Для неприбуткових організацій закриття року має свої особливості. Важливо переконатися, що організація не втратить статус неприбутковості. Для цього потрібно проаналізувати діяльність на відповідність вимогам п. 133.4 Податкового кодексу України, перевірити цільове використання коштів і правильність оформлення всіх первинних документів.
Працюючи головним бухгалтером благодійного фонду, я щороку проходжу цей шлях і з власного досвіду сформувала практичний алгоритм, який допомагає впорядкувати документи, провести всі необхідні перевірки та підійти до річної звітності спокійно та без стресу.
Пропоную чекліст із десяти простих, проте дієвих кроків, що допоможуть уникнути типових помилок.
1. Проведіть річну інвентаризацію
Перший і один із ключових етапів підготовки річної звітності – це інвентаризація.
Для її проведення керівник організації має видати розпорядчий документ (наказ), який визначає об’єкти та строки проведення інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії та порядок подання результатів до бухгалтерії.
Зазвичай інвентаризацію проводять перед підготовкою річної фінансової звітності – у період з 1 жовтня по 31 грудня. Конкретні дати встановлюються внутрішнім наказом керівника.
Під час роботи варто керуватись Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.
Читайте усі статті від редакції про інвентаризацію у 2025 році:
- Інвентаризація-2025: правила, строки і нюанси проведення (та що треба зробити вже у вересні 2025 року)
- Інвентаризація запасів – 2025: строки, правила, особливості (а також бухгалтерський та податковий обік)
- Інвентаризація ОЗ, НМА та капітальних інвестицій – 2025: строки, правила, особливості та поради від редакції
- Інвентаризація за місцями відповідального зберігання – 2025: правила, особливості, облік
- Інвентаризація резерву сімнівних боргів і забезпечень – 2025: строки, правила, облік і податки
- Інвентаризація каси – 2025: строки, нюанси, облік, оподаткування, покрокова інструкція та поради від редакції
- Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості – 2025: види, звіряння і списання, облік і податки
2. Перевірте первинні документи
Наступний крок – перевірка наявності та правильності оформлення первинних документів. Саме вони підтверджують кожну фінансову операцію організації та є основою для формування звітності.
Перевірку проводимо не лише «за формою», а й «за змістом». Важливо переконатися, що первинні документи містять всі обов’язкові реквізити, показники узгоджуються між собою, а сама операція здійснена відповідно до договору, укладеного згідно з діючим законодавством.
У первинному документі обов’язково мають бути зазначені:
- найменування організації;
- назва документа;
- дата складання;
- зміст і обсяг господарської операції;
- одиниця виміру;
- посада, прізвище та підпис відповідальної особи або інші дані для її ідентифікації.
У роботі варто керуватись Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
Порада: якщо окремі документи відсутні або збереглися лише їх копії, раджу скласти внутрішній первинний документ – так званий «самоакт» або бухгалтерську довідку, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів, які має містити первинний документ. Також важливо вжити заходів для отримання оригіналів документів.
3. Проведіть звірку розрахунків з контрагентами
Перед закриттям року важливо звірити розрахунки з усіма контрагентами – партнерами, підрядниками та постачальниками. Це допомагає переконатися, що дебіторська та кредиторська заборгованість відображені правильно, а всі операції внесені в облік вчасно та в повному обсязі.
Порада: доцільно проводити таку звірку наприкінці року (як складову інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості). Це допоможе уникнути помилок, заощадить час і збереже нерви в майбутньому.
4. Перевірте залишки коштів на поточних банківських рахунках
Наступний крок – суцільна звірка залишків коштів на всіх поточних рахунках – у гривні та в іноземній валюті – станом на 31 грудня. Дані в банківських виписках мають збігатися з кінцевим сальдо за рахунками 311 та 312 в обліковій програмі.
Переконайтеся, що всі банківські комісії відображені в обліку як витрати, а нараховані відсотки на залишок коштів (якщо це передбачено договором) – як дохід.
За наявності залишків на валютних рахунках необхідно провести розрахунок курсових різниць. Визначення курсових різниць за монетарними статтями в іноземній валюті проводиться на дату балансу, а також на дату здійснення господарської операції в її межах або за всією статтею (відповідно до облікової політики). Для визначення курсових різниць на дату балансу застосовується валютний курс на кінець дня дати балансу. Для визначення курсових різниць варто керуватись вимогами Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів».
Порада: для неприбуткових організацій важливо, щоб залишки коштів були розподілені за проєктами або напрямами використання. Перед закриттям року перевірте, чи відповідає залишок по конкретному проєкту в бухгалтерському обліку тим цифрам, які ви вказуєте у звітності для донорів.
5. Зверніть увагу на основні засоби
Якщо на балансі організації є основні засоби або нематеріальні активи, перевірте, чи нараховано амортизацію.
Також якщо протягом року відбулося поліпшення, зміна призначення чи використання основних засобів, варто переглянути:
- строк корисного використання та ліквідаційну вартість – якщо змінилися очікувані економічні вигоди від їх використання;
- метод амортизації – якщо змінився очікуваний спосіб отримання економічних вигід.
У разі потреби такі зміни потрібно відобразити в обліку на кінець року.
У роботі варто орієнтуватися на вимоги Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби».
Порада: перегляд строку корисного використання, ліквідаційної вартості та методу амортизації зручно поєднувати з річною інвентаризацією.
6. Перевірте рахунки обліку доходів та витрат
Перед закриттям року варто уважно переглянути рахунки обліку доходів і витрат. Порядок їх відображення в обліку має бути закріплений в обліковій політиці організації.
Переконайтеся, що:
- доходи використані виключно для фінансування витрат на утримання організації та реалізацію мети (цілей, завдань і напрямів діяльності), визначених установчими документами;
- витрати відповідають статутній діяльності організації та профільному законодавству;
- усі доходи та витрати мають належне документальне підтвердження.
Для благодійних організацій важливо дотримуватися обмеження щодо адміністративних витрат – не більше 20 % річного доходу відповідно до Закону України №5037.
Перевірити дотримання цього обмеження можна за формулою: Дт 92 за рік < 20 % суми з рядка 2280 форми №2-м / 2-мс.
Нормативна база: Закон України №5037 «Про благодійну діяльність та благодійні організації» (ст.16).
Порада: якщо бачите ризик перевищення ліміту, проаналізуйте структуру витрат до закриття року. Часто витрати, віднесені до адміністративних, насправді належать до витрат на реалізацію благодійних програм або пов'язані з наданням благодійної допомоги.
7. Перевірте розрахунки з працівниками та іншими фізичними особами
Окрему увагу зверніть на перевірку розрахунків із працівниками та іншими фізичними особами. Головне завдання – переконатися, що всі податки і збори нараховані та сплачені в повному обсязі, а підтвердні документи оформлені належним чином.
Для розрахунків із працівниками в обліку мають бути:
- штатний розпис із зазначеними в ньому розмірами окладів (тарифних ставок);
- наказ про прийняття на роботу;
- трудовий договір ( у разі його укладання);
- табелі обліку робочого часу;
- розрахунково-платіжні відомості.
Для фізичних осіб:
- за цивільно-правовими договорами – договір і акт виконаних робіт (наданих послуг);
- для ФОПів – договір, акт виконаних робіт (наданих послуг), виписка /витяг з ЄДР і реєстру платників єдиного податку з актуальними КВЕДами.
Порада: перевірте, щоб усі договори були чинними, а акти підписані обома сторонами, бажано саме в тому звітному періоді, в якому виконані роботи або надані послуги.
8. Зробіть звірку стосовно податків
Наприкінці року варто було перевірити стан розрахунків з бюджетом в Електронному кабінеті платника податку на сайті tax.gov.ua – у розділі «Стан розрахунків з бюджетом». Або надіслати запит щодо отримання витягу про стан розрахунків за податками, зборами, платежами та єдиним внеском, вибравши його в розділі «Заяви, запити для отримання інформації» ідентифікатор J13 «Запити».
Витяг буде доступний у розділі «Вхідні/Вихідні документи». Його слід використовувати для перевірки наявності переплат або податкового боргу, а також для звірки з показниками бухгалтерського обліку.
Порада: регулярна звірка з податковою допомагає контролювати розрахунки та вчасно виявити переплати, недоплати або помилки.
9. Перевірте оборотно-сальдову відомість
Перед складанням фінансової звітності всі залишки в оборотно-сальдовій відомості мають бути перевірені та підтверджені.
Зверніть увагу:
- за рахунком 39 «Витрати майбутніх періодів» витрати мають бути розподілені за періодами, в яких вони були понесені;
- обороти за рахунками 7 та 9 класу мають бути закриті та не мати залишків станом на кінець року.
Порада: сальдо за кредитом рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» має відповідати сумі невикористаних коштів, залишків ТМЦ та незавершених капітальних інвестицій.
10. Складіть та подайте річну звітність
Неприбуткові організації подають до ДПС:
- звіт про використання доходів (прибутків);
- річну фінансову звітність.
Фінансову звітність подають також до Державної служби статистики.
Граничний термін подання звітності за 2025 рік – до 2 березня 2026 року.
Зверніть увагу: навіть якщо організація не здійснювала діяльності протягом 2025 року та немає показників для заповнення Звіту про використання доходів (прибутків), його все одно варто подати – адже фінансова звітність зараз є додатком до цього Звіту і його невідокремленою частиною. А фінансову звітність обов’язково складає навіть та організація, яка не здійснювала діяльності протягом року.
Порада: перед поданням обов’язково перевірте, щоб всі показники у фінансовій звітності та Звіті про використання доходів (прибутків) узгоджувалися між собою.
Вам стане у пригоді наша стаття:
Звіт неприбуткової організації за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання.
А ще радимо прочитати: інструкції із заповнення фінзвітності за 2025 рік від редакції
- Про те, як скласти Баланс за 2025 рік, читайте у статті Баланс. Форма №1 за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання (+ таблиця з описом рядків)
- А про складання Звіту про фінансові результати читайте у цій статті: Звіт про фінрезультати. Форма №2 за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання
- Як складати Звіт про рух грошових коштів (за прямим та непрямим методом), читайте тут: Звіт про рух грошових коштів. Форма №3 за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання
- Як скласти Звіт про власний капітал, читайте у статті Звіт про власний капітал. Форма №4 за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання (+4 приклади)
- Про складання Приміток до річної фінансової звітності за 2025 рік читайте у матеріалі Примітки до річної фінансової звітності. Форма №5 за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання
- Нарешті, говорячи про 5 форм фінансової звітності, не можна не згадати про форму №6; це додаток до форми №5 (Приміток). Хто саме повинен складати цей додаток і кому його треба надавати? Читайте у статті Додаток до Приміток до річної фінзвітності «Інформація за сегментами» (форма №6): інструкція із заповнення
Висновки
Підготовка річної звітності для неприбуткової організації – це не лише про формування та подання звітів. Це про довіру донорів, прозорість перед партнерами, відповідальність перед державою та тими, заради кого працює ваша команда.
Системний підхід та уважність до деталей допомагають бухгалтеру сформувати достовірну фінансову звітність. Коли всі документи впорядковані, показники узгоджені, а облік прозорий – організація має міцну основу для роботи та розвитку в наступному році.
Сподіваюся, цей чекліст із десяти кроків стане вам у пригоді та допоможе «закрити рік» впевнено та без зайвого стресу. Адже добре підготовлена звітність – ще один доказ професійності та зрілості вашої організації.