Що таке регістри обліку
Згідно з ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.
Відповідно до п. 1.2 Положення № 88 регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) – це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.
Відповідно до п. 1.3 Положення № 88 господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в регістрах бухгалтерського обліку робляться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.
Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні (ч. 4 ст. 9 Закону про бухоблік).
Форми регістрів бухгалтерського обліку, порядок записів у них, обробки та використання необхідної інформації визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування (п. 3.5 Положення № 88).
Інформація про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з регістрів бухгалтерського обліку переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативно-правовими актами (п. 3.6 Положення № 88).
Таким чином, регістри бухгалтерського обліку – це проміжна ланка між первинними документами і фінансовою та іншою звітністю.
Інші вимоги до складання регістрів обліку наведені в Положенні № 88 й у ст. 9 Закону про бухоблік.
Хто визначає перелік регістрів?
Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно:
- обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
- затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку тощо.
Тобто, по-перше, система регістрів (відомостей, журналів, книг тощо), які застосовує підприємство, є формою бухгалтерського обліку.
По-друге, обирає таку систему підприємство самостійно.
Наприклад, відомими і за часів СРСР найпоширенішими формами є:
- журнально-ордерна;
- меморіальна.
Обидві форми є паперовими (ручними) формами ведення бухгалтерського обліку. На сьогодні журнально-ордерна форма описується в Методрекомендаціях № 356.
До таких паперових (ручних) форм відносяться і форми для малих підприємств, визначені Методрекомендаціями № 422 і № 720.
Але на сьогодні майже повсюдно застосовуються автоматизовані форми бухобліку.
Форма бухгалтерського обліку не є елементом облікової політики, а є елементом системи організації бухгалтерського обліку. Тому форма бухгалтерського обліку може встановлюватися наказом про організацію бухгалтерського обліку, але не наказом про облікову політику.
Регістри обліку за Методрекомендаціями № 422
Згідно з Наказом № 422, якими затверджено ці Методрекомендації, їх видано відповідно до статей 6 і 11 Закону про бухоблік.
У статті 6 Закону йдеться про те, що в Україні питання методології бухобліку регулює Міністерство фіннансів, яке затверджує стандарти бухобліку та інші нормативно-правові акти щодо ведення бухобліку та складання фінзвітності.
У статті 11 Закону – про те, що для суб'єктів малого підприємництва і представництв іноземних суб'єктів господарської діяльності встановлюється скорочена за показниками фінзвітність у складі балансу і звіту про фінрезультати.
А в самих Методрекомендаціях № 422, в п. 1, йдеться про їх призначення для ведення регістрів бухобліку малими підприємствами, а також юрособами, крім бюджетних установ, що не провадять підприємницьку діяльність.
Мета цих Методрекомендацій, за п. 2 – систематизувати в регістрах бухобліку господарські операції підприємства для накопичення даних і складання фінзвітності.
Оскільки Методрекомендації – це саме рекомендації, то вони не обов’язкові до застосування. Кожне мале підприємство може їх застосовувати, якщо вважатиме це для себе доречним і обере саме таку форму бухобліку.
Методрекомендації № 422 пропонують дві форми бухобліку:
- просту, з веденням Журналу обліку господарських операцій;
- спрощену, коли ведеться кілька регістрів (відомостей).
Проста форма застосовується підприємствами з незначною кількістю господарських операцій, що здійснюють діяльність з виконання нематеріаломістких робіт і послуг. Для всіх інших призначено спрощену форму.
У Методрекомендаціях № 422 наведено як форми регістрів простої та спрощеної форми, так і докладно розглянуто порядок їх застосування. Ті, хто бачить для себе таку доцільність, – читайте і застосовуйте.
Повторюємо, що єдине суттєве зауваження, – це те, що Методрекомендації № 422 встановлюють паперову (ручну) форму ведення бухобліку. А нині здебільшого використовують різноманітні види автоматизованих форм обліку.
Тому практична цінність Методрекомендацій № 422 на сьогодні невелика. Хіба що ці форми візьмуть за основу для створення таблиць Ексель, в яких і вестимуть облік.
Регістри обліку за Методрекомендаціями № 720
Ці Методрекомендації затверджено відповідно до ст. 6 Закону про бухоблік. У статті 6 Закону йдеться про те, що в Україні питання методології бухобліку регулює Мінфін, який затверджує стандарти бухобліку та інші нормативно-правові акти щодо ведення бухобліку та складання фінзвітності.
У пункті 1 розд. І цих Методрекомендацій зазначено, що вони призначені для ведення регістрів бухобліку суб’єктами малого підприємництва – юрособами, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат, зокрема відповідають критеріям п. 154.6 ПКУ, та не зареєстровані платниками ПДВ.
На момент затвердження Методрекомендацій № 720 (2011 рік) за нормою п. 154.6 ПКУ визначалася пільга з податку на прибуток за ставкою 0%.
А в пункті 2 розд. І цих Методрекомендацій пишуть, що вони визначають систему регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них без застосування подвійного запису для складання спрощеного фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва за формою згідно з додатком 2 до НП(С)БО 25.
Згідно з п. 2 ч. 2 розд. І НП(С)БО 25 фінзвітність за формою додатка 2 складають:
- мікропідприємства;
- непідприємницькі товариства.
Водночас у ч. 3 ст. 3 Закону про бухоблік зазначено, що підприємства, які відповідно до цього Закону належать до мікропідприємств (крім підприємств, що становлять суспільний інтерес) та не зареєстровані платниками податку на додану вартість, можуть узагальнювати інформацію в регістрах бухгалтерського обліку без застосування подвійного запису.
Таким чином, підсумуємо: застосовувати регістри обліку, встановлені Методрекомендаціями № 720, можуть мікропідприємства, які не є платниками ПДВ.
Ця форма передбачає систематизацію операцій в журналах обліку, за потреби додатково застосовуються відомості.
Самі форми журналів, відомостей наведено в додатках до Методрекомендацій № 720. У цих самих Методрекомендаціях докладно розглянуто і процедуру їх заповнення.
Ті, хто бачить для себе таку доцільність, – читайте і застосовуйте.
Але суттєве зауваження до цих форм таке саме, як і до будь-яких паперових форм. Нині майже всі підприємства ведуть облік в автоматизованому форматі, за допомогою бухгалтерських комп’ютерних програм. Тому практична цінність Методрекомендацій № 720 невелика. Хіба що ці форми візьмуть за основу для створення таблиць Ексель, в яких і вестимуть облік.
Методрекомендації № 356
Як ми вже зазначали вище, по суті, цими Методрекомендаціями встановлено особливості застосування журнально-ордерної системи обліку, хоча прямо про це там і не йдеться.
У пункті 2 Методрекомендацій № 356 зазначено, що вони призначені для підприємств і організацій та інших юридичних осіб (крім бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності. Підприємства, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності, можуть застосовувати норми цих Методичних рекомендацій, якщо вони не суперечать міжнародним стандартам фінансової звітності.
Таким чином, регістри, встановлені цими Методрекомендаціями, по суті, можуть застосовувати всі підприємства, крім бюджетних установ.
Ця форма передбачає систематизацію операцій в журналах та відомостях обліку. На відміну від регістрів, встановлених Методрекомендаціями № 422 і 720, регістри Методрекомендацій № 356 є досить докладними і скрупульозними. Тож їх доречно застосовувати середніми, великими підприємствами.
Та основне зауваження до цих Методрекомендацій, як і до попередніх, таке: ними встановлено регістри для ведення бухобліку вручну, «на папері». Навряд чи на сьогодні є великі, середні підприємства, які ведуть облік вручну. Облік таких підприємств автоматизований. Тому користь від цих Методрекомендацій невелика.
Щоправда, в п. 3 Методрекомендацій № 356 зазначено, що регістри можуть бути складені у паперовій або в електронній формі.
Звісно, що затверджені Методрекомендаціями № 356 регістри можна оформити, приміром, в Ексель. І вони будуть в електронній формі. Але від того їх характер не зміниться. Форма обліку не стане автоматизованою.
В автоматизованій формі обліку можна створити будь-які регістри – відомості, журнали. Вся інформація про господарську діяльність формується в бази даних, на підставі яких формуються різні вибірки, за будь-який період, в різних поєднаннях, будь-які регістри, на вибір користувача.
Тому в автоматизованій формі обліку немає потреби заздалегідь обмежувати форму обліку встановленням конкретних регістрів.