Згідно із пп.14.1.48 Податкового кодексу України та пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5 відпускні входять до складу додаткової заробітної плати. Тому, оподаткування сум відпускних податком на доходи фізичних осіб та єдиним соціальним внеском нічим не відрізняються від загальних правил оподаткування заробітної плати, а саме:
- нарахована сума відпускних враховується при визначенні граничного розміру доходу, який дає право на податкову соціальну пільгу;
- база оподаткування для ПДФО обчислюється згідно з п. 164.6 Податкового кодексу, тобто, нараховані відпускні зменшуються на суму єдиного соціального внеску та на суму податкової соціальної пільги, якщо є на неї право;
- розмір податку як для відпускних, так й для зарплати однаковий – до суми, що не перевищує у 2013 році 11470 грн. – застосовується 15% , сума перевищення оподатковується за ставкою 17%;
при заповненні Податкового розрахунку за ф.№1ДФ відпускні відображаються , як і зарплата, з ознакою доходу „101”. У графі 3а форми №1ДФ відпускні майбутнього місяця відображаються у періоді їх нарахування (п. 3.2 Порядку, затвердженого наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1020).
Якщо відпустка припадає не на один місяць, а триває ще й частину наступного, то з метою розрахунку граничного доходу для застосування соціальної пільги з ПДФО відпускні відносяться до відповідних періодів їх нарахування (пп. 169.4.1 Податкового кодексу України). Тобто, суму „перехідних” відпускних слід спочатку розподілити між місяцями, на які вони припадають, а на далі визначати право на податкову соціальну пільгу та застосовувати відповідні ставки ПДФО. Сума єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування в частині утримання за ставкою 3,6% визначається в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, встановленої Законом «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», яка дорівнює 17 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб. У січні - листопаді 2013 року розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ становить 19499 грн., в грудні - 20706 грн. Максимальна величина бази нарахування ЄСВ за період відпуски у різних місяцях визначається окремо за кожний місяць.
Податок на доходи фізичних осіб та сума єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у частині нарахувань за встановленою залежно від класу професійного ризику виробництва ставкою перераховуються до бюджету з усієї суми відпускних в день отримання підприємством грошових коштів для виплати відпускних з поточного рахунка в установі банку або в день перерахування відпускних з поточного рахунка підприємства на банківську картку працівника. Сплата до бюджету суми єдиного соціального внеску, який утримано із суми відпускних (3.6%) здійснюється не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним.
Оскільки відпускні входять до складу додаткової заробітної плати, то суми фактично нарахованих відпускних можуть бути віднесені до витрат платника податку на прибуток на підставі п. 142.1 Податкового кодексу України. Резерв відпусток, який має створювати підприємство згідно положень бухгалтерського обліку, в податковому обліку не відображається та до витрат не включається.