропонується врегулювати відносини, пов’язані з обігом рахунків-фактур у сфері виконання робіт (надання послуг).
Зокрема, встановити обов’язкові реквізити рахунку-фактури, особливості прийняття замовником, можливості виступати договором.
Щоправда, незрозуміло, навіщо це встановлювати окремим законом, якщо всі ці аспекти врегульовані чинним українським законодавством, про що ми розказали вище. Невже окремий закон потрібно створювати для кожного первинного документа — накладної, ТТН, прибуткового касового ордера тощо? За потреби краще внести зміни до Цивільного, Господарського та Податкового кодексів.
Дивимося далі.
Згідно зі ст. 2 законопроєкту, основним документом, що підтверджує фактичне виконання робіт (надання послуг), є належним чином прийнятий рахунок-фактура.
По суті, законопроєкт не скасовує актів, а лише внормовує використання рахунків-фактур. Якщо сторони вирішать оформляти акти, вони можуть робити це і далі.
Тому питання залишається: навіщо врегульовувати законом те, що вже й так урегульовано? Вочевидь ця ініціатива була продиктована багаторічними суперечками між бізнесом та податківцями щодо того, чи достатньо переконливо бізнес підтвердив свої витрати на придбання робіт чи послуг.