ДПС у Тернопільській області розповідає, що відповідно до абзацу дев’ятнадцятого ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон №265) розрахунковий документ – документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених Законом №265, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій (далі – РРО) або програмним реєстратором розрахункових операцій (далі – ПРРО), чи заповнений вручну.
Пунктом 2 ст. 3 Закону №265 визначено, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахунки в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки, для виконання платіжної операції зобов’язані, зокрема, створювати у паперовій та/або електронній формі розрахункові документи, що підтверджують виконання розрахунків, форму та зміст яких затверджено Положенням про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13 (далі – Положення №13).
При цьому Положенням №13 затверджено вимоги до змісту розрахункових документів, які визначають обов’язкові реквізити розрахункових документів/електронних розрахункових документів.
Відповідно до п. 20 розділу II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств – юридичних осіб подають до підрозділу бухгалтерського обліку установи/підприємства Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України.
Звіт складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат (п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59).
Згідно з п. 14 розд. І Інструкції №59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону №265, а також документи, визначені Податковим кодексом України та Інструкцією №59. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.
Якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі.
Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом.
Відповідно до Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон №2155) автентифікація – електронний процес, що дає змогу підтвердити електронну ідентифікацію фізичної, юридичної особи, інформаційної або інформаційно-комунікаційної системи та/або походження та цілісність електронних даних.
Враховуючи викладене вище, якщо підзвітна особа подає до Звіту розрахункові документи, які можуть бути автентифіковані за їх реквізитами або інформація про які зберігається на сервері ДПС, то підзвітна особа має право надавати візуалізовану версію таких документів, разом зі Звітом, що, по суті, є наданням одного примірника оригіналу.
Водночас не вважається копією візуалізований розрахунковий документ, який був створений в електронному вигляді відповідно до вимог Закону №2155 та засвідчений кваліфікованим електронним підписом.
При цьому, підзвітна особа не має права надавати до Звіту копію розрахункового документа.