Податківці в ІПК від 12.09.2018 р. №3999/6/99-99-14-03-03-15/ІПК нагадали, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі, але повинні мати обов'язкові реквізити (п. 2 ст. 9 Закону №996).
Електронний документообіг не вимагає дублювання на папері
Якщо ваше підприємство переходить на електронний документообіг, найболючішим є, як не дивно, питання не того, яке програмне забезпечення придбати, як повідомити про цю новину контрагентів і вмовити їх працювати за нових умов документообігу тощо. Головне, чи дійсно електронні документи мають юридичну силу і чи не доведеться їх дублювати на папері? Адже за умов такого дублювання електронний документообіг втрачає усякий сенс.
Заспокоїмо, дублювати немає потреби. Електронний документ, що має усі обов’язкові реквізити, зокрема, підписи осіб, які відповідають за його складання і затвердження, має таку ж юридичну силу, як і такий самий документ, складений у паперовій формі.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону "Про електронний цифровий підпис" (ст. 7 Закону №851).
При цьому оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Одночасне складання в паперовому та електронному виді документів законодавством не передбачено. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону №851). Це призводить до такого нюансу: якщо підприємство складатиме на одну й ту саму операцію електронні та паперові документи однакового змісту, це вважатиметься подвоєнням первинки, а не її копіюванням. Тож будьте обережні і не складайте зайвих документів, щоб не викривити облік і не взяти на себе зайві зобов’язання!
Але паперові копії на вимогу треба видавати!
Статтею 6 Закону №996 визначено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Але копія і оригінал – це різні речі! Копія – це навіть не дублікат документа. Тож, які реквізити повинна мати така копія, щоб уникнути подвоєння первинних документів?
Копія чи дублікат документа – в чому різниця?
Як роз’яснює Мін'юст, чіткого визначення терміну "дублікат” в чинному законодавстві не існує. Але з практики застосування термінів, слів та словосполучень у юриспруденції дублікатом є другий примірник документа, що має таку саму юридичну силу, як оригінал. Тобто дублікат документа містить ті ж відомості, що й оригінал документа. Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документа, дублікат якого видається, що спрямоване на відновлення такого документа у випадку неможливості використання останнього з певних причин.
Зокрема, бувають випадки, коли оригінал документа загублено або зіпсовано чи пошкоджено. Тоді необхідно отримати дублікат документа. За загальним правилом у разі втрати або зіпсування документа, лише суб'єкт, що видавав такий документ, може видати його дублікат. Отже, в цьому випадку, такий суб’єкт може видати як другий примірник електронного документа, так і його дублікат на папері.
Ще раз наголосимо: дублікат документа повинен містити ті ж відомості, що й оригінал документа. А, отже, і підписи осіб, які відповідають за його складання (або ж осіб, які виконують обов’язки тих осіб, що раніше підписували такі документи).
А що ж повинна містити копія? Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. По суті, це документ, який містить відомості з оригіналу документу, але не має юридичної сили такого оригіналу. Мета копії – лише передати зміст такого документу, а не створити його дублікат. І цей зміст певним чином посвідчується підприємством, що створює копію. При цьому копію може створити лише те підприємство, яке є автором оригіналу документа.
Перше, на що треба звернути увагу, це те, що Закон №996 не вимагає нотаріального посвідчення копій первинних документів, що надаються підприємством. Отже, можна застосувати звичайну процедуру такого посвідчення.
Посвідчення документа керівником підприємства, установи, організації здійснюється відповідно до вимог Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. №55.
Увага: завіряти документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії.
Вимоги до копій первинки, що надається органам ДФС
При проведенні перевірок, посадова (службова) особа контролюючого органу має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ). Отже, і в цьому випадку, якщо податківці вимагають від платника паперових копій, на них треба зробити відмітку «Згідно з оригіналом» і засвідчити їх так, як зазначено вище.
Зверніть увагу: великий платник податків на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту (п. 85.2 ПКУ).
Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі затверджений наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. №1393.
***
Читайте також:
- Документальні перевірки: коли, на яких підставах та які документи надавати?
- Електронний документообіг у підприємця: що надавати у разі перевірки?