Коментар до листа Мінфіну від 21.03.2023 р. №41010-07-5/7607
Чи є типова форма бухгалтерської довідки?
Сам документ знайти в Інтернеті або у бухгалтерській програмі можна. Але чи буде форма цієї знахідки відповідати закону? А може, є жорстка типова форма бухгалтерської довідки?
Типова форма є. Наказами Мінфіну від 29.12.2000 №356 «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 21.07.2021 №408) та від 08.09.2017 №755 «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» затверджено типові форми бухгалтерських довідок.
Тому далі зразок ми наводимо за типовою формою у редакції наказу №408 (який є актуальним для небюджетників). Проте зауважимо, що п. 2.6 Положення №88 говорить: документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Отже, насправді, якщо ви не бюджетне підприємство і маєте право самостійно вирішувати питання організації власного бухобліку, ви можете самі розробити власну форму бухгалтерської довідки. Головне, щоб у цій новоспеченій формі були обов’язкові реквізити.
Як нагадує Мінфін у коментованому листі, відповідно до статті 9 Закону №996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. А первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації, до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
У яких випадках доречно використовувати бухгалтерську довідку?
У коментованому листі Мінфін наводить лише два приклади.
Приклад 1: коли підприємство здійснило господарську операцію за участю контрагента, але не отримало вчасно первинні документи.
У такому випадку, вважає Мінфін (і це стала позиція, якій вже не один рік), якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ, складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом, до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг (за потреби) зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом та первинним документом, отриманим від контрагента.
Ось роль такого внутрішнього документа і може відігравати бухгалтерська довідка. А може – і акт, або документ з іншою назвою. Адже це залишається на розсуд керівництва підприємства. Проте оскільки потреба в такому документі може виникнути терміново, радимо розробити/затвердити цю форму і зазначити саме її для цих випадків у правилах внутрішнього документообігу. Так, такі правила на підприємстві варто мати завжди.
Приклад 2: виправлення помилок у бухобліку
Водночас бухгалтерська довідка застосовується для виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку. Чомусь Мінфін говорить лише про один метод виправлення – і це метод сторно!
Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.
Зі свого боку нагадаємо, що з 9 березня 2023 року діють зміни до порядку складання первинних документів. Ми про це повідомляли тут. Докладний аналіз цих змін ми наводили тут.
Зокрема, зміни було внесено і до порядку виправлення помилок у первинних документах. Нагадаємо їх.
Мінфін прописав окремо правила для виправлень у паперових та в електронних первинних документах.
Для паперових документів тепер є три варіанти виправлень:
- способом «червоного сторно»,
- або додаткових бухгалтерських проведень,
- або коректурним способом.
Для е-документів варіантів лише два: способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Що передбачає кожен із варіантів – давайте розберемося докладно.
Спосіб «червоного сторно»: виправлення здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від'ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
Спосіб додаткових бухгалтерських проведень: виправлення помилок здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
Коректурний спосіб: виправлення здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим пишеться правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Зрозуміло, що закреслення тексту можна використовувати лише для паперових документів. А як застосовувати інші два методи для е-документів? Про це в оновленому розділі Положення №88 не кажуть. Лише зазначається, що у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
То як же зробити це виправлення? Спробуємо здогадатися – для цього потрібно скласти бухгалтерську довідку.
Так, в описі методу «червоного сторно» зазначено: цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.
Зрозуміло, що колір чорнил для е-документа не має жодного сенсу. Тому метод сторно для них передбачає складання е-довідки, у якій є, як мінімум, два рядки:
- спочатку неправильна інформація відображається зі знаком «мінус»,
- а потім із позитивним значенням наводиться правильна інформація про господарську операцію.
Аналогічно, на наш погляд, треба скласти бухдовідку і для методу додаткових бухпроведень. Але розгорнуто коригувати операцію в такому випадку не треба – коригуюче проведення робиться на різницю між неправильною та правильною інформацією.
І який метод використовувати для яких помилок, це теж має вирішувати саме підприємство. Хоча у змінах також зазначено, що метод сторно призначається для виправлень помилок у первинці за минулий звітний період.
Зразок
Тут є лише одне чималеньке «але». Крім порядку виправлень у бухгалтерських первинних документів, є ще і порядок виправлень помилок у фінансовій звітності (П(С)БО 6).
Так, звітним періодом вважається календарний рік – це очевидно із п. 1 розділу ІІ НП(С)БО 1 і чітко зазначено у ст. 13 Закону №996. Отже, коли ми говоримо про виправлення помилок за минулий звітний період, ми говоримо про помилки минулих років.
А згідно з п. 4 П(С)БО 6 виправлення помилок, допущених під час складання фінансових звітів у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).
І тільки у випадку, якщо помилка не вплинула на сальдо рахунку 44, дозволяється повторне відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.
Це означає, що 9 березня, виправляючи помилки у витратах або доходах за минулі роки, ми робили виправлення шляхом коригування рахунку 44. Тобто у випадку, який наведено у зразку, проведення було б лише одне: Дт 131 Кт 44 на суму різниці 10 000 грн. Отже, метод сторно для цього випадку – не застосовувався. Натомість такий метод (сторно) застосовувався для виправлення помилок протягом одного звітного року.
А після 9 березня виходить, що бухгалтерська довідка – це одне, вона виправить ситуацію в первинному документі і в бухобліку. А от виправлення у фінзвітності – це інше, і правила, встановлені П(С)БО 6 для складання бухдовідки, вже не застосовуються.