Об’єкти інвентаризації каси
Інвентаризація каси – це перевірка наявності готівки, цінних паперів, чекових книжок, що зберігаються в касах та перебувають під матеріальною відповідальністю касирів. Інвентаризації підлягають всі каси підприємства.
Каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 розділу І Положення №148). Тож у це визначення входить головна каса підприємства та місця здійснення готівкових розрахунків, в тому числі обладнані РРО чи ПРРО.
Відповідно інвентаризація каси передбачає інвентаризацію всіх місць, де зберігаються готівка, цінні папери та чекові книжки, а не тільки головної каси, де ведеться касова книга.
Коли обов’язково потрібно проводити інвентаризацію каси?
Випадки, коли інвентаризація обов’язкова, перераховані у п. 7 розд. І Положення №879:
- перед складанням річної фінансової звітності проводиться суцільна інвентаризація, з урахуванням особливостей проведення інвентаризації кожного виду активів і в строки, визначені п. 10 розд. І Положення №879;
- у разі зміни матеріально відповідальних осіб – касирів. Інвентаризація проводиться на день приймання-передачі грошових коштів, які знаходяться на відповідальному зберіганні у касира. Це актуально тоді, коли касир іде у відпустку або звільняється тощо;
- у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства.
Інвентаризація грошових коштів, яка проводиться перед складанням річної фінансової звітності, проводиться до дати балансу в період двох місяців, тобто у період з 1 листопада по 31 грудня (п. 10 розд. І Положення №879).
Зважаючи на те, що інвентаризація каси, як правило, не вимагає великих трудових та часових ресурсів, її можна проводити і в останній робочий день року – це підвищить достовірність залишків на рахунку 30 «Готівка» станом на кінець року.
Якщо на підприємстві декілька кас, можна проводити їх інвентаризацію протягом кількох днів.
У разі відсутності касира на робочому місці (через хворобу або з інших причин) всі цінності, що передані йому під відповідальність, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб (абз. 4 п. 45 Положення №148).
Це був мінімальний перелік випадків, коли обов’язково проводиться інвентаризація каси.
Відповідно до п. 3 розділу ІІ Положення №879 об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році затверджуються розпорядчим документом керівника підприємства. Такий документ (зокрема, наказ) видається, як правило, на початку року, і в ньому слід розписати графік проведення інвентаризацій у поточному році. Аналогічна вимога прописана і у п. 46 Положення №148 – інвентаризація каси проводиться в строки, установлені керівником.
Як мінімум, у цьому графіку повинно бути передбачене проведення річної інвентаризації каси протягом листопада – грудня звітного року, і проводиться така інвентаризація раз на рік. Керівник у наказі може визначити додаткові строки проведення інвентаризації каси – на кінець кожного місяця чи на кінець квартала тощо. Але ці інвентаризації вже не є обов’язковими.
Зміну касирів або нештатні ситуації (крадіжки, зловживання, псування і т.п.) передбачити неможливо, тому ці випадки в графік включити не можна. На практиці для боротьби зі зловживаннями може проводитися раптова інвентаризація каси. Цей вид інвентаризації не визначений ні в Положенні №879, ні в Положенні №148, але про раптову інвентаризацію є згадка в п. 5 розділу ІІ Положення №879. Раптова інвентаризація каси передбачає, що касира не попереджають про проведення інвентаризації – це дієвий спосіб контролю за збереженням готівкових коштів.
Можливість та порядок проведення раптових інвентаризацій теж потрібно зазначити у вищезгаданому наказі. Зокрема, зазначити про те, що вони можуть проводитися раптово без попередження матеріально-відповідальної особи. Також варто встановити періодичність раптових інвентаризацій – раз на місяць, на квартал тощо (але це зовсім не обов’язково).
Крім того, є ще один випадок. Органи ДПС мають право вимагати від платників податків під час перевірок проведення інвентаризації, зокрема коштів, у тому числі зняття залишків готівки (пп. 20.1.9 ПКУ). Зверніть увагу: самі перевіряючі не беруть участі у проведенні такої інвентаризації, платник податків проводить її самостійно у загальному порядку, але під час перевірки.
Особливості проведення інвентаризації каси у воєнний час
У зв’язку з тимчасовою окупацією частини території України та збройною агресією РФ підприємства могли втратити доступ до активів (в даному випадку грошових коштів та цінностей, що зберігалися в касах), первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку. Ці випадки врегульовані п. 8 Положення №879.
Підприємства, які:
– з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території:
- Автономної Республіки Крим та м. Севастополя,
- на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях,
- території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
– мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану;
– підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно, в тому числі каси) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), – проводять інвентаризацію кас у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до відповідних приміщень, грошових коштів та інших цінностей, що були в касах, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені касові операції підприємств.
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до законодавства. Наразі ми орієнтуємося на Наказ Мінреінтеграції від 25.04.2022 р. №75 «Про затвердження Переліку територіальних громад, які розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) станом на 23 серпня 2022 року» (далі – Перелік №75). Станом на дату підготовки цього матеріалу цей наказ містить перелік територальних громад, актуальний на 23 серпня 2022 р.
Керівники вищезазначених підприємств у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) готівки та інших цінностей в касах, можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації таких кас на день встановлення цих фактів.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію готівки, цінних паперів та чекових книжок станом на 1 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до кас, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. Звертаємо увагу, що тут говориться не про виключення територіальної громади з Переліку №75, а саме про фактичне зникнення перешкод доступу у самого підприємства. Рішення про те, що перешкоди зникли і доступ відновився, приймає керівник підприємства, він же і видає наказ про проведення інвентаризації.
Якщо ця інвентаризація кас буде проведена в листопаді чи в грудні 2022 року, підприємству не потрібно буде проводити ще одну річну інвентаризацію перед складанням фінзвітності.
У воєнний час можливі випадки, коли матеріально відповідальний касир змушений раптово залишити робоче місце через воєнні дії, евакуацію, вступ до ЗСУ або тероборони тощо. Що робити в такому випадку, законодавство не визначає. Проте якщо такий касир є матеріально відповідальною особою, він повинен за можливості передати готівку та матеріальні цінності іншому касиру, або своєму безпосередньому керівнику, або керівнику підприємства. Варто оформити таку передачу у загальному порядку, з оформленням наказу на проведення інвентаризації та матеріалів інвентаризації при зміні матеріально відповідальних осіб.
Якщо це зробити не вдасться, тоді рекомендуємо дотримуватися приписів п. 8 Положення №879 і провести інвентаризацію каси тоді, коли для цього з’явиться можливість.
Хто проводить інвентаризацію?
Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія у присутності касира. Iнвентаризаційну комісію може очолювати керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Це може бути головний або старший бухгалтер тощо. Відповідно до п. 2.4 розділу II Положення №879 забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії матеріально відповідальних осіб для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у них, а також одного й того самого працівника два роки поспіль.
Прямої вимоги щороку перезатверджувати інвентаризаційну комісію немає. Але якщо голова робочої інвентаризаційної комісії здійснює перевірку активів у однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи два роки поспіль, то потрібно змінити голову робочої інвентаризаційної комісії.
Періодичність зміни інвентаризаційної комісії може бути встановлено наказом керівника підприємства з огляду на мінімально встановлені вимоги.
Проведення інвентаризації каси
У п. 5 розділу ІІ Положення №879 наведено порядок дій, які потрібно виконати безпосередньо до початку перевірки фактичної наявності готівки:
- завершити обробку всіх касових документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових касових документів або звіти про рух готівки. Це можна зробити у довільній формі, в тому числі у формі касової книги (звіта касира). Саму касову книгу перед інвентаризацією «закривати» не треба, це робиться тільки в кінці дня;
- визначити залишки готівки на дату інвентаризації.
Перед початком інвентаризації касир як матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками. Ця розписка наводиться у п. 1 та 2 Акту про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення №148.
Порядок проведення інвентаризації каси наведений у п. 46 Положення №148. Він полягає у такому:
- Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок та інших цінностей, що зберігаються в касі.
- За результатами такої перевірки складається акт за формою додатка 7 до Положення №148 у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою – касиром. Один примірник акта передається до бухгалтерії установи/підприємства, другий залишається в матеріально відповідальної особи. Якщо інвентаризація проводиться у разі зміни матеріально-відповідальних осіб, то акт складається в трьох примірниках (для матеріально-відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально-відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).
- Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі.
- У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті з РРО (у РК та КОРО – за наявності).
- У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення.
- Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства – Д-т 30 К-т 719.
Підприємство також зобов'язане проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів у разі автоматизованого ведення касової книги.
Перевірка та оформлення результатів інвентаризації
Відповідно до п. 3 розділу ІV Положення №897 результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.
Як уже зазначалося, надлишки цінностей, що перебувають у касі, прибуткуються одночасно з визнанням доходу: Д-т 30, 33 К-т 719. Дії підприємства у разі нестач можуть бути різними залежно від причини нестачі.
Якщо нестача виникла у зв’язку з крадіжкою, то факт крадіжки має бути зафіксований у протоколі огляду події правоохоронцями. Якщо каса знаходиться під охороною, вона має відповідати вимогам про забезпечення неможливості несанкціонованого проникнення у приміщення та передана на підставі відповідних документів під охорону. Всі документи щодо інвентаризації мають бути правильно оформлені. Якщо цих вимог не буде виконано, то суд не зможе винести рішення на користь підприємства, у якого було вкрадено готівкові кошти.
Якщо винну особу одразу не встановлено, то суму нестачі відображають записом Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», К-т 301 «Каса в національній валюті». До встановлення винної особи такі суми нестач готівки додатково відображаються ще й на забалансовому обліку, а саме на рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей».
Після встановлення винної особи суму на згаданому рахунку списують за кредитом з цього субрахунку. В бухобліку таку операцію відображають за проведенням: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Покриття нестачі винною особою здійснюється в такому ж порядку, що був розглянутий у попередньому розділі.
Якщо винної особи так і не буде встановлено, то вищенаведені записи щодо відображення дебіторської заборгованості винної особи та внесення суми нестачі до каси не здійснюються. Суму нестачі з позабалансового рахунку 072 можна буде списати після спливу позовної давності в три роки.
Якщо в нестачі винен касир, то у разі виявлення під час інвентаризації нестачі в акті інвентаризації зазначають суму нестачі і з'ясовують обставини її виникнення, отримують пояснення від касира. При цьому касир за договором про повну матеріальну відповідальність має відшкодувати всю суму нестачі.
Нестачу з вини касира відображають записом: Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т 301 «Каса в національній валюті». На забалансовому обліку таку суму нестачі, на думку автора, можна і не відображати, якщо винна матеріально відповідальна особа відома одразу. Тому одразу ж виникає і заборгованість такої особи щодо відшкодування нанесених підприємству збитків: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Внесення винною особою готівки до каси буде відображено записом Д-т 301 К-т 375.
Договір з касиром про повну матеріальну відповідальність
Договір про повну матеріальну відповідальність укладається на підставі норм ст. 134 КЗпП.
З касиром договір про повну матеріальну відповідальність укладається обов’язково, адже формулювання п. 44 Положення №148 не допускає вільних трактувань: «керівник установи/підприємства під час прийняття на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами цього Положення». Зразок такого договору ви можете знайти тут>>
Але повну матеріальну відповідальність касир несе з дати укладання із ним договору про повну матеріальну відповідальність.
До укладання такого договору на касира, як і на інших працівників, поширюється обмежена середнім місячним заробітком матеріальна відповідальність за ст. 132 КЗпП. І для того, щоб такий касир повинен був відшкодувати усю суму нанесеної ним матеріальної шкоди, це повинен бути випадок, зазначений у ст. 134 КЗпП.
Чи можна суму нестачі утримати з зарплати?
На сьогодні всі випадки проведення відрахувань з зарплати встановлені ст. 127 КЗпП. Серед видів відрахувань є й відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації. Порядок покриття шкоди, заподіяної працівником, встановлено ст. 136 КЗпП. Покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням керівника.
При цьому розпорядження має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові.
Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в судовому порядку.
Роз’яснення Держпраці про те, як здійснити відрахування із зарплати працівника шкоди, завданої з його вини, читайте тут та тут.