В яких касах проводити інвентаризацію
Каса – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (див. пп. 8 п. 3 Положення №148).
Окремі ознаки каси:
- наявність касової книги, в якій обліковують готівку (пп. 9 п. 3 Положення №148). Хоча касової книги може не бути у касах відокремлених підрозділів, де готівкові розрахунки проводять із застосуванням РРО (див. п. 11 Положення №148);
- наявність встановленого підприємством ліміту залишку готівки в касі (пп. 16 п. 3 Положення №148);
- наявність касира в кожній касі (працівника підприємства, який здійснює операції з готівкою, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність і який є матеріально відповідальною особою за збереження коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі);
- наявність місця чи приміщення, де здійснюють операції з готівкою тощо.
Приклад.
Підприємство має приміщення основної каси, яке розташоване в офісному приміщенні, де ведеться касова книга. А також має відокремлений підрозділ (магазин) з трьома відділами, кожен з яких має РРО, який обслуговується окремим продавцем. Магазин не має касової книги, кошти здають до основної каси.
Маємо чотири каси, в кожній з яких потрібно окремо проводити інвентаризацію.
Які цінності інвентаризують у касі
У п. 46 Положення №148 зазначено, що інвентаризаційна комісія перевіряє готівку, цінні папери та чекові книжки.
У пп. 8 п. 3 Положення №148 зазначено, що каса – це місце зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.
Разом з тим в Інструкції №291 зазначено, що на рахунку 33 «Інші кошти» узагальнюється інформація про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, оплачених проїзних документів, оплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), електронних грошей та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.
Рахунок 33 «Інші кошти» має такі субрахунки:
- 331 «Грошові документи в національній валюті»;
- 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;
- 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;
- 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті»;
- 335 «Електронні гроші, номіновані в національній валюті».
Вочевидь, що до електронних грошей касир відношення не має. А от інші цінності можуть зберігатися в касі.
Зазначимо, що згідно з п. 38 Положення №148 підприємству забороняється зберігати в касі готівку та інші цінності, що не є його власністю.
З наведеного випливає, що на зберіганні у касира можуть бути:
- готівка, як у національній, так і в іноземній валюті;
- цінні папери;
- чекові книжки;
- грошові документи, як у національній, так і в іноземній валюті;
- можуть числитися грошові кошти в дорозі, як у національній, так і в іноземній валюті.
Тож ці цінності й інвентаризують.
Які нормативи регулюють інвентаризацію каси
Особливості інвентаризації каси розглянуто в п. 6 розд. ІІІ Положення №879 та в п. 46 Положення №148.
Відповідно до п. 6.1 розд. ІІІ Положення №879 інвентаризація кас на підприємстві проводиться згідно з Положенням №148. Але в самому Положенні №148 сказано про перевірку лише готівки в касі, цінних паперів і чекових книжок, що оформляється Актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 7 до Положення №148). Причому наприкінці акта зазначено, що він застосовується для інвентаризації готівки і цінних паперів. Тобто про чекові книжки там не йдеться. Не сказано також про грошові документи і кошти в дорозі.
Із наведеного можемо припустити, що таки під час інвентаризації каси потрібно керуватися не лише Положенням №148, а й №879. Тому, на наш погляд, інвентаризувати чекові книжки, грошові документи і кошти в дорозі потрібно з огляду на вимоги Положення №879.
Призначення комісії
Про особливості призначення комісії у Положенні №148 нічого не сказано, тому, на наш погляд, вона призначається згідно з нормами розділу ІІ Положення №879.
Інвентаризаційна комісія створюється розпорядчим наказом керівника підприємства.
Комісія складається із представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.
На підприємстві, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії.
Докладно про інвентаризаційні комісії див. у розд. ІІ Положення №879.
Якими документами оформляти результати інвентаризації в касі
Як ми вже зазначали, згідно з нормами Положення №148 результати інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів) оформляються Актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 7 до Положення №148).
Але про чекові книжки, грошові документи, кошти в дорозі нічого не сказано.
Причому нормативними документами не встановлені форми інвентаризаційних документів, які є обов’язковими для застосування.
Тому, на нашу думку, наявність чекових книжок, грошових документів і коштів в дорозі також можна оформляти Актом про результати інвентаризації наявних коштів.
Поряд з цим форми інвентаризаційних документів для бюджетних установ затверджені Наказом №572. У пункті 2 цього наказу зазначено, що затверджені цим наказом типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації можуть застосовуватися юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності.
Наприклад, цим наказом затверджено Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності. Тож інвентаризацію грошових документів можна оформити саме цим актом.
Хоча, на думку автора, таки доречніше все оформляти Актом за формою додатка 7 до Положення №148. Але вирішує це питання кожне підприємство самостійно.
Тут постає запитання: всі цінності в касі потрібно оформляти одним актом чи різні групи цінностей різними актами?
Прямої відповіді на це запитання в Положенні №148 немає.
Але давайте поміркуємо.
У п. 46 Положення №148 сказано, що комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок.
Тобто під коштами в Положенні №148 розуміються готівка, цінні папери і чекові книжки. У самому Акті зазначено, що він складається з метою відображення інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів).
На підставі цих скупих норм Положення №148 можемо дійти попереднього висновку, що одним Актом потрібно оформляти всі так звані кошти – як готівку, так і цінні папери.
Хоча в самому акті в п. 4 зазначається фактичний обсяг коштів, в п. 5 – підсумок фактичної наявності, в п. 6 – показники за обліковими даними, а в п. 7 – підсумки інвентаризації (надлишки чи нестачі).
Але ж різні групи цінностей, що можуть зберігатися в касі, обліковуються на різних субрахунках обліку:
- готівка в національній валюті – на субрахунку 301;
- готівка в іноземній валюті – 302;
- грошові документи в нацвалюті – на 331, в іноземній – на 332;
- грошові кошти в дорозі – на 333 (у нацвалюті) і 334 (іноземній);
- цінні папери залежно від виду та строку погашення обліковуються на різних субрахунках – 141, 142, 143, 182, 351, 352, 341, 342 тощо.
Тож якщо в касі обліковується не тільки готівка у гривнях, а й інші цінності, для виведення підсумків кожну таку групу цінностей потрібно буде в акті відображати окремо. Що дуже незручно, і акт буде громіздким.
Звідси можемо виснувати про доречність складання окремих актів на різні групи цінностей, які обліковуються на різних субрахунках. Наприклад, якщо в одній касі у одного касира (матеріально відповідальної особи) обліковується як готівка в національній валюті (субрахунок 301), так і короткострокові векселі (341), на наш погляд, доречно складати два окремі акти, результуючи в одному готівку, а в іншому – векселі.
На нашу думку, це відповідає в тому числі духу Положення №879, яке є базовим нормативним документом, що регулює особливості проведення інвентаризації. Адже в різних нормах цього Положення йдеться про складання окремих інвентаризаційних описів на:
- активи, що знаходяться в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) (див. п. 10 розд. ІІ Положення №879);
- об’єкти чи групи ОЗ (п. 1.2 розд. ІІІ);
- запаси, що перебувають в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) (п. 4.3 розд. ІІІ) і т. ін.
Але оскільки в Положенні №148 про цей аспект не сказано жодного слова, для уникнення непорозумінь з перевіряльниками може бути доречним отримати консультацію від НБУ як органу, який видав це Положення.
Якими ще документами оформляти інвентаризацію в касі?
За нормами Положення №879 складаються:
- інвентаризаційні описи чи акти інвентаризації;
- звіряльні відомості;
- протокол інвентаризаційної комісії.
В описах чи актах перелічуються цінності, які інвентаризуються, – за фактичними і обліковими даними, робиться їх порівняння, виводиться різниця (лишок чи нестача).
Звіряльні відомості складаються, якщо є розбіжності між фактичними і обліковими даними. У них наводяться лишки, нестачі, пересортиця, лишки, які можна списати в межах норм природного убутку тощо.
Наприклад, такі відомості для запасів і для необоротних активів затверджені Наказом №572.
А в протоколі наводять підсумок інвентаризації, у тому числі наводять висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.
До речі, Наказом №572 затверджено і форму Протоколу інвентаризаційної комісії.
Але в Акті про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення №148) міститься вся інформація, яка є в описах, у звіряльних відомостях і протоколі. Тому, на погляд автора, якщо складено акт, додатково складати ще й звіряльні відомості та протокол не потрібно. Тому що вони дублюватимуть інформацію, яку вже наведено в акті. Та для уникнення непорозумінь можна отримати з цього питання консультацію НБУ або, на додачу до акта, таки скласти ще й протокол.
Проте якщо окремі види цінностей оформлятимуться не актом за формою додатка 7, а іншим документом, приміром, форму якого затверджено Наказом №572, на додачу до такого акта потрібно буде складати ще й протокол.
Якщо внаслідок інвентаризації було встановлено нестачу коштів і вони стягуються з касира (матеріально відповідальної особи), додатково має складатися наказ керівника підприємства про таке стягнення, з яким обов’язково потрібно ознайомити працівника.
Особливості інвентаризації окремих видів цінностей
Дивимося в п. 6 Положення №879 і п. 46 Положення №148.
Готівка.
Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Відомості про готівку в іноземній валюті вносяться до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.
Грошові документи, бланки документів суворої звітності.
До акта інвентаризації вносяться дані про назву, номер, серію і номінальну вартість.
Кошти, що перебувають у дорозі.
Звіряються суми, що зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.
Цінні папери в документарній формі.
Під час інвентаризації встановлюються:
- наявність цінних паперів;
- правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
- повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризація цінних паперів проводиться за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення.
В акті інвентаризації вказуються: назва фінансової інвестиції (акції, облігації тощо), назва цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дата і термін вкладу, номер і серія цінних паперів, сума, вид вкладу.
Програмні засоби оброблення касових документів.
У разі автоматизованого обліку касової книги підприємство зобов’язане проводити перевірку правильності роботи програмних засобів.
Процедура інвентаризації
Загальну процедуру інвентаризації прописано в п. 5 розд. ІІ Положення №879, п. 46 Положення №148.
Призначена керівником комісія прибуває до каси.
Касиру пропонується завершити обробку всіх касових документів.
Касир завершує таку обробку, складає у довільній формі реєстр наявних прибуткових і видаткових документів і виводить залишок цінностей у касі.
Перед початком інвентаризації касир як матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які були здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками. Ця розписка наводиться в п. 1 і п. 2 Акта про результати інвентаризації наявних коштів.
Комісія перераховує всі цінності і заносить до п. 4 Акта. Потім підсумовує в п. 5 Акта.
Далі комісія визначає залишки за даними обліку (відповідних книг обліку тощо). Облікові дані записує в п. 6 Акта.
Якщо виявлено нестачі чи надлишки, їх заносять до п. 7 Акта.
На цьому етапі члени комісії підписують Акт (під п. 7).
Далі касир підтверджує власним підписом, що перевірка була в його присутності і він не має претензій до комісії (див. п. 8 і 9 Акта).
Якщо були нестачі чи надлишки, в п. 10 Акта записується пояснення причин. В п. 11 Акта зазначається підпис касира, яким підтверджується наведене пояснення.
Нарешті, в п. 12 Акта записується рішення керівника підприємства за наслідками інвентаризації – як врегулювати нестачі, надлишки, якщо вони є, тощо.
Оформлений таким чином Акт передається до бухгалтерії. Якщо за Актом були встановлені нестачі, надлишки, їх відображають в обліку.
Що робити з надлишком, нестачею
Якщо встановлено надлишок цінностей, вони оприбутковуються із визнанням доходу (субрахунок 719). Наприклад, виявлено надлишок готівки: Дт 301 Кт 719.
Нестача з вини касира:
- Дт 947 Кт 30, 33 тощо – списана нестача;
- Дт 375 Кт 716 – відображена заборгованість касира з відшкодування шкоди;
- Дт 301 Кт 375 – відшкодована шкода коштами в касу.
Нестача, якщо винну особу не встановлено:
- Дт 947 Кт 30, 33 тощо – списана нестача;
- Дт 072 – відображена сума нестачі на позабалансовому субрахунку.
Після того як винну особу буде встановлено і наказом керівника чи судом встановлено відшкодувати шкоду (на дату набрання чинності відповідним рішенням):
- Дт 375 Кт 716 – відображена заборгованість винної особи з відшкодування шкоди;
- Кт 072 – списана сума нестачі з позабалансового субрахунку;
- Дт 311 Кт 375 – відшкодована шкода коштами на банківський рахунок.
